所謂房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理，就是充分采用計算機技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)以及多媒體技術(shù)等，對所有房產(chǎn)檔案資源進行數(shù)字化轉(zhuǎn)化，以電子文檔的形式儲存于計算機設(shè)備中，所有的管理工作都通過計算機進行，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的網(wǎng)絡(luò)化連接，數(shù)字化管理為房產(chǎn)檔案統(tǒng)一化、標準化管理提供了一個良好的平臺，也促進了資源共享，有效提升了檔案管理的質(zhì)量和效率。
一、房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理的原則
在落實檔案管理數(shù)字化的過程中，必須要全面堅持檔案數(shù)字化管理的原則，具體分析如下：
1.全程管理原則。所謂全程管理原則，就是將數(shù)字化檔案管理工作看作一個整體，從這個整體的管理需求出發(fā)，建立管理體系，制定管理措施，將檔案信息收集、保存、歸檔、銷毀等各個環(huán)節(jié)都施行數(shù)字化，運用統(tǒng)籌管理的方法，每個管理環(huán)節(jié)都不可松懈，各個環(huán)節(jié)之間要做好無縫銜接，進而實現(xiàn)整個管理工作效率與質(zhì)量的最大化。
2.真實完整原則。檔案管理的基礎(chǔ)就是確保檔案數(shù)據(jù)的真實可靠，在落實數(shù)字化管理的過程中，必須要堅持真實完整原則，數(shù)字化檔案的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)都不能與原有檔案出現(xiàn)差異，建立、使用之后也要保持檔案信息與原始狀態(tài)相同，并且要針對檔案使用者的姓名、使用檔案的時間等信息進行登記。檔案使用者必須要具備相應(yīng)的權(quán)限，否則不可使用這些檔案資料。
3.使用方便原則。數(shù)字化管理模式的.構(gòu)建，最終目的就是為了能夠提升管理的效率與質(zhì)量，為人們提供更加便利的工作環(huán)境和信息使用環(huán)境，因此方便性原則是必不可少的。數(shù)字檔案經(jīng)過儲存、傳輸、加密等處理之后，必須要確保信息數(shù)據(jù)的可識別性，否則這些信息就無法被有效讀出，不能充分發(fā)揮其作用。要確保具備相關(guān)權(quán)限的使用者能夠及時、準確地獲取相應(yīng)的信息，并可以在同一時間閱讀同一份電子檔案。
4.安全性原則。由于數(shù)字化管理依托于計算機技術(shù)以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，而互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)本身存在很多不安全因素，房產(chǎn)檔案作為非常重要的信息資源，一旦損壞或者丟失，有可能會帶來無法挽回的損失，因此必須要堅實檔案管理的安全性原則，這是開展一切數(shù)字化管理的前提。為了確保檔案數(shù)據(jù)的安全，必須要構(gòu)建完善的安全防護體系，采用更加有效的保密措施，才能夠使系統(tǒng)硬件或者軟件都能夠免于自然災(zāi)害以及人為的迫壞，減少檔案數(shù)據(jù)丟失或者破損的可能性。
二、加強房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理的對策
在分析了執(zhí)行數(shù)字化管理的原則之后，下面針對具體的數(shù)字化管理措施進行分析：
1.提高數(shù)字化管理的認識，建立完整規(guī)范的檔案資料。構(gòu)建數(shù)字化檔案管理的目的，是為了可以最大限度的利用檔案信息，并為社會發(fā)展更好的服務(wù)，如果檔案管理缺乏真實性與完整性，那么數(shù)字化管理也不存在任何意義。從目前我國大部分城市的房地產(chǎn)管理情況來看，通常房產(chǎn)管理部門都是計算機系統(tǒng)進行登記并發(fā)證，同時使用局域網(wǎng)以及數(shù)據(jù)庫技術(shù)對各項信息進行管理。但是能夠全面落實房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理的城市并不多，這主要是由于人們對于數(shù)字化管理認識不完善，缺乏完整、規(guī)范的管理制度，因此必須要強化數(shù)字化管理的規(guī)范性，提升管理部門以及管理者對數(shù)字化管理的認識，保證資料要真實、完整，針對各種資料數(shù)據(jù)進行檢查，確保這些資料沒有問題才能夠進行轉(zhuǎn)化電子檔案，為數(shù)字化管理做好準備。
2.制定房產(chǎn)檔案館數(shù)字化建設(shè)發(fā)展規(guī)劃，并分階段有步驟地實施。在實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化的過程中，檔案管理部門必須要充分考慮到各部門的建設(shè)發(fā)展，每一年的數(shù)據(jù)都在增加，因此要采取分層設(shè)計的方式，對現(xiàn)階段的庫存檔案進行合理分析，并且充分發(fā)揮檔案的使用紀律，將所有的檔案進行分類和管理，使缺少數(shù)字化的檔案庫存能夠以最短的時間發(fā)揮效力。制定階段性管理制度，并且有步驟，有計劃的進行落實，確保每個時期的數(shù)字化檔案管理都可以落實到位。
3.進一步完善房產(chǎn)權(quán)屬檔案數(shù)字化標準。數(shù)字化管理中標準化管理是不可忽視的方面，由于檔案管理數(shù)字化屬于新型事物，因此國內(nèi)缺乏完善的制度與標準，為了能夠為數(shù)字化管理創(chuàng)造更加有力的環(huán)境，奠定更加有力的基礎(chǔ)，國家檔案局要針對電子檔案的建立與管理出臺完善的標準、規(guī)范制度，規(guī)范和指導(dǎo)各地的房產(chǎn)檔案現(xiàn)代化管理工作，最終建立起一個標準的房產(chǎn)檔案數(shù)字化利用平臺。
4.規(guī)范數(shù)字化檔案開放范圍和使用權(quán)限。數(shù)字化檔案的查詢與檢索是非常重要的環(huán)節(jié)，因此在構(gòu)建數(shù)字化管理模式的過程中，必須要設(shè)置相應(yīng)的訪問權(quán)限，確保防衛(wèi)的安全性，公眾可以在公共網(wǎng)上對各種信息進行查詢和使用，同時對內(nèi)部人員開發(fā)相應(yīng)的檔案查看權(quán)限，在單位內(nèi)部局域網(wǎng)中可以隨時查詢、使用和分享。
三、結(jié)束語
房產(chǎn)檔案管理信息化，是房產(chǎn)事業(yè)發(fā)展到一定階段的結(jié)果，是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的趨勢，因此地產(chǎn)檔案管理部門以及工作人員必須要認識到信息化檔案管理的重要性，必須要積極強化信息化建設(shè)，制定更加完善的信息化制度，為檔案管理信息化的普及提供更加便利的平臺和條件。
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