1全面預(yù)算管理流程
油墨公司全面預(yù)算管理流程主要分為以下三個階段。
1.2.1全面預(yù)算編制與批復(fù)階段全面預(yù)算編制采用“自下而上、兩上兩下”的編制方式，即各職能部門參照年度工作計劃編制專項預(yù)算報送財務(wù)會計部，財務(wù)會計部初步匯總平衡后上報計劃預(yù)算管理委員會評審，評審會后各職能部門根據(jù)評審意見調(diào)整預(yù)算后再次報送財務(wù)會計部，財務(wù)會計部據(jù)此編制最終全面預(yù)算方案報送計劃預(yù)算管理委員會評審。評審?fù)ㄟ^后，財務(wù)會計部根據(jù)評審意見向各職能部門下發(fā)年度全面預(yù)算指標。
1.2.2全面預(yù)算執(zhí)行與調(diào)整階段各職能部門根據(jù)年度全面預(yù)算指標執(zhí)行，執(zhí)行過程中出現(xiàn)計劃預(yù)算外事項，需根據(jù)公司相關(guān)流程進行審批，并報財務(wù)會計部作為預(yù)算調(diào)整內(nèi)容，財務(wù)會計部三季度末匯總后編制年度預(yù)算調(diào)整方案，并報送計劃預(yù)算管理委員會審批。
1.2.3全面預(yù)算分析與考核階段財務(wù)會計部和各職能部門按季度、半年度、年度開展預(yù)算執(zhí)行情況自查和分析，重點說明執(zhí)行過程中存在的問題、采取的措施、達到的效果以及提出的管理建議。年末，財務(wù)會計部將各職能部門年度預(yù)算執(zhí)行情況作為部門業(yè)績評價依據(jù)之一。
2油墨公司全面預(yù)算信息化管理的必要性
2.1現(xiàn)行管理模式的弊端
2.1.1全面預(yù)算編制與批復(fù)階段問題由于全面預(yù)算編制過程均采用Excel表格進行，容易因為人為因素導(dǎo)致表格被修改、填報不規(guī)范，同時會因為表格的變化而引起單元格公式的修改和破壞，最終導(dǎo)致預(yù)算數(shù)據(jù)的邏輯和準確性難以保障；預(yù)算編制過程需經(jīng)過多次試算，期間產(chǎn)生的各版本數(shù)據(jù)單純依靠Excel保存，不僅工作量大、效率低，而且版本之間的對比分析困難、過程管理困難；各部門填報數(shù)據(jù)均通過郵件發(fā)送，信息無法快速傳遞，且預(yù)算編制過程調(diào)整往復(fù)次數(shù)較多，容易導(dǎo)致版本管理混亂。
2.1.2全面預(yù)算執(zhí)行與調(diào)整階段問題全面預(yù)算在實際執(zhí)行過程中，由于數(shù)據(jù)散落在財務(wù)、物流等信息系統(tǒng)，難于集中獲取，預(yù)算管理人員忙于數(shù)據(jù)摘錄、加工等重復(fù)性勞動，過程復(fù)雜，耗時耗力，且工作效率差，統(tǒng)計周期過長，反饋速度慢，不能做到實時控制，缺乏預(yù)警功能，因而預(yù)算過程控制及預(yù)算偏差調(diào)整的及時性、有效性大受影響。
2.1.3全面預(yù)算分析與考核階段問題預(yù)算分析流于形式，僅將預(yù)算值與實際數(shù)據(jù)做簡單的比例計算，沒有對產(chǎn)生預(yù)算差異的具體原因進行深入分析，無法為部門業(yè)績考評提供準確、公平的依據(jù)，也無法結(jié)合實際經(jīng)營狀況為管理層提供相關(guān)經(jīng)營管理建議。
2.2推行信息化管理的必要性
隨著油墨公司規(guī)模的擴大，以及全面預(yù)算管理精細化要求的提高，原來的手工全面預(yù)算管理模式已難以滿足目前的管理要求，公司必須通過推行信息化的全面預(yù)算管理來解決上述的全面預(yù)算管理中的“瓶頸”問題。通過構(gòu)建信息化的全面預(yù)算管理體系，公司將實現(xiàn)原始細項數(shù)據(jù)錄入、預(yù)算數(shù)據(jù)歸集及審批、預(yù)算試算平衡、預(yù)算指標分解下達，預(yù)算執(zhí)行過程控制、預(yù)算分析與考核等全過程的全面預(yù)算管理信息化，在提高預(yù)算管理效率和效果的同時，也提高了預(yù)算信息的透明性、共享性和時效性。
3油墨公司全面預(yù)算信息化管理的實施方案
3.1全面預(yù)算信息化管理實施目標
全面預(yù)算信息化管理實施目標為：構(gòu)建一個與企業(yè)實際情況相適應(yīng)的全面預(yù)算管理信息系統(tǒng)，完善和規(guī)范現(xiàn)有全面預(yù)算管理流程，實現(xiàn)全面預(yù)算管理全過程的規(guī)范化、流程化與自動化，全面提升預(yù)算管理的效率和效果，充分發(fā)揮全面預(yù)算管理在企業(yè)經(jīng)營管理中的`作用。
3.2全面預(yù)算管理信息系統(tǒng)設(shè)計
根據(jù)油墨公司現(xiàn)有的管理流程，全面預(yù)算管理信息系統(tǒng)可劃分為三個子系統(tǒng)：第一是全面預(yù)算編制與批復(fù)系統(tǒng)，實現(xiàn)全面預(yù)算在線編制、多級審批以及預(yù)算指標批復(fù)等功能；第二是全面預(yù)算執(zhí)行與調(diào)整系統(tǒng)，實現(xiàn)預(yù)算執(zhí)行數(shù)據(jù)自動抽取、實際數(shù)與預(yù)算數(shù)比較以及在線申請預(yù)算調(diào)整等功能；第三是全面預(yù)算分析與考核系統(tǒng)，實現(xiàn)在線分析、指標評價與考核等功能。
3.3全面預(yù)算編制與批復(fù)系統(tǒng)的信息化管理方案
全面預(yù)算編制與批復(fù)系統(tǒng)分為預(yù)算編制、預(yù)算審批、指標批復(fù)三個模塊。
3.3.1預(yù)算編制模塊按照現(xiàn)有的編制流程分為職能部門編制和財務(wù)專業(yè)編制階段。
(1)職能部門編制階段：統(tǒng)一編報格式，固化各職能部門的管理職責，采用“計劃事件項”機制，即從部門工作計劃出發(fā)逐項編制預(yù)算，建立計劃與預(yù)算匹配規(guī)則，業(yè)務(wù)人員不再受會計科目束縛，大大降低對其財務(wù)專業(yè)知識的要求，減輕工作量，提高填報效率及數(shù)據(jù)的規(guī)范性和準確性。
(2)財務(wù)專業(yè)編制階段：統(tǒng)一定義職能部門預(yù)算匯總、合并規(guī)則以及計劃事件項數(shù)據(jù)與專業(yè)財務(wù)數(shù)據(jù)之間的轉(zhuǎn)換規(guī)則，通過系統(tǒng)實現(xiàn)數(shù)據(jù)自動匯總功能，并自動關(guān)聯(lián)和刷新財務(wù)標準報表，大大縮短專業(yè)預(yù)算編報周期，降低預(yù)算編制人員的工作負荷，提高編制效率和預(yù)算數(shù)據(jù)的合理性、科學(xué)性。
3.3.2預(yù)算審批模塊改變以往紙質(zhì)流轉(zhuǎn)審批方式，通過在預(yù)算審批模塊中固化審批流程，實現(xiàn)審批流程的規(guī)范化、流程化；同時滿足各職能部門和預(yù)算主控部門分類預(yù)算審批的要求，實現(xiàn)在線多級審批，提供審批駁回、召回等審批功能，加強審核的便捷性。
3.3.3指標批復(fù)模塊設(shè)置預(yù)算指標體系，規(guī)范指標取值與預(yù)算數(shù)據(jù)勾稽關(guān)系，結(jié)合預(yù)算編制數(shù)據(jù)及審核意見，通過系統(tǒng)規(guī)則形成預(yù)算指標批復(fù)數(shù)據(jù)，提高預(yù)算指標制定和分解過程的效率，提升預(yù)算指標和分解數(shù)據(jù)的科學(xué)性、合理性。
3.4全面預(yù)算執(zhí)行與調(diào)整系統(tǒng)的信息化管理方案
全面預(yù)算執(zhí)行與調(diào)整系統(tǒng)分為預(yù)算執(zhí)行預(yù)警、預(yù)算調(diào)整兩個模塊。
3.4.1預(yù)算執(zhí)行預(yù)警模塊
通過系統(tǒng)實現(xiàn)與公司財務(wù)、物流等信息軟件數(shù)據(jù)的有效銜接，實現(xiàn)預(yù)算執(zhí)行實際數(shù)自動抽取以及預(yù)算數(shù)與實際執(zhí)行數(shù)的實時監(jiān)控對比，設(shè)置預(yù)算差異率指標作為預(yù)警標準，當實際數(shù)超出指標時實時發(fā)出預(yù)警信息并及時反饋業(yè)務(wù)部門，使其能對偏離目標的行為進行及時糾正；定期生成各職能部門預(yù)算執(zhí)行情況表，實現(xiàn)各部門自我控制的目的，有效將事后稽核轉(zhuǎn)變?yōu)槭虑啊⑹轮锌刂啤?/p>
3.4.2預(yù)算調(diào)整模塊
預(yù)算一經(jīng)批復(fù)，原則上不予調(diào)整，但因主客觀原因出現(xiàn)重大變化時，應(yīng)結(jié)合實際情況，提出預(yù)算調(diào)整申請。通過信息系統(tǒng)將預(yù)算調(diào)整從提出申請到審批再到預(yù)算調(diào)整編制整個流程固化，在規(guī)范預(yù)算調(diào)整流程、強化預(yù)算調(diào)整嚴肅性和程序化的基礎(chǔ)上，也實現(xiàn)預(yù)算動態(tài)調(diào)整的目的。
3.5全面預(yù)算分析與考核系統(tǒng)的信息化管理方案
全面預(yù)算分析與考核系統(tǒng)分為預(yù)算分析、預(yù)算考核兩個模塊。3.5.1預(yù)算分析模塊利用信息系統(tǒng)搭建預(yù)算分析模型，采用比較分析、結(jié)構(gòu)分析、趨勢分析、因素分析等方法，以表格、圖形等多種形式全方位展現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營成果，實現(xiàn)對數(shù)據(jù)的分析與鉆取來滿足管理人員的分析需求，使管理人員能夠?qū)Πl(fā)現(xiàn)的問題挖掘其原因，找到問題產(chǎn)生的根源，并能快速地采取針對性措施，確保預(yù)算管理目標的實現(xiàn)。3.5.2預(yù)算考核模塊在完善預(yù)算考核制度的基礎(chǔ)上，將預(yù)算指標體系作為預(yù)算考核指標，并在系統(tǒng)內(nèi)設(shè)置各指標完成率區(qū)間所對應(yīng)的分值，通過預(yù)算執(zhí)行模塊提供的各部門實際執(zhí)行情況，系統(tǒng)自動完成打分工作，減少人工干預(yù)，保證業(yè)績考核的規(guī)范化、公開化和透明化，為職能部門、公司員工的激勵提供了科學(xué)可靠的基礎(chǔ)，有效促進預(yù)算管理的良性循環(huán)。
4結(jié)語
全面預(yù)算信息化管理是保障企業(yè)能夠持續(xù)經(jīng)營、健康發(fā)展的一項重要措施，它對提高企業(yè)的管理水平、促進先進管理思想在企業(yè)中的充分運用和進一步發(fā)展都具有非常重要的意義，因此油墨公司加快全面預(yù)算管理信息化建設(shè)是非常有必要的。
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