【摘要】
高校人事工作信息化程度是人事工作管理上水平上層次的一個重要標志,隨著信息時代的快速發(fā)展,現代化的管理模式尤為重要。本文指出了高校在加強人事工作信息化管理方面存在的諸多問題,并提出了相應的措施及建議。
【關鍵詞】
人事工作 信息化管理 思考
1 引言
近年來高校人事工作信息化管理有力地推動了學校管理水平的提高,更好地服務了高校的教學和科學創(chuàng)新與變革,提高了人事工作的效率。但高校人事工作在信息化建設仍存在著很多問題,尤其是國家人事制度改革快速發(fā)展的今天,人事工作信息化管理的滯后阻礙了人事工作的跨越式發(fā)展。
2 高校人事工作信息化管理的意義
當今時代是信息高速發(fā)展的時代,信息的作用在社會活動的各個領域越來越重要。在高校人事管理工作中,傳統的管理模式已不能跟上時代的步伐,尤其是近年來國家人事制度改革進入快車道以來,這對高校人事工作加快信息化管理提出了更新、更高的要求,科學發(fā)展觀強調各項工作都要“以人為本”,做到“全面、協調、可持續(xù)的發(fā)展”,做好人事工作信息化管理,讓計算機更多地代替人的活動,減少人力的浪費,同時也做到信息的全面、準確和創(chuàng)新性。因此人事工作信息化管理在高校管理中的作用更為凸顯。
加強高校人事工作信息化管理,不僅可以減少資源浪費,節(jié)約成本,更能提高工作效率,緊跟時代步伐,為高校的快速發(fā)展提供保障。在傳統的人事管理模式中,大量的人事信息通過人工操作,在批量處理信息時,冗長的數據不僅加大人力投入,而且浪費物力,更會因人為因素造成錯誤。通過信息化的手段,可以把數據統一匯總、分類處理、校對快捷,準確性高,更能適應時代的需要,彰顯社會的進步。
3 當前人事工作信息化管理中存在的問題
3.1 人事管理工作信息化程度不夠
目前,各高校雖然已普遍使用計算機進行人事管理,依靠網絡化、辦公自動化等信息技術手段取得了很大的進步,較好地服務了高校教學、科研和管理工作。但是,由于人事管理工作是一個系統工程,隨著高校的大發(fā)展,對數字和信息的精確度要求的不斷提高,僅依靠簡單的幾個數據庫是不能解決問題的。比較突出的是一些高校部分信息庫仍停留在設計的初級階段,維護不及時,又無法升級緊跟發(fā)展,同時也不能共享資源,用戶權限受到影響,嚴重阻礙了工作的進展。在新設計的軟件上又無法保證數據的安全保密性,也影響對人事工作信息化管理的擔心。有些高校人事管理部門雖然使用了計算機,仍然停留在輸入、打印的基礎上,數據庫是最基礎的辦公軟件OFFICE,各科室之間數據對接不及時,更新滯后。
3.2 人事工作信息化管理不統一
高校人事部門是起著重要的承上啟下的作用,既為上級領導提供準確的信息以便決策,也擔負著本單位內部人員基本信息的收集、整理、傳遞和維護。由于信息化的發(fā)展,高校對口的主管部門也根據各自的需要,開發(fā)出了適合自己本部門特色的專用性信息庫,極大地方便了本單位工作。但高校人事部門對口上級主管部門有多個,因此信息庫也分門別類,種類很多,他們之間數據也不能共享,不能相互導入導出,數據錄入方法單一,不但增加了高校人事部門工作的難處,也造成主管部門數據不一致、不準確。
根據統計,河南省高校人事部門現在所面對的信息化軟件大致分為三類:第一是上級各主管部門下發(fā),且必須使用的軟件。比如,在職人員工資晉升審核系統、離退休費管理系統、人員與工資管理系統、人事統計報表數據處理系統、機構編制管理信息系統、職稱工作信息系統、年度考核管理審核系統、教師資格認定管理信息系統、普通話考試管理系統、人事檔案管理系統。由于高校人事部門對口上級教育、財務、人事、科技、教務等多個主管部門,每個部門又因工作需要分為不同的科室,每個科室都有相應的管理軟件,門類很多,五花八門,高校人事部門一對多服務,尤其是人事信息的統計工作,各科室所需要的基本信息都相同;第二是本單位內各部門使用,且需要人事部門提供數據,如工資發(fā)放系統、財務預算報表系統、科研工作管理系統、教務工作管理系統等;第三是人事部門內部管理系統,各科室之間數據不能相互融合,大部分高校仍沒有建立一個完善的系統,比如各高校仍在繼續(xù)實行崗位津貼的發(fā)放就沒有可以使用的數據庫,這個發(fā)放辦法匯集了教職工教學、科研及管理等方方面面業(yè)績量的計算,再進行綜合評價分析后計作薪酬發(fā)放等。作為教職工最基本最原始的信息(單位、姓名、性別、出生年月、參加工作時間、學歷、職稱等),上述軟件都需要錄入,雖然數據庫的建立是一勞永逸的,但這些軟件之間是不能相互通用的,在重新錄入和更新的過程中,需要每個數據庫都操作一次進行維護,增加了人事部門工作人員的重復勞動,并且會加大出錯的幾率。
3.3 信息反饋不及時、不到位
實施人事工作信息化管理的一個關鍵是,信息透明、反饋及時。在目前信息化管理制度還不健全的情況下,教職工看不到本人真正的電子信息,無法查詢和核對相關部門錄入的個人基本情況,信息缺失或不完整,以至于影響到教職工的評聘、獎勵、職務晉升、考核等,有些教職工因為身份證號、出生年月等基本信息往往來回奔波數個部門進行修改,帶來不必要的麻煩。
3.4 領導重視程度不夠、認識有偏差
由于目前信息化管理還不成熟,個別領導對人事管理信息化的內涵和重要性認識不足,對人事管理信息化建設的目的不清楚、目標不明確,就事論事,沒有真正從戰(zhàn)略的高度認識人事工作信息化管理的重要性和緊迫性,孰不知在競爭激烈的高校人才戰(zhàn)場上,信息的競爭也亦成為重要的武器。對人事管理信息化工作的重視程度不夠,造成人事工作信息化管理成為一句空話。如果人事信息化管理發(fā)展的腳步停止,人事工作必然會受到影響。而且有些高校人事工作的老領導,對信息化的使用不如年輕人,因此從內心上排斥先進的東西,他們認為只有寫出來的東西才最可靠,有案可稽。
3.5 人事工作信息化管理人員計算機水平不高
大部分高校人事工作人員,都是從不同專業(yè)的教師轉型到人事部門工作的,真正從事管理者較少,而且不是從事計算機專業(yè)的,還有一些工作經驗十分豐富的老同志,即使會使用計算機,大都是一般的.辦公軟件,針對自動化程度較高、管理較為復雜的軟件,應用起來困難較大。而且高校人事部門每個人員都有具體的本職工作,缺少一名專門負責維護信息庫的人員。
4 加強人事工作信息化管理的對策
4.1 構建高效的網絡體系
實現人事工作信息化,就是要采用先進的數字化設備和網絡技術,建立起有效、快捷的信息服務網絡體系,形成面向各個高校和面向高校內部的開放的服務平臺,從而實現人事信息資源共享。把人事信息化管理與辦公自動化建設結合起來,應用計算機及網絡等現代化科學技術,構建一個迅速高效、節(jié)約方便、安全可靠、容量大的數字化人事信息庫。
4.2 建立統一規(guī)范的信息平臺
實現高校人事工作信息化管理的基礎是在全省的教育系自上而下的建立起一個統一規(guī)范的信息平臺,這個平臺應具有以下功能。①把目前人事和教育所用的軟件功能都整合到這個平臺中,各部門所需的報表能夠根據需求有選擇的自動生成。②設置多重管理權限,使各級層、各部門、各位職工在自己的權限內能夠根據需要完善信息,做到安全高效。③建立反饋機制,做到各個使用單位和個人對信息平臺的建議能夠即時反饋,并及時完善。另一方面,權限下級在查詢到信息有誤的時候,如果沒有權限更改,能夠及時反饋到權限上級。
4.3 領導重視,做好宏觀管理,成立專門的管理機構
①高校人事部門要高度重視信息化管理在日常工作的意義、地位和作用,人事信息管理工作不僅僅是單純的人事信息及數據的統計匯總,而是對數據的分析處理,并為學校制定發(fā)展規(guī)劃和有關政策提供科學、準確可靠的依據和背景材料。這關系到學校教學科研等戰(zhàn)略發(fā)展規(guī)劃,人事工作信息化程度也是人事工作上水平、上層次的標志。②省級人事部門應針對高校的特點,建立專門的管理團隊維護信息平臺,使其遇到問題及時解決,在運行中不斷的改進完善。③高校各部門應設置專門的維護人員及時上報和更新信息,維持信息庫的權威性。④上級部門要對下級上報的信息進行核對查實,做到信息的真實可靠。
4.4 加強培訓,造就一支專業(yè)管理人才隊伍
加強對高校人事工作人員的業(yè)務培訓,塑造一支高素質的人事管理人才隊伍。要做好高校人事工作的“全面、協調、可持續(xù)發(fā)展”,優(yōu)秀的管理人員是關鍵,這不僅需要人事工作人員要具備較強人事工作管理專業(yè)知識,要有不斷更新觀念、求真務實、開拓創(chuàng)新的精神,而且也應該熟練掌握計算機相關軟件,同時要求本人思想政治素質過硬,既要做到工作的謙虛謹慎,也要保障人事工作的安全保密性。這就需要通過各種方式加強對人事工作人員的培訓,尤其是加強信息化、網絡化的教育,提高他們的自動化處理信息的能力,培訓一支既懂專業(yè)知識又懂現化信息技術的復合型人才。
參考文獻
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