預(yù)算管理是西方國家的企業(yè)為加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部管理和控制，提高自身市場競爭能力和抵御風(fēng)險能力，以實(shí)現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營戰(zhàn)略目標(biāo)而建立起來的一種內(nèi)部管理制度。全面預(yù)算管理會涉及到企業(yè)各方面的數(shù)據(jù)和流程指標(biāo)。而ERP系統(tǒng)能夠整合數(shù)據(jù)與業(yè)務(wù)流程，可以滿足全面預(yù)算管理的要求，能夠充分體現(xiàn)全面預(yù)算管理的基本內(nèi)涵，可以作為全面預(yù)算管理的載體。面對煤炭市場的低迷,煤機(jī)產(chǎn)品日漸飽和、市場競爭更加激烈、利潤十分微薄的情況下,我企業(yè)依靠ERP系統(tǒng)實(shí)施全面預(yù)算管理。
一、預(yù)算的編制流程
(一)我企業(yè)采取的是混合式上下結(jié)合的預(yù)算編制方式。
企業(yè)的最高管理層通過對前期預(yù)算完成情況、內(nèi)外部環(huán)境變化的分析,公司戰(zhàn)略和業(yè)務(wù)戰(zhàn)略的制定或調(diào)整，提出下一個年度經(jīng)營目標(biāo)。各相關(guān)部門根據(jù)產(chǎn)品設(shè)計(jì)和制造說明，針對現(xiàn)有機(jī)器設(shè)備、人力條件,優(yōu)化生產(chǎn)程序,選擇最經(jīng)濟(jì)的生產(chǎn)方式，制定嚴(yán)格的作業(yè)操作規(guī)程。成立定額小組,專門負(fù)責(zé)單位產(chǎn)品成本、費(fèi)用定額的編制、修訂與監(jiān)督,定額的制訂結(jié)合實(shí)際生產(chǎn)力現(xiàn)狀,并參考?xì)v史標(biāo)準(zhǔn)或行業(yè)先進(jìn)水平。對住宿費(fèi)、交通費(fèi)、招待費(fèi)等制訂開支標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)行定額控制,超過標(biāo)準(zhǔn)不得報銷。生產(chǎn)預(yù)算、成本計(jì)劃、費(fèi)用預(yù)算必須報經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)、財務(wù)總監(jiān)核準(zhǔn)后執(zhí)行,各單位根據(jù)公司下達(dá)的預(yù)算指標(biāo)在本部層層分解,各執(zhí)行單位將年度預(yù)算結(jié)合本部門的業(yè)務(wù)情況、經(jīng)營特點(diǎn)將每月的預(yù)算費(fèi)用如辦公費(fèi)、業(yè)務(wù)招待費(fèi)、通訊費(fèi)、會議費(fèi)、勞保費(fèi)、差費(fèi)、汽車費(fèi)用等等錄入ERP系統(tǒng)。
管理規(guī)劃部對各預(yù)算部門的預(yù)算初稿進(jìn)行審核，審查是否符合其企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo),是否在可接受的范圍內(nèi)，是否可行,對于不符合企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略或預(yù)算目標(biāo)的事項(xiàng)，對于審查平衡中發(fā)現(xiàn)的問題，管理層與各分廠部室就本預(yù)算出現(xiàn)的問題進(jìn)行相互溝通,討論、協(xié)商、通過雙向溝通提出修改意見予以修改。管理規(guī)劃部對各預(yù)算執(zhí)行單位上報的預(yù)算草案在ERP系統(tǒng)進(jìn)行匯總。經(jīng)最高管理層審議批準(zhǔn)后的企業(yè)年度總預(yù)算由管理規(guī)劃部下達(dá)各預(yù)算執(zhí)行單位執(zhí)行。這ERP系統(tǒng)中一目了然,既節(jié)省了時間成本又能實(shí)時監(jiān)控。
二、預(yù)算的執(zhí)行及控制現(xiàn)
就管理費(fèi)用預(yù)算舉例，管理費(fèi)用是一個綜合的預(yù)算項(xiàng)，企業(yè)細(xì)分為辦公費(fèi)、業(yè)務(wù)招待費(fèi)、通訊費(fèi)、會議費(fèi)、勞保費(fèi)、差費(fèi)、汽車費(fèi)用等。只要“管理費(fèi)用”這個預(yù)算總項(xiàng)的額度不超出預(yù)算,各車間部室就可以繼續(xù)報銷,否則發(fā)生的費(fèi)用財務(wù)部門有權(quán)不予報銷。管理費(fèi)用在ERP中是按月控制，當(dāng)有部門預(yù)算超標(biāo)時,在錄入費(fèi)用時系統(tǒng)會提示該部門費(fèi)用超標(biāo)，這有利于財務(wù)部門及時掌控，告知該部門因?yàn)轭A(yù)算超標(biāo),不能報銷。財務(wù)就達(dá)到了事中控制,不在被動的事后控制,從而對費(fèi)用加以控制。
為了保證預(yù)算的權(quán)威性,預(yù)算一旦形成,在企業(yè)就好比是法律，一般是不予調(diào)整的，如因特殊情況需要調(diào)整預(yù)算的，需由預(yù)算部門提出申請,報管理規(guī)劃部審批,經(jīng)層層審核，由總經(jīng)理簽署意見后做預(yù)算調(diào)整,這樣各部門在報預(yù)算時就更加謹(jǐn)慎。
預(yù)算的實(shí)時控制。ERP系統(tǒng)更直觀的了解到各部室當(dāng)年發(fā)生的費(fèi)用，節(jié)約與超支及預(yù)算執(zhí)行情況。還能與預(yù)算目標(biāo)進(jìn)行對比,找出差異,分析原因，并根據(jù)差異的大小和性質(zhì),及時發(fā)現(xiàn)和解決預(yù)算執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題和存在的風(fēng)險，為預(yù)算控制提供目標(biāo)、方向和重點(diǎn)，提出相應(yīng)的改進(jìn)性措施。通過建立成本費(fèi)用控制系統(tǒng)明確責(zé)任主體,并對其進(jìn)行責(zé)任預(yù)算、責(zé)任核算、業(yè)績考核、報告及評價，實(shí)現(xiàn)成本費(fèi)用的事前、事中、事后的全程有效控制。
依靠ERP系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了全面預(yù)算管理系統(tǒng)與財務(wù)核算系統(tǒng)的對接,費(fèi)用的發(fā)生必須按照有計(jì)劃(預(yù)算)、有審批的原則進(jìn)行控制管理,通過健全費(fèi)用審批制度，明確審批的人員及其權(quán)限,監(jiān)督預(yù)算執(zhí)行,減少超額度、超標(biāo)準(zhǔn)、亂開口子和造假等不正常現(xiàn)象的發(fā)生。
三、以財務(wù)為核心的全面預(yù)算管理有效的通過ERP系統(tǒng)來控制實(shí)施
(一)企業(yè)授權(quán)財務(wù)部門對期間費(fèi)用進(jìn)行統(tǒng)一管理財務(wù)部門必須按照公司規(guī)定的費(fèi)用開支范圍和開支標(biāo)準(zhǔn),嚴(yán)格執(zhí)行費(fèi)用預(yù)算、費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)和費(fèi)用審批制度,對每一筆費(fèi)用支出都進(jìn)行認(rèn)真審核,違反規(guī)定的費(fèi)用支出一律不予報銷。各車間部室必須建立健全成本核算制度,嚴(yán)格按成本核算操作規(guī)程傳遞、記錄、核算成本信息，并充分應(yīng)用電子技術(shù)及統(tǒng)計(jì)分析方法揭示成本變化趨勢,用于成本決策。
(二)全面預(yù)算管理與ERP進(jìn)行有機(jī)的'結(jié)合為此企業(yè)與軟件公司專門針對本企業(yè)實(shí)際情況開發(fā)了本企業(yè)ERP預(yù)算管理系統(tǒng),經(jīng)過幾年的努力和大量的測試,本企業(yè)初步建立起以現(xiàn)金流為紐帶、以成本費(fèi)用控制為重點(diǎn)的全面預(yù)算管理,并初步實(shí)現(xiàn)了ERP系統(tǒng)與經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)、財務(wù)會計(jì)、管理會計(jì)信息系統(tǒng)的協(xié)同。
(三)全面預(yù)算管理依靠ERP系統(tǒng)的數(shù)據(jù)支持為確保預(yù)算的有效執(zhí)行,為預(yù)算控制發(fā)揮提供良好的信息平臺。ERP管理系統(tǒng)信息平臺使全面預(yù)算數(shù)據(jù)與財務(wù)核算數(shù)據(jù)能夠資源共享,全面預(yù)算管理系統(tǒng)能夠自動從財務(wù)核算系統(tǒng)提取所需數(shù)據(jù),并自動形成相應(yīng)的差異分析表,在憑證制單時進(jìn)行預(yù)算控制。可見,這種編制預(yù)算的方式，自動化程度明顯提高,各車間部室能夠協(xié)同完成預(yù)算工作,勞動量明顯減輕,提高了全面預(yù)算管理的應(yīng)用效果。
四、ERP參與預(yù)算為企業(yè)管理提供有力的數(shù)據(jù)支持，有效的推進(jìn)全員參與預(yù)算管理
ERP系統(tǒng)對預(yù)算事項(xiàng)的事中和在線控制的優(yōu)點(diǎn)是控制嚴(yán)格、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，能及時有效的反饋到領(lǐng)導(dǎo)層，對預(yù)算執(zhí)行預(yù)算也有一定的推動作用。就不會出現(xiàn)預(yù)算管理,只是流于形式,無人執(zhí)行監(jiān)督,財務(wù)部門工作被動,執(zhí)行不力無法參與到預(yù)算管理中去。通過良好的協(xié)調(diào)機(jī)制和快速的反應(yīng)能力，及時正確地處理生產(chǎn)過程發(fā)生的異常情況,期間費(fèi)用實(shí)行歸口分級管理。根據(jù)管理權(quán)限和管理責(zé)任相結(jié)合的原則,對期間費(fèi)用實(shí)行權(quán)責(zé)制,并根據(jù)各項(xiàng)費(fèi)用的具體情況,進(jìn)行層層分解,層層落實(shí)。年終根據(jù)預(yù)算進(jìn)行考核，對突破指標(biāo)的部門、單位和個人要進(jìn)行懲罰，節(jié)約的給予獎勵。
將全面預(yù)算與ERP進(jìn)行結(jié)合,使用ERP系統(tǒng)將大大減少預(yù)算執(zhí)行的工作量，為進(jìn)一步細(xì)化預(yù)算、硬化控制提供了現(xiàn)代化的手段，提高了工作效率的同時,又減少了大量的人力物力成本，還能保證數(shù)據(jù)的可靠、資源共享方便有效地實(shí)現(xiàn)全面預(yù)算的編制，數(shù)據(jù)信息來源更真實(shí)有效，對各車間部室提供的數(shù)據(jù)資料有根有據(jù)，更具有說服力。通過ERP系統(tǒng)把發(fā)生的相關(guān)費(fèi)用整理出來,直接傳遞到相關(guān)的車間部室，引起各車間部室的注意,控制成本費(fèi)用。ERP這種數(shù)據(jù)信息的及時傳遞，既有效的控制了費(fèi)用的發(fā)生,又有力的執(zhí)行了預(yù)算。
通過ERP列示的數(shù)據(jù)信息,進(jìn)行對比分析,通過預(yù)算分析來改進(jìn)預(yù)算方法，完善預(yù)算評價指標(biāo)，提出整改意見為績效考核提供數(shù)據(jù)支持。正確考核與評價領(lǐng)導(dǎo)者及全體職工的工作成果,實(shí)現(xiàn)預(yù)算的激勵與約束機(jī)制作用。讓預(yù)算管理發(fā)揮其真正的管理作用。
對企業(yè)推行ERP控制下的預(yù)算管理編制流程及執(zhí)行情況，通過ERP系統(tǒng)來實(shí)現(xiàn)企業(yè)全面預(yù)算管理，數(shù)據(jù)信息的及時傳遞與共享,對預(yù)算進(jìn)行實(shí)時監(jiān)控,從而避免浪費(fèi)及一些錯誤的發(fā)生,從而達(dá)統(tǒng)一化,整體化,透明化。當(dāng)前，企業(yè)信息能夠進(jìn)行實(shí)時溝通,動態(tài)評估與綜合評估的有效結(jié)合，能夠?qū)χ圃炱髽I(yè)的技術(shù)層面進(jìn)行控制，同時也能發(fā)揮考核的真正作用。
五、結(jié)語
在ERP環(huán)境下,我國制造業(yè)的發(fā)展迎來了另一個春天,我們應(yīng)抓住機(jī)遇,分析傳統(tǒng)環(huán)境下存在的問題，利用新的環(huán)境,解決傳統(tǒng)環(huán)境下的問題，完成制造業(yè)全面預(yù)算管理的設(shè)計(jì)和實(shí)現(xiàn)。
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