一、農業(yè)科技檔案數字化建設的原則
1規(guī)范操作原則在農業(yè)科技檔案數字化建設的過程中，無論是紙質載體數字化，還是接受電子文件，都必須制定和實施農業(yè)科技檔案工作標準和規(guī)范，統(tǒng)籌規(guī)劃，有序推進，實現依據標準化、程序規(guī)范化，盡可能避免在保管和使用中出現各自為政、互不兼容、重復建設等現象，提高數字化工作的質量和效率。
2安全管理原則任何事情的發(fā)展都是矛盾的結合體，農業(yè)科技檔案數字化建設雖然比傳統(tǒng)的管理模式有較大優(yōu)勢，但同時也對農業(yè)科技檔案的保密提出了更高的要求。眾所周知，隨著數字化、網絡化、信息化建設的不斷深入，網絡的脆弱性和潛在威脅也日益顯現出來。因此，在進行農業(yè)科技檔案數字化建設的過程中，必須采取有效的安全防范措施，充分保證農業(yè)科技檔案信息的安全性。
3效益優(yōu)先原則農業(yè)科技檔案數字化建設需要投入大量的財力、人力、物力，因此，必須以利用需求為導向，將年限較長、具有館（室）藏特色、最為珍貴以及利用頻率高的農業(yè)科技檔案優(yōu)先數字化，達到效益最大化。
4分工協(xié)作原則農業(yè)科技檔案數字化建設相當繁瑣，涉及面廣，必須堅持分工協(xié)作、整體配合、長期堅持、相互理解的工作理念，充分發(fā)揮單位各個部門和各類人員的作用，明確工作任務，落實責任分工，真正做到各司其職，各施其能，協(xié)調配合，共同推進農業(yè)科技檔案數字化建設。
二、農業(yè)科技檔案數字化建設的內容
1建立高效的農業(yè)科技檔案信息采集和存儲平臺根據數字化檔案管理的'要求，健全農業(yè)科技檔案信息采集平臺。一是，建立電子檔案目錄和電子檔案錄入接收工作室（即電子文件備份站），配備計算機設備，實現目錄數據和電子文件的采集工作；二是，建立掃描工作室，配備普通平板掃描儀、高速掃描儀、專用照片掃描儀、縮微膠卷轉換儀等設備，實現科技檔案由傳統(tǒng)介質向電子信息的轉換；三是，建立安全可靠的科技檔案信息存儲平臺。數據存儲采取磁盤陣列柜、磁帶機、光盤庫等設備，進行磁盤陣列自動備份、光盤刻錄備份、磁帶備份、異地備份，實現檔案信息的安全存儲。
2建立農業(yè)科技檔案數字化管理系統(tǒng)配合數字化檔案的建設目標，逐步建立動態(tài)更新的農業(yè)科技檔案數字化管理系統(tǒng)，綜合檔案室內建立農業(yè)科技檔案檢索數據庫，在室外建立與農業(yè)科技相關的電子文件歸檔系統(tǒng)，并實現接口統(tǒng)一，動態(tài)及時歸檔。
3建立和完善農業(yè)科技檔案信息資源庫完善資源庫建設是做好農業(yè)科技檔案數字化建設的重點，主要有兩個不同層次：一是，農業(yè)科技檔案目錄數據庫建設。根據專業(yè)標準科學選定農業(yè)科技檔案目錄數據庫結構，將室藏農業(yè)科技檔案的案卷級目錄和卷內目錄全部輸入微機，建立科技檔案目錄數據庫，并加強機讀目錄數據庫的質量控制，規(guī)范著錄標引，包括著錄格式的標準化、著錄數據的完整性和著錄數據的標準化；二是，農業(yè)科技檔案全文數據庫建設。利用數碼相機、掃描儀等技術將館（室）藏紙質載體的農業(yè)科技檔案原件進行數字化處理，并將掃描件與機讀目錄對應掛接，實現全文檢索。
4建設農業(yè)科技檔案信息服務網絡農業(yè)科技檔案信息服務網絡建設包括農業(yè)科技檔案信息網站建設、內部局域網建設等，與市政務網、公眾網聯(lián)網，建立上至國家科技檔案館，下聯(lián)農業(yè)部門和農業(yè)科研單位，形成四通八達的“農業(yè)科技檔案信息高速公路”，向廣大科技人員提供農業(yè)科技檔案各類信息的服務，充分發(fā)揮農業(yè)科技檔案的作用。
三、農業(yè)科技檔案數字化建設的保障措施
1加強組織領導做好農業(yè)科技檔案工作，領導重視是關鍵。各級農業(yè)部門及農業(yè)科研單位領導要加大對農業(yè)科技檔案數字化建設的支持力度，把農業(yè)科技檔案建設納入科34農業(yè)圖書情報學刊：資源建設技工作計劃，將其置于科研同等重要的位置。
2提高歸檔質量農業(yè)科研項目從立項到結題，時間一般跨度較長，這就要求檔案管理人員必須樹立主動服務意識，參與到課題當中，與科研人員一起共同做好農業(yè)科技檔案材料的形成、積累、歸檔、數字化工作。此外，還要確保領導和廣大科技人員能夠隨時、快捷、高效地借助網絡系統(tǒng)查詢農業(yè)科技檔案信息。
3健全制度提升管理水平為了實現農業(yè)科技檔案數字化建設，提高農業(yè)科技檔案管理水平，應制定符合科研單位實際的農業(yè)科技檔案管理制度，制定歸檔范圍、歸檔內容與保管期限、歸檔時間、歸檔要求、歸檔手續(xù)等。歸檔制度的內容必須具體、明確、細化，有很強的可操作性，使廣大科技人員明確哪些資料應當歸檔。同時要配備精通檔案業(yè)務與計算機應用基礎知識、數字化技術知識、網絡技術知識的復合型人才。
4實現檔案價值加強檔案利用是農業(yè)科技檔案數字化建設的根本目的。要開展多形式、多渠道、多層次的開發(fā)利用，向廣大科技人員提供網上查詢和利用服務，充分發(fā)揮農業(yè)科技檔案的利用價值，服務科研、服務現代農業(yè)。
5保證信息安全信息時代，數字化農業(yè)科技檔案對檔案管理提出了更高的安全管理要求。除了嚴格遵守科技保密原則和知識產權保護法的規(guī)定外，還要在農業(yè)科技檔案數字化建設過程中，增強檔案網絡安全和信息安全意識，加強對計算機網絡管理系統(tǒng)的監(jiān)控，采取切實有效的安全技術手段和管理措施，存儲農業(yè)科技檔案信息的設備要安裝高效的防毒防竊軟件，要及時對各種農業(yè)科技檔案數據資源進行備份儲存，確保農業(yè)科技檔案信息的安全可靠。農業(yè)科技檔案數字化建設是一項復雜而嚴謹的系統(tǒng)工程，它需要投入更多的人力、物力和技術力量，不可能一蹴而就。我們應當本著為發(fā)展農業(yè)科研事業(yè)，促進農業(yè)科技進步，發(fā)展現代農業(yè)生產為己任，以農業(yè)科技檔案網絡建設為基礎，以農業(yè)科技檔案信息資源建設為核心，以擴大農業(yè)科技檔案資源開發(fā)為目標，充分利用現代化管理手段，逐步實現農業(yè)科技檔案資源數字化、農業(yè)科技檔案信息服務網絡化，努力實現農業(yè)科技檔案資源共享。
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