一、農業科技檔案數字化建設的原則
1規范操作原則在農業科技檔案數字化建設的過程中，無論是紙質載體數字化，還是接受電子文件，都必須制定和實施農業科技檔案工作標準和規范，統籌規劃，有序推進，實現依據標準化、程序規范化，盡可能避免在保管和使用中出現各自為政、互不兼容、重復建設等現象，提高數字化工作的質量和效率。
2安全管理原則任何事情的發展都是矛盾的結合體，農業科技檔案數字化建設雖然比傳統的管理模式有較大優勢，但同時也對農業科技檔案的保密提出了更高的要求。眾所周知，隨著數字化、網絡化、信息化建設的不斷深入，網絡的脆弱性和潛在威脅也日益顯現出來。因此，在進行農業科技檔案數字化建設的過程中，必須采取有效的安全防范措施，充分保證農業科技檔案信息的安全性。
3效益優先原則農業科技檔案數字化建設需要投入大量的財力、人力、物力，因此，必須以利用需求為導向，將年限較長、具有館（室）藏特色、最為珍貴以及利用頻率高的農業科技檔案優先數字化，達到效益最大化。
4分工協作原則農業科技檔案數字化建設相當繁瑣，涉及面廣，必須堅持分工協作、整體配合、長期堅持、相互理解的工作理念，充分發揮單位各個部門和各類人員的作用，明確工作任務，落實責任分工，真正做到各司其職，各施其能，協調配合，共同推進農業科技檔案數字化建設。
二、農業科技檔案數字化建設的內容
1建立高效的農業科技檔案信息采集和存儲平臺根據數字化檔案管理的'要求，健全農業科技檔案信息采集平臺。一是，建立電子檔案目錄和電子檔案錄入接收工作室（即電子文件備份站），配備計算機設備，實現目錄數據和電子文件的采集工作；二是，建立掃描工作室，配備普通平板掃描儀、高速掃描儀、專用照片掃描儀、縮微膠卷轉換儀等設備，實現科技檔案由傳統介質向電子信息的轉換；三是，建立安全可靠的科技檔案信息存儲平臺。數據存儲采取磁盤陣列柜、磁帶機、光盤庫等設備，進行磁盤陣列自動備份、光盤刻錄備份、磁帶備份、異地備份，實現檔案信息的安全存儲。
2建立農業科技檔案數字化管理系統配合數字化檔案的建設目標，逐步建立動態更新的農業科技檔案數字化管理系統，綜合檔案室內建立農業科技檔案檢索數據庫，在室外建立與農業科技相關的電子文件歸檔系統，并實現接口統一，動態及時歸檔。
3建立和完善農業科技檔案信息資源庫完善資源庫建設是做好農業科技檔案數字化建設的重點，主要有兩個不同層次：一是，農業科技檔案目錄數據庫建設。根據專業標準科學選定農業科技檔案目錄數據庫結構，將室藏農業科技檔案的案卷級目錄和卷內目錄全部輸入微機，建立科技檔案目錄數據庫，并加強機讀目錄數據庫的質量控制，規范著錄標引，包括著錄格式的標準化、著錄數據的完整性和著錄數據的標準化；二是，農業科技檔案全文數據庫建設。利用數碼相機、掃描儀等技術將館（室）藏紙質載體的農業科技檔案原件進行數字化處理，并將掃描件與機讀目錄對應掛接，實現全文檢索。
4建設農業科技檔案信息服務網絡農業科技檔案信息服務網絡建設包括農業科技檔案信息網站建設、內部局域網建設等，與市政務網、公眾網聯網，建立上至國家科技檔案館，下聯農業部門和農業科研單位，形成四通八達的“農業科技檔案信息高速公路”，向廣大科技人員提供農業科技檔案各類信息的服務，充分發揮農業科技檔案的作用。
三、農業科技檔案數字化建設的保障措施
1加強組織領導做好農業科技檔案工作，領導重視是關鍵。各級農業部門及農業科研單位領導要加大對農業科技檔案數字化建設的支持力度，把農業科技檔案建設納入科34農業圖書情報學刊：資源建設技工作計劃，將其置于科研同等重要的位置。
2提高歸檔質量農業科研項目從立項到結題，時間一般跨度較長，這就要求檔案管理人員必須樹立主動服務意識，參與到課題當中，與科研人員一起共同做好農業科技檔案材料的形成、積累、歸檔、數字化工作。此外，還要確保領導和廣大科技人員能夠隨時、快捷、高效地借助網絡系統查詢農業科技檔案信息。
3健全制度提升管理水平為了實現農業科技檔案數字化建設，提高農業科技檔案管理水平，應制定符合科研單位實際的農業科技檔案管理制度，制定歸檔范圍、歸檔內容與保管期限、歸檔時間、歸檔要求、歸檔手續等。歸檔制度的內容必須具體、明確、細化，有很強的可操作性，使廣大科技人員明確哪些資料應當歸檔。同時要配備精通檔案業務與計算機應用基礎知識、數字化技術知識、網絡技術知識的復合型人才。
4實現檔案價值加強檔案利用是農業科技檔案數字化建設的根本目的。要開展多形式、多渠道、多層次的開發利用，向廣大科技人員提供網上查詢和利用服務，充分發揮農業科技檔案的利用價值，服務科研、服務現代農業。
5保證信息安全信息時代，數字化農業科技檔案對檔案管理提出了更高的安全管理要求。除了嚴格遵守科技保密原則和知識產權保護法的規定外，還要在農業科技檔案數字化建設過程中，增強檔案網絡安全和信息安全意識，加強對計算機網絡管理系統的監控，采取切實有效的安全技術手段和管理措施，存儲農業科技檔案信息的設備要安裝高效的防毒防竊軟件，要及時對各種農業科技檔案數據資源進行備份儲存，確保農業科技檔案信息的安全可靠。農業科技檔案數字化建設是一項復雜而嚴謹的系統工程，它需要投入更多的人力、物力和技術力量，不可能一蹴而就。我們應當本著為發展農業科研事業，促進農業科技進步，發展現代農業生產為己任，以農業科技檔案網絡建設為基礎，以農業科技檔案信息資源建設為核心，以擴大農業科技檔案資源開發為目標，充分利用現代化管理手段，逐步實現農業科技檔案資源數字化、農業科技檔案信息服務網絡化，努力實現農業科技檔案資源共享。
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