1農(nóng)業(yè)科技檔案的收集
1.1制定收集歸檔范圍
與其他科技研究工作不同的是,農(nóng)業(yè)研究大部分是在田間地頭進(jìn)行,所以農(nóng)業(yè)研究數(shù)據(jù)的內(nèi)容和分類比較復(fù)雜,數(shù)據(jù)采集量大增加了農(nóng)業(yè)科技檔案的形成、積累的難度。這就要求檔案管理部門(mén)根據(jù)實(shí)際情況,制訂詳細(xì)的農(nóng)業(yè)科技文件材料歸檔范圍,讓科技人員清楚什么材料需要上報(bào)歸檔。通過(guò)確定收集資料的種類、形式、內(nèi)容等來(lái)強(qiáng)化對(duì)檔案形成過(guò)程的控制,保證資料來(lái)源的完整性和豐富性,以此來(lái)完善科技檔案的收藏。
1.2定時(shí)收集信息歸檔
科研工作的內(nèi)在競(jìng)爭(zhēng)導(dǎo)致一些科研人員為了個(gè)人榮譽(yù)和個(gè)人利益,將在科研工作中一部分科研資料當(dāng)作個(gè)人資源而不及時(shí)歸檔,從客觀上影響了科技檔案歸檔的完整性。并且農(nóng)業(yè)科研周期普遍較長(zhǎng),農(nóng)業(yè)科技信息處理后得到的結(jié)果需要時(shí)間驗(yàn)證,這無(wú)疑延長(zhǎng)了農(nóng)業(yè)科技檔案收集歸檔的時(shí)間。
因此,就目前的情況來(lái)看,需要制定合理的收集時(shí)間,定期收集農(nóng)業(yè)科技資料歸檔,如每次收集的時(shí)間間隔太長(zhǎng),將導(dǎo)致檔案更新速度過(guò)慢,使最新農(nóng)業(yè)科技信息難以共享。時(shí)間間隔太短又會(huì)增加不必要的人力物力,對(duì)農(nóng)業(yè)科技檔案數(shù)量的增補(bǔ)不顯著。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)合理的時(shí)長(zhǎng)定時(shí)到各科室收集應(yīng)歸檔的材料,督促有關(guān)人員及時(shí)補(bǔ)辦缺少和不符合歸檔要求的文件材料,填補(bǔ)信息空白處。
2農(nóng)業(yè)科技檔案的保存
隨著時(shí)代的進(jìn)步,電子信息技術(shù)飛躍發(fā)展,特別是計(jì)算機(jī)的廣泛應(yīng)用,使得檔案工作由傳統(tǒng)手工操作朝著自動(dòng)化方向轉(zhuǎn)變[6],檔案的形式也由紙質(zhì)文本、實(shí)物向電子文檔、圖片、和數(shù)據(jù)等形式轉(zhuǎn)變。這樣的轉(zhuǎn)變給檔案的保存提供了極大地便利,對(duì)檔案的保存條件也有了更高的要求。
2.1將農(nóng)業(yè)科技信息數(shù)字化
多年來(lái),廣大農(nóng)業(yè)科技人員積累了大量的第一手真實(shí)、有效的科研資料,這些資料大部分是以紙質(zhì)物的形式存在,存放這些資料需要很大的空間。隨著科技的進(jìn)步,通過(guò)將科技檔案進(jìn)行整理、錄入、掃描圖形圖表等一系列工作,把紙質(zhì)文本轉(zhuǎn)化成數(shù)字存放于磁性材料、光盤(pán)和硬盤(pán)等載體上,除了可以大量節(jié)約存儲(chǔ)空間,還可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)來(lái)傳送這些資料,極大的提升了農(nóng)業(yè)科技檔案的利用率。
2.2建立農(nóng)業(yè)科技檔案數(shù)據(jù)庫(kù)
目前,國(guó)家加大對(duì)農(nóng)業(yè)研究的投入,農(nóng)業(yè)科技信息量不斷增加,傳統(tǒng)手工管理紙質(zhì)檔案的方式已無(wú)法滿足檔案收錄的要求,隨著計(jì)算機(jī)的普及,通過(guò)建立農(nóng)業(yè)科技檔案數(shù)據(jù)庫(kù),可以把傳統(tǒng)紙檔案以數(shù)據(jù)的形式存儲(chǔ)于數(shù)據(jù)庫(kù)中,方便檔案管理員對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化管理,也有利于科研人員通過(guò)搜索關(guān)鍵字迅速準(zhǔn)確獲取信息,不僅提高科研人員工作成效,也提高檔案的利用率,從而加速了科研發(fā)展進(jìn)程。
2.3配備現(xiàn)代化設(shè)備
檔案數(shù)字化目前用得最多、效率最高的是掃描法,掃描法是將原始檔案文件放在掃描儀平板上,通過(guò)掃描儀把文書(shū)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字圖形輸人計(jì)算機(jī),經(jīng)文字識(shí)別、校對(duì)后,轉(zhuǎn)化為可編輯的數(shù)字化檔案[8]。掃描儀的分辨率參數(shù)、亮度參數(shù)、掃描速度都影響到數(shù)字化檔案的質(zhì)量,因此配備性能優(yōu)越、質(zhì)量過(guò)硬的掃描儀對(duì)于檔案數(shù)字化是極為重要的。農(nóng)業(yè)科技檔案數(shù)據(jù)化后存入數(shù)據(jù)庫(kù)中便于廣大科技人員查詢使用,數(shù)據(jù)庫(kù)的正常運(yùn)行需要強(qiáng)大的計(jì)算機(jī)平臺(tái),這就要求計(jì)算機(jī)的硬件系統(tǒng)能夠支持這個(gè)平臺(tái)。
3農(nóng)業(yè)科技檔案的利用
加快科技成果的轉(zhuǎn)化和應(yīng)用可以大力的促進(jìn)我國(guó)農(nóng)業(yè)和農(nóng)村經(jīng)濟(jì)的增長(zhǎng),使科技成果盡快轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實(shí)生產(chǎn)力,有利于農(nóng)業(yè)、農(nóng)村經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展。然而,這一終極目標(biāo)可以通過(guò)提高農(nóng)業(yè)科技檔案的利用率來(lái)實(shí)現(xiàn)。農(nóng)業(yè)科技檔案管理的意義在于使科技成果更好地被交流和利用。傳統(tǒng)的檔案利用方式有:到檔案部門(mén)利用檔案、參加檔案展覽、閱讀檔案復(fù)制件或公布件等。在信息化時(shí)代里,被動(dòng)的、手工式的檔案提供利用方式必然逐步被主動(dòng)的.、現(xiàn)代化的檔案服務(wù)方式所代替,人們可以通過(guò)信息系統(tǒng)、信息網(wǎng)絡(luò)及時(shí)準(zhǔn)確地獲得多種信息。
3.1建立查詢檢索系統(tǒng)
科研檔案數(shù)量多、面廣、專業(yè)性強(qiáng),需要不斷完善服務(wù)方式和手段,特別是充分利用信息處理和網(wǎng)絡(luò)技術(shù),建立快捷、實(shí)用的查詢檢索系統(tǒng),以滿足農(nóng)業(yè)科研工作者對(duì)技術(shù)檔案的檢索需求,提高檔案服務(wù)效率、質(zhì)量和利用率。發(fā)達(dá)國(guó)家普遍建立了完善的檔案數(shù)據(jù)庫(kù),形成了強(qiáng)大的信息檢索能力,為廣大讀者提供先進(jìn)的信息服務(wù)技術(shù)。例如英國(guó)國(guó)家檔案館通過(guò)建設(shè)國(guó)家檔案目錄信息網(wǎng),全球用戶可以隨時(shí)隨地利用互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行檔案信息檢索。
3.2制定合理利用制度
科技檔案的核心內(nèi)容是科技成果,一部分科技成果具有知識(shí)產(chǎn)權(quán),因此,許多檔案具有機(jī)密性。正確處理科技檔案保密與開(kāi)發(fā)利用的關(guān)系,正確劃分檔案開(kāi)放與限制利用范圍的同時(shí),積極做好科技檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用工作,可以擴(kuò)大科技檔案的利用范圍。這樣,需要制定合理的檔案利用制度。在日常管理工作中正確處理保密和提供利用的關(guān)系,根據(jù)實(shí)際情況劃定密級(jí),保密檔案可適時(shí)解密。嚴(yán)格控制高機(jī)密性檔案的使用范圍,設(shè)定合理的檔案的外借制度。建立催還制度,加速檔案周轉(zhuǎn)。
3.3做好檔案信息編研工作
編研工作的實(shí)質(zhì)是對(duì)檔案資源進(jìn)行深層開(kāi)發(fā),是根據(jù)信息可以擴(kuò)展和濃縮的原理對(duì)檔案的原生信息進(jìn)行深度加工,把散存在檔案中的相關(guān)信息集中起來(lái)進(jìn)行綜合或分類,以便及時(shí)、有效地向利用者提供綜合性的或?qū)ｎ}性的檔案信息。
顯而易見(jiàn),編研工作可以為廣大科研工作提供更加全面、豐富的科技信息,但是這要求參與編研工作的檔案管理人員具有一定的專業(yè)知識(shí),編研工作涉及的信息量大,因此工作量巨大是不可避免的,需要檔案管理人員付出極大的努力。科研檔案管理工作是一項(xiàng)極為重要的基礎(chǔ)工作,檔案收集、保存和利用工作做得好與壞直接關(guān)系到檔案的數(shù)量與質(zhì)量,要把檔案這項(xiàng)基礎(chǔ)工作做好,才能更好地為科技發(fā)展服務(wù)。
隨著“科技是第一生產(chǎn)力不斷”被論證,科技檔案管理工作也顯得日益重要。完善農(nóng)業(yè)科技檔案收集、保存和利用,為科研工作提供有價(jià)值的科技檔案信息資源,對(duì)提高科研水平有著十分重要的意義。
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