1農業科技檔案的收集
1.1制定收集歸檔范圍
與其他科技研究工作不同的是,農業研究大部分是在田間地頭進行,所以農業研究數據的內容和分類比較復雜,數據采集量大增加了農業科技檔案的形成、積累的難度。這就要求檔案管理部門根據實際情況,制訂詳細的農業科技文件材料歸檔范圍,讓科技人員清楚什么材料需要上報歸檔。通過確定收集資料的種類、形式、內容等來強化對檔案形成過程的控制,保證資料來源的完整性和豐富性,以此來完善科技檔案的收藏。
1.2定時收集信息歸檔
科研工作的內在競爭導致一些科研人員為了個人榮譽和個人利益,將在科研工作中一部分科研資料當作個人資源而不及時歸檔,從客觀上影響了科技檔案歸檔的完整性。并且農業科研周期普遍較長,農業科技信息處理后得到的結果需要時間驗證,這無疑延長了農業科技檔案收集歸檔的時間。
因此,就目前的情況來看,需要制定合理的收集時間,定期收集農業科技資料歸檔,如每次收集的時間間隔太長,將導致檔案更新速度過慢,使最新農業科技信息難以共享。時間間隔太短又會增加不必要的人力物力,對農業科技檔案數量的增補不顯著。檔案管理人員應根據合理的時長定時到各科室收集應歸檔的材料,督促有關人員及時補辦缺少和不符合歸檔要求的文件材料,填補信息空白處。
2農業科技檔案的保存
隨著時代的進步,電子信息技術飛躍發展,特別是計算機的廣泛應用,使得檔案工作由傳統手工操作朝著自動化方向轉變[6],檔案的形式也由紙質文本、實物向電子文檔、圖片、和數據等形式轉變。這樣的轉變給檔案的保存提供了極大地便利,對檔案的保存條件也有了更高的要求。
2.1將農業科技信息數字化
多年來,廣大農業科技人員積累了大量的第一手真實、有效的科研資料,這些資料大部分是以紙質物的形式存在,存放這些資料需要很大的空間。隨著科技的進步,通過將科技檔案進行整理、錄入、掃描圖形圖表等一系列工作,把紙質文本轉化成數字存放于磁性材料、光盤和硬盤等載體上,除了可以大量節約存儲空間,還可以通過網絡來傳送這些資料,極大的提升了農業科技檔案的利用率。
2.2建立農業科技檔案數據庫
目前,國家加大對農業研究的投入,農業科技信息量不斷增加,傳統手工管理紙質檔案的方式已無法滿足檔案收錄的要求,隨著計算機的普及,通過建立農業科技檔案數據庫,可以把傳統紙檔案以數據的形式存儲于數據庫中,方便檔案管理員對數據進行網絡化管理,也有利于科研人員通過搜索關鍵字迅速準確獲取信息,不僅提高科研人員工作成效,也提高檔案的利用率,從而加速了科研發展進程。
2.3配備現代化設備
檔案數字化目前用得最多、效率最高的是掃描法,掃描法是將原始檔案文件放在掃描儀平板上,通過掃描儀把文書檔案轉化為數字圖形輸人計算機,經文字識別、校對后,轉化為可編輯的數字化檔案[8]。掃描儀的分辨率參數、亮度參數、掃描速度都影響到數字化檔案的質量,因此配備性能優越、質量過硬的掃描儀對于檔案數字化是極為重要的。農業科技檔案數據化后存入數據庫中便于廣大科技人員查詢使用,數據庫的正常運行需要強大的計算機平臺,這就要求計算機的硬件系統能夠支持這個平臺。
3農業科技檔案的利用
加快科技成果的轉化和應用可以大力的促進我國農業和農村經濟的增長,使科技成果盡快轉化為現實生產力,有利于農業、農村經濟的快速發展。然而,這一終極目標可以通過提高農業科技檔案的利用率來實現。農業科技檔案管理的意義在于使科技成果更好地被交流和利用。傳統的檔案利用方式有:到檔案部門利用檔案、參加檔案展覽、閱讀檔案復制件或公布件等。在信息化時代里,被動的、手工式的檔案提供利用方式必然逐步被主動的.、現代化的檔案服務方式所代替,人們可以通過信息系統、信息網絡及時準確地獲得多種信息。
3.1建立查詢檢索系統
科研檔案數量多、面廣、專業性強,需要不斷完善服務方式和手段,特別是充分利用信息處理和網絡技術,建立快捷、實用的查詢檢索系統,以滿足農業科研工作者對技術檔案的檢索需求,提高檔案服務效率、質量和利用率。發達國家普遍建立了完善的檔案數據庫,形成了強大的信息檢索能力,為廣大讀者提供先進的信息服務技術。例如英國國家檔案館通過建設國家檔案目錄信息網,全球用戶可以隨時隨地利用互聯網進行檔案信息檢索。
3.2制定合理利用制度
科技檔案的核心內容是科技成果,一部分科技成果具有知識產權,因此,許多檔案具有機密性。正確處理科技檔案保密與開發利用的關系,正確劃分檔案開放與限制利用范圍的同時,積極做好科技檔案信息資源的開發利用工作,可以擴大科技檔案的利用范圍。這樣,需要制定合理的檔案利用制度。在日常管理工作中正確處理保密和提供利用的關系,根據實際情況劃定密級,保密檔案可適時解密。嚴格控制高機密性檔案的使用范圍,設定合理的檔案的外借制度。建立催還制度,加速檔案周轉。
3.3做好檔案信息編研工作
編研工作的實質是對檔案資源進行深層開發,是根據信息可以擴展和濃縮的原理對檔案的原生信息進行深度加工,把散存在檔案中的相關信息集中起來進行綜合或分類,以便及時、有效地向利用者提供綜合性的或專題性的檔案信息。
顯而易見,編研工作可以為廣大科研工作提供更加全面、豐富的科技信息,但是這要求參與編研工作的檔案管理人員具有一定的專業知識,編研工作涉及的信息量大,因此工作量巨大是不可避免的,需要檔案管理人員付出極大的努力。科研檔案管理工作是一項極為重要的基礎工作,檔案收集、保存和利用工作做得好與壞直接關系到檔案的數量與質量,要把檔案這項基礎工作做好,才能更好地為科技發展服務。
隨著“科技是第一生產力不斷”被論證,科技檔案管理工作也顯得日益重要。完善農業科技檔案收集、保存和利用,為科研工作提供有價值的科技檔案信息資源,對提高科研水平有著十分重要的意義。
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