新舊《會計檔案管理辦法》銜接問題

　　財政部、國家檔案局聯(lián)合印發(fā)的《會計檔案管理辦法》(財政部國家檔案局令第79號，以下簡稱新《管理辦法》)自2016年1月1日起施行，原《會計檔案管理辦法》(財會字〔1998〕32號，以下簡稱原《管理辦法》)同時廢止。為確保新《管理辦法》的有效貫徹實(shí)施，實(shí)現(xiàn)新舊管理辦法平穩(wěn)過渡，兩部委就有關(guān)銜接問題進(jìn)行了解讀。

　　關(guān)于保管期限的銜接規(guī)定

　　(一)新《管理辦法》與原《管理辦法》規(guī)定的最低保管期限不一致的，按照新《管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。

　　(二)已到原《管理辦法》規(guī)定的最低保管期限，并已于2015年12月31日前鑒定可以銷毀但尚未進(jìn)行銷毀的會計檔案，應(yīng)按照新《管理辦法》的規(guī)定組織銷毀;已到原《管理辦法》規(guī)定的最低保管期限，并已于2015年12月31日前鑒定予以繼續(xù)保管的會計檔案，應(yīng)按照新《管理辦法》確定繼續(xù)保管期限(最低繼續(xù)保管期限等于新《管理辦法》規(guī)定的最低保管期限減去已保管期限，下同)。

　　(三)已到原《管理辦法》規(guī)定的最低保管期限，但2015年12月31日前尚未進(jìn)行鑒定的會計檔案，應(yīng)按照新《管理辦法》的規(guī)定進(jìn)行鑒定，確定銷毀或繼續(xù)保管。確定銷毀的，應(yīng)按照新《管理辦法》的規(guī)定組織銷毀;確定繼續(xù)保管的，應(yīng)按照新《管理辦法》確定繼續(xù)保管期限。

　　(四)未到原《管理辦法》規(guī)定的最低保期限的會計檔案，應(yīng)按照新《管理辦法》的規(guī)定重新劃定保管期限。

　　關(guān)于電子會計資料歸檔的銜接規(guī)定

　　(一)單位如在新《管理辦法》施行前已利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段開展會計核算和會計檔案管理，其有關(guān)工作符合《企業(yè)會計信息化工作規(guī)范》(財會〔2013〕20號)的要求，所形成的、尚未移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管的會計資料符合新《管理辦法》第八條、第九條規(guī)定的電子會計檔案歸檔條件的，可僅以電子形式歸檔保管。2014年以前形成的會計資料一律按照原《管理辦法》的規(guī)定歸檔保管。

　　(二)各單位根據(jù)新《管理辦法》僅以電子形式保存會計檔案的，原則上應(yīng)從一個完整會計年度的年初開始執(zhí)行，以保證其年度會計檔案保管形式的一致性。

　　附：

　　會計檔案管理辦法

　　第一條 為了加強(qiáng)會計檔案管理，有效保護(hù)和利用會計檔案，根據(jù)《中華人民共和國會計法》《中華人民共和國檔案法》等有關(guān)法律和行政法規(guī)，制定本辦法。

　　第二條 國家機(jī)關(guān)、社會團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位和其他組織(以下統(tǒng)稱單位)管理會計檔案適用本辦法。

　　第三條 本辦法所稱會計檔案是指單位在進(jìn)行會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括通過計算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。

　　第四條 財政部和國家檔案局主管全國會計檔案工作，共同制定全國統(tǒng)一的會計檔案工作制度，對全國會計檔案工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)。

　　縣級以上地方人民政府財政部門和檔案行政管理部門管理本行政區(qū)域內(nèi)的會計檔案工作，并對本行政區(qū)域內(nèi)會計檔案工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)。

　　第五條 單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)會計檔案管理工作，建立和完善會計檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀等管理制度，采取可靠的安全防護(hù)技術(shù)和措施，保證會計檔案的真實(shí)、完整、可用、安全。

　　單位的檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員所屬機(jī)構(gòu)(以下統(tǒng)稱單位檔案管理機(jī)構(gòu))負(fù)責(zé)管理本單位的會計檔案。單位也可以委托具備檔案管理條件的機(jī)構(gòu)代為管理會計檔案。

　　第六條 下列會計資料應(yīng)當(dāng)進(jìn)行歸檔：

　　(一)會計憑證，包括原始憑證、記賬憑證;

　　(二)會計賬簿，包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿;

　　(三)財務(wù)會計報告，包括月度、季度、半年度、年度財務(wù)會計報告;

　　(四)其他會計資料，包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書及其他具有保存價值的會計資料。

　　第七條 單位可以利用計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)通信等信息技術(shù)手段管理會計檔案。

　第八條 同時滿足下列條件的，單位內(nèi)部形成的屬于歸檔范圍的電子會計資料可僅以電子形式保存，形成電子會計檔案：

　　(一)形成的電子會計資料來源真實(shí)有效，由計算機(jī)等電子設(shè)備形成和傳輸;

　　(二)使用的會計核算系統(tǒng)能夠準(zhǔn)確、完整、有效接收和讀取電子會計資料，能夠輸出符合國家標(biāo)準(zhǔn)歸檔格式的會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報表等會計資料，設(shè)定了經(jīng)辦、審核、審批等必要的審簽程序;

　　(三)使用的電子檔案管理系統(tǒng)能夠有效接收、管理、利用電子會計檔案，符合電子檔案的長期保管要求，并建立了電子會計檔案與相關(guān)聯(lián)的其他紙質(zhì)會計檔案的檢索關(guān)系;

　　(四)采取有效措施，防止電子會計檔案被篡改;

　　(五)建立電子會計檔案備份制度，能夠有效防范自然災(zāi)害、意外事故和人為破壞的影響;

　　(六)形成的電子會計資料不屬于具有永久保存價值或者其他重要保存價值的會計檔案。

　第九條 滿足本辦法第八條規(guī)定條件，單位從外部接收的電子會計資料附有符合《中華人民共和國電子簽名法》規(guī)定的電子簽名的，可僅以電子形式歸檔保存，形成電子會計檔案。

　　第十條 單位的會計機(jī)構(gòu)或會計人員所屬機(jī)構(gòu)(以下統(tǒng)稱單位會計管理機(jī)構(gòu))按照歸檔范圍和歸檔要求，負(fù)責(zé)定期將應(yīng)當(dāng)歸檔的會計資料整理立卷，編制會計檔案保管清冊。