1) 編制檔案保管期限表

　　檔案保管期限表是用表冊形式列舉檔案的來源、內容和形式，并指明檔案保管期限的一種指導性文件。它是鑒定檔案保存價值和確定檔案保管期限的依據。

　　檔案保管期限表通常由順序號、條款、保管期限、附注以及總的“說明”等部分組成，其中，條款和保管期限是最基本的項目。

　　(1) 順序號。

　　順序號是按照條款的系統排列順序統一編的序號。它起著固定條款的排列位置和順序的作用，也可作為鑒定時引用條款的代號。

　　(2) 條款。

　　條款是一組類型相同的文件的名稱和標題。每一條款應代表一組有內在聯系的價值相同的文件。有時，為了使條款簡潔醒目，也可以將價值不同的而有聯系的一組文件寫成一個條款，在條款下面分別指出其不同的保管期限。條款的擬制一般不宜過多過細，應具有一定的概括性，但范圍也不能過寬。條款較多的保管期限表還須把條款加以分類。

　　(3) 保管期限。

　　保管期限分為永久保存和定期保存。永久保存就是無限期地盡可能長遠地保存下去，定期保存就是只保存一定的年限，保管期滿后即可銷毀。長期保存一般是指檔案須保存16～50年;短期保存一般是指15年以下。

　　定期保存的時間計算方法一般是從文件產生后的第二年起計算，有些特殊文件和專門文件可以從其失效、結案后算起。所有確定為定期保存的檔案到保管期滿后還須復查，如發現有繼續需要保存的，仍應保存下去，有的延長保管期限，有的轉為永久保存。

　　對于機關檔案保管期限表，其中，短期和長期的期限也可視需要指出明確的年限，如

　　短期保管的文件保管年限又可分為3年、5年、XX年等，長期保管的文件保管年限分為20年、25年、30年等。