會議策劃安排的內容

　　一、會場預約

　　我們將根據您的需要，為您具體分析各種情況作出最完美的策劃;我們將根據會議的級別,為您選擇會議舉辦地;我們將根據會議對周邊環境的要求，為您確定具體舉辦地點;我們將根據會議的具體情況，確定是否將會議劃分為幾個分會場，選擇分會場的地點，并提前為您預約。

　　二、負責會場的布局，設備安裝調試

　　我們將根據會議的具體情況，為您設計并安排會場的布局，細致周到地設計好所有的細節；我們將根據您的需要，為您提供會議所需要的所有設備，并提前安放在指定位置；我們將根據您的需要，提前為您調試好設備，并進行演練，確保會議的順利進行。

　　三、印刷材料的設計制作

　　我們將為您的會議提供宣傳冊等印刷品設計、生產一條龍服務;我們將根據會議的具體需求，設計印刷品的樣式、內容、選擇圖案;我們將會為您的印刷品指定專門的廠家生產以及印刷;我們將根據您的需要，提前把印刷品送到會場或指定位置.

　　四、參會者的接送

　　我們將根據參加會議者的具體情況以及人數多少安排相應的車輛;我們的專車將會提前在指定位置等待參會人員，把參會人員迅速、安全地送到會場或下榻酒店.

　　五、參會者的餐飲

　　我們將根據參會人員的喜好，為您預定各種形式的餐會：西餐、中餐、自助餐、宴會等等;我們將根據參會人員的具體情況以及會場和下榻酒店的地點，為您推薦不同的用餐地點.

　　六、參會者業余時間的安排

　　我們將根據參會人員的喜好，為您設計不同的休閑方式;我們可以為您設計專門的旅游線路，方便您的出行;我們將為您介紹下榻酒店附近的娛樂設施，供你選擇.

　　依托我公司強大的信息資源和服務體系，本公司在承辦各種會議方面具有獨到的專業優勢，我們能夠為客戶提供吃、注行、娛、購一整套完善的會議策劃實施方案；從主題創意、內容策劃、參會人員的邀請、會場設計安排、接待宴請、媒體支持及政府關系協調等等，事無巨細，我們都一一安排。

　　國際會議的策劃

　　可以毫不夸張地說，每一個國際會議都是一個系統工程，只因各自的層次高低不同、規模大小不一而迥異。從鄰近各國，甚至世界各地，調兵遣將匯集數十人乃至數千人至某地參加一次國際讎已屬不易。會議中，既要使代表們能開誠布公，暢所欲言，又要使會議的高座雄辯中保持一致，善始善終，更費周折。何況國際會議的與會者都有一定的身份，不是專家教授，便是社會賢達；不是商賈巨富，便是部長大臣。如會務安排發生差錯或生活接待有所疏忽都會造成不良的國際影響，使組織者感到尬尷，使代表們感到遺憾。國際會議還是個跨行業、跨部門的工作，從外事到旅游，無不一一涉及。它必須有許多單位的密切配合與合作，層層負責，環環扣緊，才能事竟于成。進行這樣的系統工程，如不事先預作周密的策劃，而是“跟著感覺去走”，走一步看一步，就難保不出問題。對國際會議要預做認真策劃的目的是：

　　一、有條不紊地進行工作。有了策劃，什么時間完成什么，完成到什么程度，由誰來完成，便心中有數，可以避免盲目性和隨意性，加強時間觀念。

　　二、預見可能遇到的困難。未雨綢繆。策劃即使不能防止意外險阻的出現，至少能使人處變不驚，增加工作的主動性。

　　三、對各種需要做出估計。兵馬未動，糧草先行。國際會議需要充分的人力、物力和財力支持。有了規劃才能估計到各種需要的種類、數量和出現的時間，預做準備，防患于未然。

　　國際會議的組織者理所當然地要認真進行策劃，其他與會人士雖不直接從事策劃，但熟悉一下國際會議的形成和內中的問題，也定會有所裨益。

　　策劃國際會議需要注意：

　　一、及早動手。通常一個大型國際會議的構思、醞釀和策劃一年前就要開始。策劃是個漸進的.過程。在構思和醞釀階段中，策劃的雛形實際上也在形成，只是待籌備進行到一定階段時，人們要求看到工作設想和實施方案，正式的策劃才破繭而出。經驗表明，策劃宜早不宜遲，原因是需要留出討論、修改和審批的充分時間。

　　二、全面考慮。國際會議的準備工作涉及方方面面，需考慮周詳，避免因一時疏漏在將來造成損失。如會議主題選擇不當就可能使會議談不起來；如時間選擇不當，正值寒冬或酷暑，就會使用權與會者叫苦不迭；如會場未選合適，會議服務跟不上來，就會使會議陷于停頓。智者千慮必有一失，雖不應對策劃者求全責備，但策劃者也決不能因此而放松努力。特別要抓緊關鍵環節，避免出現大的閃失。

　　三、訂出落實的時間表。為了保證策劃能按時實施，必須訂出各階段任務的具體落實時間表。這一時間表是督促檢查的依據，也是掌握進度，調整快慢的準繩。經驗證明，掌握以下兩個環節是關鍵：

　　1．會議請柬發出的時間；

　　2．代表抵達和簽到的時間。

　　會議請柬的發出是會議前期準備完成的重要標志。很難設想在會議名稱、主題、時間、地點、與會范圍及經費確定和落實之前，就發出請柬。代表的順利抵達和簽到則是會前準備已經全部就緒，會議即將開始實質性活動的另一重要標志。因此，如能科學地確定發出請柬和代表報到的時間，并認真予以執行，其他準備工作便可一一帶動。

　　四、借助他山之石。對于我們許多人來說，國際會議還是一個相對的新事物。我們的知識有限，經驗不足，應當求助于國內外的先行者，汲取他們的經驗教訓，結合本行業、本部門、本會議的特點，加以具體策劃。別人的總結、規劃、報告都有參考價值，可以借來一閱。有時，“與君一席談勝讀十年書”，也不妨一試。

　　對策劃國際會議的目的和注意事項有了基本了解之后，我們就可以就策劃中經常遇到的問題做進一步探討。

　　一、會議宗旨

　　所謂會議宗旨就是指舉辦某一特定國際會議的目標。對此，會議的主辦者都會準確和簡明的語言加以闡明。例如1981年在墨西哥舉行的坎昆首腦會議的主要目的便是：“通過國際元首和政府首腦，對全球談判和其他講臺上關于國際經濟合作的其他努力，獲得認識上的真正一致，并給予積極的政治推動，以促進全球談判達成協議。”從這段文字里，我們至少可以看出三層意思：