會議策劃安排的內(nèi)容

　　一、會場預(yù)約

　　我們將根據(jù)您的需要，為您具體分析各種情況作出最完美的策劃;我們將根據(jù)會議的級別,為您選擇會議舉辦地;我們將根據(jù)會議對周邊環(huán)境的要求，為您確定具體舉辦地點(diǎn);我們將根據(jù)會議的具體情況，確定是否將會議劃分為幾個(gè)分會場，選擇分會場的地點(diǎn)，并提前為您預(yù)約。

　　二、負(fù)責(zé)會場的布局，設(shè)備安裝調(diào)試

　　我們將根據(jù)會議的具體情況，為您設(shè)計(jì)并安排會場的布局，細(xì)致周到地設(shè)計(jì)好所有的細(xì)節(jié)；我們將根據(jù)您的需要，為您提供會議所需要的所有設(shè)備，并提前安放在指定位置；我們將根據(jù)您的需要，提前為您調(diào)試好設(shè)備，并進(jìn)行演練，確保會議的順利進(jìn)行。

　　三、印刷材料的設(shè)計(jì)制作

　　我們將為您的會議提供宣傳冊等印刷品設(shè)計(jì)、生產(chǎn)一條龍服務(wù);我們將根據(jù)會議的具體需求，設(shè)計(jì)印刷品的樣式、內(nèi)容、選擇圖案;我們將會為您的印刷品指定專門的廠家生產(chǎn)以及印刷;我們將根據(jù)您的需要，提前把印刷品送到會場或指定位置.

　　四、參會者的接送

　　我們將根據(jù)參加會議者的具體情況以及人數(shù)多少安排相應(yīng)的車輛;我們的專車將會提前在指定位置等待參會人員，把參會人員迅速、安全地送到會場或下榻酒店.

　　五、參會者的餐飲

　　我們將根據(jù)參會人員的喜好，為您預(yù)定各種形式的餐會：西餐、中餐、自助餐、宴會等等;我們將根據(jù)參會人員的具體情況以及會場和下榻酒店的地點(diǎn)，為您推薦不同的用餐地點(diǎn).

　　六、參會者業(yè)余時(shí)間的安排

　　我們將根據(jù)參會人員的喜好，為您設(shè)計(jì)不同的休閑方式;我們可以為您設(shè)計(jì)專門的旅游線路，方便您的出行;我們將為您介紹下榻酒店附近的娛樂設(shè)施，供你選擇.

　　依托我公司強(qiáng)大的信息資源和服務(wù)體系，本公司在承辦各種會議方面具有獨(dú)到的專業(yè)優(yōu)勢，我們能夠?yàn)榭蛻籼峁┏浴⒆⑿小省①徱徽淄晟频臅h策劃實(shí)施方案；從主題創(chuàng)意、內(nèi)容策劃、參會人員的邀請、會場設(shè)計(jì)安排、接待宴請、媒體支持及政府關(guān)系協(xié)調(diào)等等，事無巨細(xì)，我們都一一安排。

　　國際會議的策劃

　　可以毫不夸張地說，每一個(gè)國際會議都是一個(gè)系統(tǒng)工程，只因各自的層次高低不同、規(guī)模大小不一而迥異。從鄰近各國，甚至世界各地，調(diào)兵遣將匯集數(shù)十人乃至數(shù)千人至某地參加一次國際讎已屬不易。會議中，既要使代表們能開誠布公，暢所欲言，又要使會議的高座雄辯中保持一致，善始善終，更費(fèi)周折。何況國際會議的與會者都有一定的身份，不是專家教授，便是社會賢達(dá)；不是商賈巨富，便是部長大臣。如會務(wù)安排發(fā)生差錯(cuò)或生活接待有所疏忽都會造成不良的國際影響，使組織者感到尬尷，使代表們感到遺憾。國際會議還是個(gè)跨行業(yè)、跨部門的工作，從外事到旅游，無不一一涉及。它必須有許多單位的密切配合與合作，層層負(fù)責(zé)，環(huán)環(huán)扣緊，才能事竟于成。進(jìn)行這樣的系統(tǒng)工程，如不事先預(yù)作周密的策劃，而是“跟著感覺去走”，走一步看一步，就難保不出問題。對國際會議要預(yù)做認(rèn)真策劃的目的是：

　　一、有條不紊地進(jìn)行工作。有了策劃，什么時(shí)間完成什么，完成到什么程度，由誰來完成，便心中有數(shù)，可以避免盲目性和隨意性，加強(qiáng)時(shí)間觀念。

　　二、預(yù)見可能遇到的困難。未雨綢繆。策劃即使不能防止意外險(xiǎn)阻的出現(xiàn)，至少能使人處變不驚，增加工作的主動性。

　　三、對各種需要做出估計(jì)。兵馬未動，糧草先行。國際會議需要充分的人力、物力和財(cái)力支持。有了規(guī)劃才能估計(jì)到各種需要的種類、數(shù)量和出現(xiàn)的時(shí)間，預(yù)做準(zhǔn)備，防患于未然。

　　國際會議的組織者理所當(dāng)然地要認(rèn)真進(jìn)行策劃，其他與會人士雖不直接從事策劃，但熟悉一下國際會議的形成和內(nèi)中的問題，也定會有所裨益。

　　策劃國際會議需要注意：

　　一、及早動手。通常一個(gè)大型國際會議的構(gòu)思、醞釀和策劃一年前就要開始。策劃是個(gè)漸進(jìn)的.過程。在構(gòu)思和醞釀階段中，策劃的雛形實(shí)際上也在形成，只是待籌備進(jìn)行到一定階段時(shí)，人們要求看到工作設(shè)想和實(shí)施方案，正式的策劃才破繭而出。經(jīng)驗(yàn)表明，策劃宜早不宜遲，原因是需要留出討論、修改和審批的充分時(shí)間。

　　二、全面考慮。國際會議的準(zhǔn)備工作涉及方方面面，需考慮周詳，避免因一時(shí)疏漏在將來造成損失。如會議主題選擇不當(dāng)就可能使會議談不起來；如時(shí)間選擇不當(dāng)，正值寒冬或酷暑，就會使用權(quán)與會者叫苦不迭；如會場未選合適，會議服務(wù)跟不上來，就會使會議陷于停頓。智者千慮必有一失，雖不應(yīng)對策劃者求全責(zé)備，但策劃者也決不能因此而放松努力。特別要抓緊關(guān)鍵環(huán)節(jié)，避免出現(xiàn)大的閃失。

　　三、訂出落實(shí)的時(shí)間表。為了保證策劃能按時(shí)實(shí)施，必須訂出各階段任務(wù)的具體落實(shí)時(shí)間表。這一時(shí)間表是督促檢查的依據(jù)，也是掌握進(jìn)度，調(diào)整快慢的準(zhǔn)繩。經(jīng)驗(yàn)證明，掌握以下兩個(gè)環(huán)節(jié)是關(guān)鍵：

　　1．會議請柬發(fā)出的時(shí)間；

　　2．代表抵達(dá)和簽到的時(shí)間。

　　會議請柬的發(fā)出是會議前期準(zhǔn)備完成的重要標(biāo)志。很難設(shè)想在會議名稱、主題、時(shí)間、地點(diǎn)、與會范圍及經(jīng)費(fèi)確定和落實(shí)之前，就發(fā)出請柬。代表的順利抵達(dá)和簽到則是會前準(zhǔn)備已經(jīng)全部就緒，會議即將開始實(shí)質(zhì)性活動的另一重要標(biāo)志。因此，如能科學(xué)地確定發(fā)出請柬和代表報(bào)到的時(shí)間，并認(rèn)真予以執(zhí)行，其他準(zhǔn)備工作便可一一帶動。

　　四、借助他山之石。對于我們許多人來說，國際會議還是一個(gè)相對的新事物。我們的知識有限，經(jīng)驗(yàn)不足，應(yīng)當(dāng)求助于國內(nèi)外的先行者，汲取他們的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，結(jié)合本行業(yè)、本部門、本會議的特點(diǎn)，加以具體策劃。別人的總結(jié)、規(guī)劃、報(bào)告都有參考價(jià)值，可以借來一閱。有時(shí)，“與君一席談勝讀十年書”，也不妨一試。

　　對策劃國際會議的目的和注意事項(xiàng)有了基本了解之后，我們就可以就策劃中經(jīng)常遇到的問題做進(jìn)一步探討。

　　一、會議宗旨

　　所謂會議宗旨就是指舉辦某一特定國際會議的目標(biāo)。對此，會議的主辦者都會準(zhǔn)確和簡明的語言加以闡明。例如1981年在墨西哥舉行的坎昆首腦會議的主要目的便是：“通過國際元首和政府首腦，對全球談判和其他講臺上關(guān)于國際經(jīng)濟(jì)合作的其他努力，獲得認(rèn)識上的真正一致，并給予積極的政治推動，以促進(jìn)全球談判達(dá)成協(xié)議。”從這段文字里，我們至少可以看出三層意思：