賒銷內(nèi)控的設(shè)計和運(yùn)行論文
應(yīng)收賬款在企業(yè)總資產(chǎn)中比例過高，將增加產(chǎn)生呆賬、壞賬的風(fēng)險。如何防范、降低這種風(fēng)險，確保應(yīng)收賬款的回收呢?
企業(yè)為了增強(qiáng)競爭能力，提高市場占有率，降低產(chǎn)品庫存，往往會采取加大賒銷力度的辦法，但是隨著賒銷力度的加大，導(dǎo)致應(yīng)收賬款在企業(yè)總資產(chǎn)中比例過高，相應(yīng)地也增加了產(chǎn)生呆賬、壞賬的風(fēng)險。如何防范、降低這種風(fēng)險，確保應(yīng)收賬款的回收呢?筆者結(jié)合實(shí)際情況，從賒銷內(nèi)部控制的設(shè)計和運(yùn)行上談一些看法。
一、企業(yè)管理者應(yīng)結(jié)合市場具體情況，制定合理的賒銷政策。
賒銷政策主要包括賒銷期(信用期間)、賒銷標(biāo)準(zhǔn)、折讓折扣等三個方面。(1)賒銷期通常指客戶從購貨到付款的期間。賒銷期太長會導(dǎo)致許多不確定因素的產(chǎn)生，同時也會增加相應(yīng)的成本費(fèi)用，賒銷期太短會對客戶失去吸引力，喪失賒銷作用，所以企業(yè)應(yīng)針對每一個具體將要賒銷的客戶制定合理的賒銷期間；(2)賒銷標(biāo)準(zhǔn)，企業(yè)應(yīng)結(jié)合自身情況制定本企業(yè)賒銷的標(biāo)準(zhǔn)，客戶能達(dá)到這個標(biāo)準(zhǔn)的，才能賒銷，這個標(biāo)準(zhǔn)可以參照“五C”系統(tǒng)。即客戶的品質(zhì)(Character)、能力(Capacity)、資本(Capital)、抵押(Collateral)和條件(Conditions)等五個方面來綜合分析，應(yīng)收賬款的質(zhì)量將很大程度上取決于對客戶的“五C”系統(tǒng)評價；(3)折讓和折扣，采用折讓和折扣可以吸引客戶為享受到優(yōu)惠條件而提前付款，從而縮短應(yīng)收賬款的收款期，但折讓和折扣同樣也會導(dǎo)致企業(yè)在價格上的損失，影響損益，故企業(yè)應(yīng)根據(jù)成本效益原則來恰當(dāng)把握。
二、應(yīng)建立健全的賒銷組織機(jī)構(gòu)，恰當(dāng)?shù)穆氊?zé)分離，嚴(yán)格的賒銷審批制度。
根據(jù)內(nèi)部控制原理要求，企業(yè)在建立和完善組織機(jī)構(gòu)過程中，應(yīng)遵循不相容職務(wù)相互分離的原則。賒銷是應(yīng)收賬款產(chǎn)生的原因，一般來說，銷售人員為了增加銷售數(shù)量，提高業(yè)績而不十分重視壞賬損失風(fēng)險，建立獨(dú)立于銷售部門之外的賒銷審批部門，嚴(yán)格地按照企業(yè)的賒銷政策執(zhí)行賒銷審批職能，就可以有效地克服這一現(xiàn)象。由于內(nèi)部控制僅僅針對于一般常規(guī)業(yè)務(wù)活動而設(shè)計，對于賒銷審批職能來說，一定要按照被授予審批職權(quán)來執(zhí)行，對于超出規(guī)定權(quán)限的賒銷一定要特別授權(quán)，不得濫用審批職權(quán)。嚴(yán)格地執(zhí)行賒銷審批制度，可以有效地降低壞賬風(fēng)險。
三、用充分的憑證和記錄，提供一個完整清晰的賒銷交易軌跡。
憑證和記錄的控制是內(nèi)部控制程序中一個重要的組成因素。做好這項工作可以確保內(nèi)部控制發(fā)揮作用，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制目標(biāo)。一項賒銷業(yè)務(wù)從開始意向的達(dá)成，合同的簽定一直到應(yīng)收賬款的回收應(yīng)由充分的憑證和記錄來反映和控制，這些憑證和記錄往往來自不同的部門。例如，信用審批部門、銷售部門、倉庫部門、運(yùn)輸部門、財務(wù)部門、審計部門等，各部門在建立崗位責(zé)任制的基礎(chǔ)上要重視、完善和保護(hù)這些憑證和記錄。這些憑證和記錄提供的信息主要分為兩大類：一是涉及經(jīng)營管理方面的，屬于管理會計的范疇；二是涉及財務(wù)會計報告方面的，屬于財務(wù)會計的'范疇。這些憑證和記錄不僅充分詳細(xì)地描述了賒銷交易過程，同時也為管理當(dāng)局日后分析和評價賒銷的內(nèi)部控制設(shè)計是否合理，運(yùn)行是否有效提供了依據(jù)。
四、加強(qiáng)應(yīng)收賬款的日常管理，做好應(yīng)收賬款核對工作，制定恰當(dāng)?shù)氖湛钷k法。
對于應(yīng)收賬款的核對，可采用由有關(guān)部門按月寄出對賬單的方法，對于不符金額可及時進(jìn)行核對，找出不符原因。對于應(yīng)收賬款回收，一般應(yīng)確信大多數(shù)客戶都能按照合同或協(xié)議履行償還所欠貸款的義務(wù)。若客戶在約定的期限沒有付款，無非有兩種原因：一種是惡意拖欠；一種是確實(shí)無力償還。企業(yè)管理當(dāng)局應(yīng)具體問題具體分析，針對不同的欠款原因，采取不同的收款方法，例如可采用電話、電傳、信函、派人上門交涉、訴諸法律等方法。在制定這些方法的過程中同樣也適用于成本效益原則，一要考慮收款的成本費(fèi)用，二要考慮壞賬損失的數(shù)額，盡量做到效益最大化。
五、做好應(yīng)收賬款回收情況監(jiān)督，尋找賒銷內(nèi)部控制中可能存在的薄弱環(huán)節(jié)，改進(jìn)和完善賒銷內(nèi)部控制。
內(nèi)部控制無論設(shè)計和運(yùn)行的多么完善都無法避免其固有的局限，這種局限性一方面來自于內(nèi)部控制的的本身，另一方面來自于執(zhí)行內(nèi)部控制的管理人員，所以做好內(nèi)部控制的檢查與評價尤為重要。這項工作一般由直屬于企業(yè)最高管理層的內(nèi)部審計部門執(zhí)行。對于賒銷來說主要做好應(yīng)收賬款的回收情況監(jiān)督，通過對應(yīng)收賬款的收款情況進(jìn)行檢查與評價，可以找到賒銷內(nèi)部控制中的薄弱環(huán)節(jié)，提出建設(shè)性意見，以便于今后工作中改進(jìn)和完善賒銷的內(nèi)部控制。例如可以通過編制“應(yīng)收賬款賬齡分析表”來了解應(yīng)收賬款的可回收性和估計壞賬損失金額的大小。對于被確認(rèn)或被注銷的壞賬，應(yīng)查明原因，取得確鑿的證據(jù)，判斷是否符合壞賬的標(biāo)準(zhǔn)，檢查是否履行了報批手續(xù)和經(jīng)過正確的會計處理。
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