【摘要】本文闡述了作為一名高校的教學(xué)秘書(shū)在教務(wù)管理過(guò)程中應(yīng)具備的素質(zhì)及能力。重點(diǎn)從獨(dú)立學(xué)院的特殊性出發(fā),分析獨(dú)立學(xué)院在人員方面存在的三大特點(diǎn),提出做好獨(dú)立學(xué)院教學(xué)秘書(shū)工作應(yīng)培養(yǎng)的四種能力。
【關(guān)鍵詞】獨(dú)立學(xué)院 教學(xué)秘書(shū) 能力
教學(xué)秘書(shū)是高校教學(xué)管理環(huán)節(jié)中最基層的管理者、實(shí)踐者、服務(wù)者和信息反饋者。在獨(dú)立學(xué)院中,教學(xué)秘書(shū)是各系基層教學(xué)管理人員,是系里不可或缺的教學(xué)管理者,也是教務(wù)部與各系聯(lián)系的紐帶。教學(xué)秘書(shū)的工作是一項(xiàng)平凡而又復(fù)雜但重要的工作,它直接影響整個(gè)學(xué)校教學(xué)工作的開(kāi)展。教學(xué)秘書(shū)的素質(zhì)及管理能力在一定程度上直接影響這個(gè)教學(xué)活動(dòng)的運(yùn)行,與學(xué)校的教學(xué)管理水平和教學(xué)質(zhì)量密切相關(guān).
1 對(duì)于任何一所高校的教學(xué)秘書(shū)來(lái)說(shuō)都應(yīng)該具備以下的素質(zhì)及能力:
1.1 熱情認(rèn)真,真誠(chéng)對(duì)待
因?yàn)榻虅?wù)管理工作本身具有繁瑣的一大特點(diǎn),所以作為一名最基礎(chǔ)的教務(wù)管理工作者,首先要有熱愛(ài)本工作的熱情之心,這樣在工作中才能積極應(yīng)對(duì),更好地發(fā)揮自己。而因?yàn)楣ぷ髦杏龅浆嵥榈氖虑楸容^多,且工作比較重要,若出現(xiàn)小的差錯(cuò)就會(huì)影響到整個(gè)教學(xué)工作,因此認(rèn)真就顯地尤為重要。同時(shí),教學(xué)秘書(shū)的工作需要與領(lǐng)導(dǎo)、老師、學(xué)生進(jìn)行不斷地溝通,所以在工作地過(guò)程中,教學(xué)秘書(shū)因真誠(chéng)對(duì)待自己需處理的事情及接觸的老師及學(xué)生。
1.2 熟悉教學(xué)管理工作流程,合理安排相關(guān)工作
教學(xué)秘書(shū)從事的教務(wù)管理工作具有時(shí)效性強(qiáng)的一大特點(diǎn)。不同學(xué)期卻都主要包括三個(gè)階段的內(nèi)容
1)學(xué)期初的教學(xué)準(zhǔn)備工作(包括學(xué)生注冊(cè)、開(kāi)學(xué)教學(xué)準(zhǔn)備、開(kāi)學(xué)初教學(xué)檢查、退補(bǔ)選及重修工作以及上學(xué)期相關(guān)教學(xué)資料的整理)
2)期中階段,主要是期中教學(xué)檢查,安排下學(xué)期課程及教材等征訂工作
3)期末工作安排,主要包括期末教學(xué)檢查、期末考試相關(guān)工作。當(dāng)然除了固定流程的內(nèi)容外,其實(shí)每個(gè)學(xué)期都有零散或者特殊的工作。所以說(shuō)熟悉這個(gè)流程,相關(guān)工作進(jìn)程是很順利的,但也需要學(xué)會(huì)應(yīng)對(duì)突發(fā)的、臨時(shí)的事宜。
1.3 注重工作的協(xié)調(diào)與平衡
教學(xué)秘書(shū)的管理工作涉及的部門(mén)和人員較多。既要承擔(dān)教務(wù)部指定的任務(wù),又要做好系的相關(guān)教學(xué)管理工作;既要與教師溝通又要與學(xué)生聯(lián)系;既要與本部門(mén)的人員聯(lián)系,又需要與其他部門(mén)人員溝通;既有常規(guī)的日常管理工作,又有突發(fā)臨時(shí)的事件。因此需要教學(xué)秘書(shū)在工作過(guò)程中做好協(xié)調(diào)與平衡,根據(jù)事情的輕重緩急來(lái)區(qū)別對(duì)待及處理。
1.4 注重檔案管理
教學(xué)秘書(shū)不僅僅要做好對(duì)事情的管理,更要做好對(duì)檔案的管理。檔案管理主要分為兩種:紙質(zhì)材料和電子文件。紙質(zhì)材料是目前常用的歸檔及查閱資料也是將來(lái)教學(xué)評(píng)估的必要資料,因此一定要做好相應(yīng)的管理工作。紙質(zhì)材料主要可以分為:教學(xué)日志管理、試卷管理、成績(jī)管理、畢業(yè)論文管理、日常教務(wù)文件管理、教學(xué)教改文件管理。同時(shí)可以根據(jù)學(xué)年或者學(xué)期對(duì)以上材料進(jìn)行歸檔。由于現(xiàn)在工作中電子文件傳輸?shù)念l繁與普遍性,因此也需增加對(duì)電子文件的整理歸類。
2 然而,獨(dú)立學(xué)院采用的是民辦機(jī)制,具有機(jī)制靈活、自負(fù)盈虧的特點(diǎn)。具體分析,其在人員方面主要呈現(xiàn)出以下三大特點(diǎn)
2.1 教務(wù)管理人員少,工作量大
由于獨(dú)立學(xué)院需要自負(fù)盈虧,具有明顯的“人少多辦事”的特點(diǎn)。教務(wù)管理人員少,每個(gè)系的教學(xué)秘書(shū)也嚴(yán)格按照學(xué)生比例進(jìn)行安排。而教務(wù)管理工作的優(yōu)劣直接關(guān)系到民辦教學(xué)的經(jīng)濟(jì)和社會(huì)效益,學(xué)院需要最大限度的發(fā)揮現(xiàn)有資源的作用,對(duì)應(yīng)的教務(wù)管理人員及教學(xué)秘書(shū)就需要最大的發(fā)揮自己的能力和效用,所以從總體來(lái)看,教務(wù)管理者的工作量比較大。
2.2 學(xué)生文化基礎(chǔ)等方面相對(duì)較弱,但個(gè)性強(qiáng),較難管理
獨(dú)立學(xué)院每年所招的學(xué)生整體的水平是低于公辦本科所招收的學(xué)生。學(xué)生的文化素質(zhì)及其他能力相比呈現(xiàn)略差的特點(diǎn),但他們的個(gè)性強(qiáng)烈,學(xué)習(xí)自由散漫,因此在教務(wù)管理過(guò)程中容易出現(xiàn)更多的問(wèn)題,這在一定程度上也就加大了教學(xué)秘書(shū)平時(shí)管理以及相關(guān)工作的量度和難度。
2.3 教師資源有限,有較多的母體學(xué)校的老師及一定的外聘教師
由于獨(dú)立學(xué)院比較重視資源的合理配置及優(yōu)化重組,獨(dú)立學(xué)院的師資主要有三部分組成:一是獨(dú)立學(xué)院所聘用的教師,二是母體學(xué)校的`教師(占了比較大的比例),三是部分外聘教師。由于師資隊(duì)伍的復(fù)雜及特殊性,對(duì)于同一問(wèn)題或者教學(xué)管理上,教學(xué)秘書(shū)需要采取不同的溝通方式或者溝通時(shí)間,這就在一定程度上增加了獨(dú)立學(xué)院教學(xué)秘書(shū)工作量。
3 目前,隨著獨(dú)立學(xué)院辦學(xué)自主性的加大以及學(xué)院二級(jí)管理,獨(dú)立學(xué)院教學(xué)秘書(shū)的工作被賦予了更多新的內(nèi)容
因此,筆者認(rèn)為基于獨(dú)立學(xué)院的特殊性,獨(dú)立學(xué)院的教學(xué)秘書(shū)除了應(yīng)具備教學(xué)秘書(shū)的基本素質(zhì)和能力外,更應(yīng)注重以下幾種能力的培養(yǎng)
3.1 注重相互交流,提高工作效率
相對(duì)與其他公辦的高校來(lái)說(shuō),在獨(dú)立學(xué)院從事教學(xué)秘書(shū)工作的人員都是從高校剛畢業(yè)的,工作經(jīng)驗(yàn)不是很豐富。同時(shí),獨(dú)立學(xué)院本身也是處于一個(gè)發(fā)展階段,會(huì)遇到很多教學(xué)問(wèn)題,或者出現(xiàn)完全不同于公辦學(xué)校的教學(xué)現(xiàn)象,所以不同系的教學(xué)秘書(shū)的相互溝通顯得尤為重要。通過(guò)溝通交流能學(xué)到好而快的工作方法,從而有效地提高工作效率。
3.2 加強(qiáng)細(xì)節(jié)管理,注重尋求輔導(dǎo)員的協(xié)助配合
由于學(xué)生基礎(chǔ)相對(duì)較差,對(duì)自己學(xué)業(yè)不是很重視。這就需要教學(xué)秘書(shū)對(duì)學(xué)生管理工作做的更為細(xì)致。同時(shí)由于學(xué)生的個(gè)性問(wèn)題,學(xué)業(yè)方面的管理也可以尋求輔導(dǎo)員的配合,做好相應(yīng)的教育和管理工作。比如說(shuō),畢業(yè)學(xué)生學(xué)分審核問(wèn)題。雖然首先是學(xué)生的自我審核,但更需要教學(xué)秘書(shū)仔細(xì)并且多次審核。發(fā)現(xiàn)學(xué)分問(wèn)題后,還要與其及時(shí)聯(lián)系。針對(duì)于問(wèn)題比較多的學(xué)生,應(yīng)通過(guò)輔導(dǎo)員協(xié)助配合做好相關(guān)提醒工作,從而為其正常畢業(yè)做好保障。
3.3 注重溝通的方式方法
因?yàn)楠?dú)立學(xué)院的師資力量很大一部分是由母體學(xué)校的老師組成,但是他們除了有課的時(shí)間,平時(shí)都不會(huì)來(lái)獨(dú)立學(xué)院,并且存在一種我是“外聘”老師的心理,所以很多工作不能及時(shí)或者積極完成。這就需要教學(xué)秘書(shū)注意與這些老師的溝通方式和方法。比如說(shuō)教學(xué)日歷的收集,應(yīng)該在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)提早一周,并且是通過(guò)郵箱及短信的提醒。對(duì)于外聘教師更應(yīng)如此,要特別注意時(shí)間問(wèn)題,爭(zhēng)取提早適時(shí)地通知,并特別注意提醒時(shí)語(yǔ)言的表達(dá)。
3.4 學(xué)會(huì)提議參謀
雖然教學(xué)秘書(shū)工作的性質(zhì)一貫被定義為任務(wù)的執(zhí)行者,或者有時(shí)候甚至被認(rèn)為就是“傳話筒”。但隨著越來(lái)越多的獨(dú)立學(xué)院二級(jí)管理,以及教學(xué)秘書(shū)對(duì)工作的熟悉及對(duì)各類信息的掌握,有時(shí)候完全可以為系主任針對(duì)具體的教學(xué)問(wèn)題提出一定的建議,以便更好更快的解決相關(guān)問(wèn)題。
總之教學(xué)秘書(shū)是一項(xiàng)服務(wù)工作,我們需要在實(shí)踐中不斷提高服務(wù)意識(shí)、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、勇于創(chuàng)新,從而有效地提高服務(wù)效率和質(zhì)量,為整個(gè)教學(xué)活動(dòng)的正常地運(yùn)行及教學(xué)質(zhì)量的提高建立良好的基礎(chǔ)。
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