【摘要】本文闡述了作為一名高校的教學秘書在教務管理過程中應具備的素質及能力。重點從獨立學院的特殊性出發,分析獨立學院在人員方面存在的三大特點,提出做好獨立學院教學秘書工作應培養的四種能力。
【關鍵詞】獨立學院 教學秘書 能力
教學秘書是高校教學管理環節中最基層的管理者、實踐者、服務者和信息反饋者。在獨立學院中,教學秘書是各系基層教學管理人員,是系里不可或缺的教學管理者,也是教務部與各系聯系的紐帶。教學秘書的工作是一項平凡而又復雜但重要的工作,它直接影響整個學校教學工作的開展。教學秘書的素質及管理能力在一定程度上直接影響這個教學活動的運行,與學校的教學管理水平和教學質量密切相關.
1 對于任何一所高校的教學秘書來說都應該具備以下的素質及能力:
1.1 熱情認真,真誠對待
因為教務管理工作本身具有繁瑣的一大特點,所以作為一名最基礎的教務管理工作者,首先要有熱愛本工作的熱情之心,這樣在工作中才能積極應對,更好地發揮自己。而因為工作中遇到瑣碎的事情比較多,且工作比較重要,若出現小的差錯就會影響到整個教學工作,因此認真就顯地尤為重要。同時,教學秘書的工作需要與領導、老師、學生進行不斷地溝通,所以在工作地過程中,教學秘書因真誠對待自己需處理的事情及接觸的老師及學生。
1.2 熟悉教學管理工作流程,合理安排相關工作
教學秘書從事的教務管理工作具有時效性強的一大特點。不同學期卻都主要包括三個階段的內容
1)學期初的教學準備工作(包括學生注冊、開學教學準備、開學初教學檢查、退補選及重修工作以及上學期相關教學資料的整理)
2)期中階段,主要是期中教學檢查,安排下學期課程及教材等征訂工作
3)期末工作安排,主要包括期末教學檢查、期末考試相關工作。當然除了固定流程的內容外,其實每個學期都有零散或者特殊的工作。所以說熟悉這個流程,相關工作進程是很順利的,但也需要學會應對突發的、臨時的事宜。
1.3 注重工作的協調與平衡
教學秘書的管理工作涉及的部門和人員較多。既要承擔教務部指定的任務,又要做好系的相關教學管理工作;既要與教師溝通又要與學生聯系;既要與本部門的人員聯系,又需要與其他部門人員溝通;既有常規的日常管理工作,又有突發臨時的事件。因此需要教學秘書在工作過程中做好協調與平衡,根據事情的輕重緩急來區別對待及處理。
1.4 注重檔案管理
教學秘書不僅僅要做好對事情的管理,更要做好對檔案的管理。檔案管理主要分為兩種:紙質材料和電子文件。紙質材料是目前常用的歸檔及查閱資料也是將來教學評估的必要資料,因此一定要做好相應的管理工作。紙質材料主要可以分為:教學日志管理、試卷管理、成績管理、畢業論文管理、日常教務文件管理、教學教改文件管理。同時可以根據學年或者學期對以上材料進行歸檔。由于現在工作中電子文件傳輸的頻繁與普遍性,因此也需增加對電子文件的整理歸類。
2 然而,獨立學院采用的是民辦機制,具有機制靈活、自負盈虧的特點。具體分析,其在人員方面主要呈現出以下三大特點
2.1 教務管理人員少,工作量大
由于獨立學院需要自負盈虧,具有明顯的“人少多辦事”的特點。教務管理人員少,每個系的教學秘書也嚴格按照學生比例進行安排。而教務管理工作的優劣直接關系到民辦教學的經濟和社會效益,學院需要最大限度的發揮現有資源的作用,對應的教務管理人員及教學秘書就需要最大的發揮自己的能力和效用,所以從總體來看,教務管理者的工作量比較大。
2.2 學生文化基礎等方面相對較弱,但個性強,較難管理
獨立學院每年所招的學生整體的水平是低于公辦本科所招收的學生。學生的文化素質及其他能力相比呈現略差的特點,但他們的個性強烈,學習自由散漫,因此在教務管理過程中容易出現更多的問題,這在一定程度上也就加大了教學秘書平時管理以及相關工作的量度和難度。
2.3 教師資源有限,有較多的母體學校的老師及一定的外聘教師
由于獨立學院比較重視資源的合理配置及優化重組,獨立學院的師資主要有三部分組成:一是獨立學院所聘用的教師,二是母體學校的`教師(占了比較大的比例),三是部分外聘教師。由于師資隊伍的復雜及特殊性,對于同一問題或者教學管理上,教學秘書需要采取不同的溝通方式或者溝通時間,這就在一定程度上增加了獨立學院教學秘書工作量。
3 目前,隨著獨立學院辦學自主性的加大以及學院二級管理,獨立學院教學秘書的工作被賦予了更多新的內容
因此,筆者認為基于獨立學院的特殊性,獨立學院的教學秘書除了應具備教學秘書的基本素質和能力外,更應注重以下幾種能力的培養
3.1 注重相互交流,提高工作效率
相對與其他公辦的高校來說,在獨立學院從事教學秘書工作的人員都是從高校剛畢業的,工作經驗不是很豐富。同時,獨立學院本身也是處于一個發展階段,會遇到很多教學問題,或者出現完全不同于公辦學校的教學現象,所以不同系的教學秘書的相互溝通顯得尤為重要。通過溝通交流能學到好而快的工作方法,從而有效地提高工作效率。
3.2 加強細節管理,注重尋求輔導員的協助配合
由于學生基礎相對較差,對自己學業不是很重視。這就需要教學秘書對學生管理工作做的更為細致。同時由于學生的個性問題,學業方面的管理也可以尋求輔導員的配合,做好相應的教育和管理工作。比如說,畢業學生學分審核問題。雖然首先是學生的自我審核,但更需要教學秘書仔細并且多次審核。發現學分問題后,還要與其及時聯系。針對于問題比較多的學生,應通過輔導員協助配合做好相關提醒工作,從而為其正常畢業做好保障。
3.3 注重溝通的方式方法
因為獨立學院的師資力量很大一部分是由母體學校的老師組成,但是他們除了有課的時間,平時都不會來獨立學院,并且存在一種我是“外聘”老師的心理,所以很多工作不能及時或者積極完成。這就需要教學秘書注意與這些老師的溝通方式和方法。比如說教學日歷的收集,應該在規定的時間內提早一周,并且是通過郵箱及短信的提醒。對于外聘教師更應如此,要特別注意時間問題,爭取提早適時地通知,并特別注意提醒時語言的表達。
3.4 學會提議參謀
雖然教學秘書工作的性質一貫被定義為任務的執行者,或者有時候甚至被認為就是“傳話筒”。但隨著越來越多的獨立學院二級管理,以及教學秘書對工作的熟悉及對各類信息的掌握,有時候完全可以為系主任針對具體的教學問題提出一定的建議,以便更好更快的解決相關問題。
總之教學秘書是一項服務工作,我們需要在實踐中不斷提高服務意識、總結經驗、勇于創新,從而有效地提高服務效率和質量,為整個教學活動的正常地運行及教學質量的提高建立良好的基礎。
參考文獻
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