1.通過網(wǎng)上心理咨詢
每個人都有一個內(nèi)心世界，每個有心理健康疾病的人都有其自我解決之道，有的積極應(yīng)對，有的消極甚至走向犯罪。其中積極應(yīng)對的方式之一就是尋求心理咨詢。高校學(xué)生心理檔案管理的核心功能就是要為學(xué)生的心理健康服務(wù)，對他們的心理發(fā)展歷程、波動、心理狀態(tài)進行分析、預(yù)防、跟蹤等。但是誰有心理問題、誰沒有心理問題很難區(qū)分，因為本質(zhì)上這是一個主觀的問題。而從當(dāng)前高校心理咨詢室預(yù)約進行心理咨詢的學(xué)生人數(shù)上看，將學(xué)生的心理咨詢信息納入到檔案管理中，模仿醫(yī)院采用病例檔案診治病人的方式非常有必要。將在線咨詢功能和學(xué)生的心理檔案系統(tǒng)進行信息關(guān)聯(lián)。學(xué)生心理檔案中記錄了學(xué)生的基本信息如學(xué)號、姓名、年齡、院系專業(yè)以及相關(guān)背景。學(xué)生通過網(wǎng)上心理咨詢系統(tǒng)登錄之后，其向系統(tǒng)提交的問題留言、選擇的咨詢方式、選擇的咨詢老師等都可以被記錄在案。不管這些有預(yù)約的學(xué)生最后有沒有實現(xiàn)心理咨詢，他們尋求幫助的心理卻是真實存在的，這都足以引起班主任以及學(xué)校的關(guān)注，如在規(guī)定時間未進行咨詢可以主動聯(lián)系學(xué)生，了解學(xué)生的心理狀態(tài)，如有健康問題需要提前進行干預(yù)。如果學(xué)生只是在網(wǎng)上留言，且心理老師有相關(guān)回復(fù)，那么這種一問一答的記錄必須進入學(xué)生的心理檔案信息中，作為對其心理狀態(tài)的一種記錄，并對其心理狀態(tài)變化進行預(yù)測、分析。在心理檔案中記錄學(xué)生的心理咨詢情況。這類似醫(yī)院對病人所開的病例或警方所做的筆錄，且這些信息都以電子化的方式進入到學(xué)生心理檔案中。在進行心理咨詢時，心理老師根據(jù)實際情況，可以邊問、邊交流的方式將信息計入到系統(tǒng)，系統(tǒng)后臺再將這些信息按照一定的格式形成檔案。當(dāng)然還有一種是網(wǎng)上以直接聊天的方式進行心理咨詢，如心海軟件就能實現(xiàn)此功能，這些聊天記錄理應(yīng)作為心理健康的解決方案（如反饋會建議）進入到檔案系統(tǒng)中。總之不管采取哪種方式，心理檔案在信息搜集時就已經(jīng)體現(xiàn)了其搜集信息的快捷性和準(zhǔn)確性，直接將目光定位于那些主動尋求心理幫助的人，顯而易見這個學(xué)生群體的心理檔案應(yīng)該受到重點關(guān)注，因為學(xué)生的這種主動性讓心理現(xiàn)象的內(nèi)隱性消失，教師不需要通過日常觀察或者自我報告的形式發(fā)現(xiàn)問題。
2.結(jié)合學(xué)校特點制訂有針對性的心理測評量表
測評內(nèi)容相互之間存在二次計分或重復(fù)、測評內(nèi)容與學(xué)生實際狀況相差太遠、學(xué)生對測評內(nèi)容不懂導(dǎo)致測評結(jié)果不準(zhǔn)確。因此高校在心理檔案管理過程中，需要結(jié)合學(xué)校本身的特點來制訂不同的測評量表，如藝術(shù)院校和軍校的測評內(nèi)容必然有區(qū)別，文科專業(yè)和理科專業(yè)學(xué)生在測評內(nèi)容上也有一定的不同，出身落后農(nóng)村學(xué)生和大城市學(xué)生使用同一套測評量表可能存在信息失真等。總之不能用同一套測評量表來測評全校學(xué)生，至少要分到專業(yè)，總體上看信息檔案中的心理測評內(nèi)容應(yīng)包含以下信息：基本的靜態(tài)信息：一般資料，這是在搜集心理檔案信息的基礎(chǔ)，它包含姓名、年齡、性別、院系專業(yè)、籍貫、民族、政治面貌等，特別是關(guān)于其出生和成長環(huán)境。身體狀況，身體條件好、長相好、身體健康的人往往更加自信，心理檔案需要關(guān)注學(xué)生是否有生理缺陷（包括身高太高、體重太重）、既往病史。家庭狀況。家庭條件對學(xué)生的心理健康產(chǎn)生非常大的影響，父母關(guān)系和諧、經(jīng)濟條件良好的學(xué)生一般都有著陽光的個性。家庭狀況信息關(guān)注學(xué)生家庭收入水平、學(xué)生的學(xué)費和生活費來源、父母及親戚的教育程度等。因為父母及親戚的社會地位往往反映了學(xué)生家庭的社會地位。在校情況，表現(xiàn)積極、團結(jié)的學(xué)生心理健康情況一般較好。主要關(guān)注信息有參加社團情況和擔(dān)任職務(wù)、獲獎情況、掛科與否、志愿選取與個人意愿是否匹配等。人際關(guān)系情況，如師生、同學(xué)、家庭和宿舍關(guān)系，以及是否戀愛、與戀人的感情關(guān)系狀況。人際關(guān)系不好的同學(xué)往往心理健康和個人品行上會呈現(xiàn)一定問題，如孤獨、孤傲、狂躁等。反映學(xué)生心理健康狀況和心理特點的資料。這種內(nèi)在的信息來源于各種心理測驗和咨詢記錄及其他統(tǒng)計資料。心理測驗注重對人格特征、心理健康現(xiàn)狀、職業(yè)規(guī)劃和職業(yè)能力測試等的測評，心理咨詢的內(nèi)容相對廣泛，如咨詢時間、內(nèi)容、咨詢?nèi)嘶拘畔ⅰ⒆稍內(nèi)税Y狀、交談記錄、心理問題原因分析、疏導(dǎo)措施及效果評價、反饋及其他跟蹤信息。其他統(tǒng)計信息包括學(xué)生分析報告、學(xué)生心理健康發(fā)展報告、學(xué)生心理健康預(yù)警情況分析等等，它包含對學(xué)生的心理健康評定、教育建議等。以上這些信息都應(yīng)作為動態(tài)信息進入心理檔案，并有針對性地跟蹤。
3.完善心理檔案的管理機制
有關(guān)心理各種信息的死板記錄和簡單堆砌，其信息搜集、監(jiān)管、數(shù)據(jù)分析和利用、結(jié)果跟蹤和反饋等是一項專業(yè)性很強的系統(tǒng)工程。因此在每個工作階段都應(yīng)有相應(yīng)的'機制保障其有效運行。檔案建立機制。心理檔案不是可有可無、不是隨意建，而是應(yīng)該以《高等學(xué)校檔案管理辦法》為基礎(chǔ)，讓心理檔案在內(nèi)容與形式上做到統(tǒng)一，且內(nèi)容決定形式，內(nèi)容應(yīng)該根據(jù)學(xué)生心理動態(tài)發(fā)展和變化進行不斷調(diào)整。在信息的搜集上，應(yīng)該遵循以學(xué)生基本檔案為基礎(chǔ)，形成依附于學(xué)生檔案的心理檔案，這樣在信息搜集上可以更加廣泛、更加主動。但心理檔案在管理上必須保障各參與主體的合法權(quán)利不受侵害。有效的快捷的數(shù)據(jù)分析機制。當(dāng)心理檔案信息都被電子化之后，應(yīng)該有比較科學(xué)的信息分析機制，一來可以針對性找出那些存在心理健康問題的學(xué)生以便提前進行干預(yù)，另外對進行干預(yù)的過程和效果進行分析，以便對干預(yù)方法不斷進行修改和創(chuàng)新，提高干預(yù)能力。學(xué)校的心理管理人員和檔案人員需要對所采集的數(shù)據(jù)進行科學(xué)嚴謹?shù)姆治觯蛛x個別問題與普遍問題，并制訂相應(yīng)的干預(yù)措施和指導(dǎo)計劃。由于心理檔案中的很多信息并不是數(shù)字化的，因此傳統(tǒng)上的數(shù)學(xué)分析法難以發(fā)揮作用，對此可以建立有效的“搜索”法，以關(guān)鍵詞的形式在心理檔案中進行挖掘，找出那些可能存在心理障礙的學(xué)生。另外，數(shù)據(jù)分析還有利于引導(dǎo)學(xué)生積極參與心理建檔，如積極進行自我心理測評和自我實踐，將各種自我心理修正方法進行公布，豐富學(xué)校的心理干預(yù)措施，提高干預(yù)效果。有效的信息反饋機制。理論上講每個人都有心理疾病，大學(xué)生處在就業(yè)、成長、求學(xué)、戀愛等多個“歷史”時點，他們的內(nèi)心更加復(fù)雜，會呈現(xiàn)出一些共性的心理問題，如果不給予反饋，這種負面的心理問題會傳播。因此公共問題可以講共性問題及其對策和建議，個案問題則需要私下輔導(dǎo)，做到保密為先。在信息反饋時需要做到語言表述要準(zhǔn)確、恰當(dāng)，切忌出現(xiàn)帶有鄙視、諷刺意味的詞匯，另外要好理解，少一些專業(yè)術(shù)語，讓心靈溝通更加有效。
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