1采購管理信息化的思考與探索
以前的勘測設(shè)計(jì)院大都變?yōu)楣こ坦荆嫦蛞訣PC為主的工程總承包，企業(yè)也以項(xiàng)目管理為核心來運(yùn)作，而在EPC工程總承包中采購顯得尤為重要。在企業(yè)生產(chǎn)和銷售規(guī)模維持不變的情況下，如何為工程總承包項(xiàng)目提供質(zhì)優(yōu)價(jià)廉的設(shè)備和材料，成為企業(yè)利潤新的增長點(diǎn)。
1.1目前采購存在的一些主要問題
（1）合同管理手段落后。合同審批手續(xù)繁雜、緩慢；合同履行中沒有有效的統(tǒng)計(jì)和分析工具，對(duì)采購過程中的采購數(shù)據(jù)無法建立業(yè)務(wù)分析系統(tǒng)，來向決策者提供有價(jià)值的信息數(shù)據(jù)；各個(gè)項(xiàng)目的采購信息也無法有效同步共享。（2）監(jiān)制環(huán)節(jié)難以全面覆蓋。監(jiān)制環(huán)節(jié)涵蓋貨物的制造工藝、人員以及設(shè)備的審查，制造過程中進(jìn)度和質(zhì)量的監(jiān)管，后續(xù)的包裝和儲(chǔ)運(yùn)等各個(gè)方面。目前的采購管理手段無法全程覆蓋，對(duì)于進(jìn)度和質(zhì)量仍難以建立信息預(yù)警體系，實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)監(jiān)控。（3）異地辦公難度大。項(xiàng)目管理人員經(jīng)常出差是常態(tài)，很多業(yè)務(wù)管理需要通過審批來走完流程，由于沒有充分利用互聯(lián)網(wǎng)+的技術(shù)或者APP，導(dǎo)致很多業(yè)務(wù)不能按時(shí)進(jìn)行和完成，出現(xiàn)效率低下的現(xiàn)象。（4）供應(yīng)商管理欠完善。從供應(yīng)商準(zhǔn)入、選擇、維護(hù)、再評(píng)價(jià)，沒有建立一套有效可行的動(dòng)態(tài)監(jiān)管機(jī)制，供應(yīng)商的分類管理、動(dòng)態(tài)更新未能充分發(fā)揮各自的優(yōu)勢來實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)略合作以達(dá)到降低生產(chǎn)成本的目的，不完善的供應(yīng)商分級(jí)管理以及再評(píng)價(jià)制度會(huì)給企業(yè)帶來風(fēng)險(xiǎn)。（5）物流管理智能化、標(biāo)準(zhǔn)化等方面有待提高。在內(nèi)陸運(yùn)輸、倉儲(chǔ)、海運(yùn)、貨運(yùn)單據(jù)等環(huán)節(jié)沒有充分的標(biāo)準(zhǔn)化和網(wǎng)絡(luò)化，降低了物流作業(yè)的效率；物流管理智能化程度不高，相關(guān)信息也無法實(shí)時(shí)采集與追蹤，過程的監(jiān)控難免受到影響。
1.2采購管理信息化
（1）采購管理的標(biāo)準(zhǔn)化、流程化。數(shù)據(jù)層面的集成完全基于流程層面的集成，而流程層面的集成則會(huì)受管理系統(tǒng)和管理程序等因素的影響。這就需要重新梳理和完善采購管理的工作程序，規(guī)范部門的采購流程和運(yùn)作方式。只有這樣，部門內(nèi)部、部門之間的信息互通才能順暢，在此基礎(chǔ)上才能將采購管理過程的要素?cái)?shù)據(jù)化進(jìn)而信息化。（2）采購管理的數(shù)據(jù)化。將采購管理的一切要素進(jìn)行數(shù)據(jù)化，貫穿整個(gè)采購的全過程。從采購策劃開始，對(duì)供應(yīng)商管理、采買、合同管理、監(jiān)制、物流、入庫、收尾各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行數(shù)據(jù)的采集、存儲(chǔ)、關(guān)聯(lián)、統(tǒng)計(jì)、分析。針對(duì)不同環(huán)節(jié)，對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行具體的分析來形成符合要求的各類圖表，實(shí)現(xiàn)全過程在線監(jiān)管，同時(shí)建立供應(yīng)商、產(chǎn)品、服務(wù)等方面數(shù)據(jù)庫，為本部門或其他相關(guān)部門提供數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)支持服務(wù)。（3）采購管理的一體化。在采購數(shù)據(jù)化的基礎(chǔ)上，將采購申請(qǐng)、招采、合同、支付、驗(yàn)收、入庫、結(jié)算等環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)建立信息的一致性，實(shí)現(xiàn)部門內(nèi)部、部門之間的協(xié)同合作和風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警。物流、資金流、信息流“三流”應(yīng)無縫鏈接和無礙流動(dòng)，真正實(shí)現(xiàn)三位一體，以達(dá)到降本增效、提升管理水平的效果。（4）采購管理的移動(dòng)化。利用移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，借助智能移動(dòng)終端設(shè)備，實(shí)現(xiàn)通過手機(jī)等移動(dòng)終端對(duì)采購管理的諸多業(yè)務(wù)進(jìn)行移動(dòng)管理。采購工程師可以通過手機(jī)APP在招采、流程審批、報(bào)表查詢、信息維護(hù)、進(jìn)度和質(zhì)量監(jiān)控、工作交流、文檔共享等方面進(jìn)行移動(dòng)辦公，采購工作不再受到時(shí)間、地點(diǎn)等限制。供應(yīng)商也可以通過手機(jī)APP上報(bào)進(jìn)度情況、反饋質(zhì)量問題、提交運(yùn)輸存儲(chǔ)數(shù)據(jù)、交流日常工作情況。（5）采購管理的智能化。物流網(wǎng)、地理信息系統(tǒng)、商業(yè)智能等先進(jìn)信息技術(shù)在管理信息系統(tǒng)中得到了廣泛應(yīng)用，為信息采集、綜合決策等工作開展提供了支持。建立貨物信息采集系統(tǒng)、條碼自動(dòng)識(shí)別系統(tǒng)、貨物自動(dòng)跟蹤系統(tǒng)等，可以方便物流信息的實(shí)時(shí)采集與追蹤，提高整個(gè)物流過程的管理和監(jiān)控水平，實(shí)現(xiàn)物流過程智能化、透明化。
2采購管理信息化的應(yīng)用
結(jié)合以前項(xiàng)目采購管理的經(jīng)驗(yàn)和模式，基于項(xiàng)目采購管理信息化的新要求，對(duì)采購管理流程進(jìn)行了重新梳理和完善，采購管理業(yè)務(wù)流程如圖1所示。
2.1基于設(shè)備清單的項(xiàng)目采購計(jì)劃
在前期策劃中，基于設(shè)計(jì)部門提交的初步設(shè)計(jì)的設(shè)備清單，按照項(xiàng)目的總體計(jì)劃制定采購計(jì)劃，從設(shè)備清單中選擇具體的設(shè)備明細(xì)數(shù)據(jù)歸入到采購計(jì)劃包中。隨后的催交計(jì)劃和檢驗(yàn)計(jì)劃以此為依據(jù)，將采購計(jì)劃中的設(shè)備明細(xì)級(jí)數(shù)據(jù)帶入這些計(jì)劃中，并將采購計(jì)劃中相關(guān)步驟進(jìn)行細(xì)化。
2.2大數(shù)據(jù)概念貫穿采購業(yè)務(wù)全過程
在供應(yīng)商管理模塊中，通過申請(qǐng)、準(zhǔn)入和考評(píng)，記錄并保存了供應(yīng)商的大量信息，這些信息中包含準(zhǔn)入名錄、產(chǎn)品信息、資質(zhì)、業(yè)績、產(chǎn)品認(rèn)證、服務(wù)關(guān)系狀態(tài)、考評(píng)等級(jí)等，對(duì)這些信息進(jìn)行檢索和分析。（1）在采買管理模塊中，通過招標(biāo)和非招標(biāo)的方式確定最終供應(yīng)商，對(duì)于所采購的設(shè)備按照各種特征值的設(shè)置將設(shè)備的價(jià)格信息進(jìn)行記錄，并同步至價(jià)格信息系統(tǒng)。同時(shí)通過分類、篩選等方式建立相應(yīng)設(shè)備的備件庫。（2）在合同管理模塊中，合同評(píng)審和簽訂后建立完整的合同臺(tái)賬，監(jiān)控合同的履行情況，按照嚴(yán)格的流程完成合同支付，通過數(shù)據(jù)的歸集將費(fèi)用資源加載到P6中，同時(shí)借助數(shù)據(jù)接口為采購業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)子系統(tǒng)的緊密結(jié)合提供必要的`支撐。（3）在監(jiān)制模塊中，設(shè)備級(jí)進(jìn)度臺(tái)賬和檢驗(yàn)臺(tái)賬的建立有助于實(shí)時(shí)監(jiān)管的更精細(xì)化。在進(jìn)度控制方面，借助不同的接口可以多方位獲得實(shí)時(shí)的進(jìn)度數(shù)據(jù)，通過分析和統(tǒng)計(jì)將進(jìn)度資源加載到P6中；在質(zhì)量控制方面，同樣可以多方位獲取質(zhì)量問題信息，通過分類和統(tǒng)計(jì)反饋的質(zhì)量問題。（4）在物流模塊中，設(shè)備清單是最基礎(chǔ)的數(shù)據(jù)，在此基礎(chǔ)上建立貨物發(fā)運(yùn)批次和貨運(yùn)清單，將這些貨物數(shù)據(jù)歸集形成貨運(yùn)單據(jù)，供出入庫、報(bào)關(guān)、海運(yùn)等環(huán)節(jié)使用。
2.3辦公移動(dòng)化
通過APP可以查看各類待辦工作，查看各類采購統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，辦理責(zé)權(quán)范圍內(nèi)的審批，實(shí)現(xiàn)在線審批，實(shí)時(shí)查詢。同時(shí)接受郵件并查閱附件，在線瀏覽。監(jiān)制工程師也可以通過手機(jī)終端進(jìn)行進(jìn)度實(shí)報(bào)，并將質(zhì)量問題及時(shí)反饋，上傳監(jiān)制過程中的照片、視頻等資料。對(duì)供應(yīng)商留有入口，供應(yīng)商可以通過手機(jī)終端參與招投標(biāo)過程，在線報(bào)價(jià)，查詢中標(biāo)信息等，也可以上報(bào)實(shí)際的制造進(jìn)度和相關(guān)的支撐資料。
2.4物流管理智能化
在發(fā)運(yùn)前，供應(yīng)商通過授權(quán)入口將貨物數(shù)據(jù)錄入物流管理模塊來完成貨物數(shù)據(jù)的采集，為后續(xù)的查詢、貨運(yùn)單據(jù)編制等工作提供數(shù)據(jù)支撐。借助條碼系統(tǒng)在運(yùn)輸?shù)闹匾?jié)點(diǎn)進(jìn)行物流信息的實(shí)時(shí)采集與追蹤，在項(xiàng)目現(xiàn)場根據(jù)倉儲(chǔ)計(jì)劃為存儲(chǔ)、出入庫等提供快速和便利的手段。同樣業(yè)主也可以在授權(quán)范圍內(nèi)實(shí)時(shí)查詢和了解貨物狀況。
3結(jié)語
通過采購管理信息化的建設(shè)，重新梳理、完善并固化了采購管理流程，在傳統(tǒng)的采購管理模式上進(jìn)行了有效的創(chuàng)新，數(shù)據(jù)取代了經(jīng)驗(yàn)，連續(xù)取代了離散，高效取代了人工。采購管理信息化使采購信息得到充分的共享，部門內(nèi)部、部門之間、供應(yīng)商和業(yè)主在授權(quán)范圍內(nèi)可以自由使用這些數(shù)據(jù)，為決策者提供了數(shù)據(jù)支持。采購管理信息化對(duì)供應(yīng)商、采購業(yè)務(wù)全過程進(jìn)行了有效的監(jiān)控，提升了風(fēng)險(xiǎn)管控能力，強(qiáng)化了采購管理力度。總之，借助采購管理信息化的建設(shè)，達(dá)到了精細(xì)化管理、降本增效、提升核心競爭力的目的。
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