隨著科研項目工作的穩步推進，大量的科研檔案材料不斷生成，科研單位檔案數量不斷增加，檔案管理工作的任務越來越繁重。科研單位檔案管理部門必須配合本單位科研事業的整體發展，為科研提供服務支撐。因此，科研單位檔案數字化建設必須與時俱進，提到議事日程，納入發展規劃。

　　一、科研單位檔案數字化建設的意義

　　檔案數字化建設，主要是指建立檔案的原件、原文、原貌的計算機儲存系統，并圍繞該系統建立起電子檔案的檢索系統，構成一個檔案計算機存儲、傳輸、檢索、查詢、復制、利用的良性運轉體系。檔案數字化建設不僅是必要的，更是迫切的，數字化建設必然成為今后檔案管理的重中之重。

　　（一） 科研單位檔案數字化建設有助于提高工作效率。在科研單位，一個科研項目研究成功并驗收后，新生成檔案的內容涉及方方面面，存檔后還有可能被多次借閱利用，同時需要必要的日常維護。檔案部門在檔案管理、利用過程中，需要對科研檔案進行詳細的類別劃分，需要分析各類檔案的作用、使用頻率、保存的需求，從而為日常的借閱和管理奠定基礎。隨著存儲年限、重要程度、檔案質量等方面的變化，檔案文件還會繼續產生相應的存檔變動。這些細致和復雜的工作如果單純依靠人工完成，不僅要消耗大量的人力、物力、財力，更會使工作效率受到影響，不能滿足科研人員的服務需求。實施檔案管理的數字化建設，能夠將傳統管理方式下繁瑣的人工操作解放出來，用更加高效的方式推進檔案管理。

　　（二）科研單位檔案數字化建設有助于提升管理質量。

　　在人工管理檔案的環境下，有的檔案在查閱后并不是科研人員所需要的內容，還需要進行新一輪的相關查閱。檔案的頻繁使用和查閱會使原始文件逐漸損耗，甚至發生部分文件丟失的問題。而且在科研單位中，有部分檔案應進行必要的保密。不僅檔案管理人員要具備強烈的責任感，檔案使用者也應具備責任意識。通過數字化建設，對檔案的基本內容、保密程度、借閱人員予以記錄，能夠直接減少檔案的損耗和泄密，使檔案借閱更有針對性，日常維護也能根據檔案的類別及時開展，從而使檔案管理工作的質量產生質的飛躍。

　　二、科研單位檔案數字化建設的措施

　　為了加速推進科研單位檔案工作的數字化建設，檔案管理部門應將數據庫系統設計、標準化研究、安全防范措施作為建設的首要任務，盡快鋪平數字化建設的道路，推動現有管理工作的轉型。

　　（一）設計科學高效的數據庫管理系統。數據庫是檔案管理數字化建設的基礎，也是最重要的工作。數據庫是系統數據的集合，其中既有檔案本身的'數據信息，也有檔案管理過程中新生成的信息，所以數據庫的設計應確保將檔案管理中所涉及的環節全面體現，以使用便捷、管理嚴謹作為原則，防止數字化管理的漏洞出現。檔案生成后應及時和數據庫建立關聯，檔案管理人員要對新檔案的主要內容、生成時間、保密級別、維護要求進行詳細的登記，生成序列號。當數據庫建立后，檔案管理人員應當變革保存方式，形成以傳統檔案保存和數字化保存并舉的管理方式，對檔案實行掃描和著錄，完成數字化存儲，方便日后查閱。

　　（二）確立檔案管理數字化建設的標準。數字化建設的進程中，科研單位傳統的檔案管理制度已經不能適應改革和發展的需求。在數據庫設計以外，數字化建設還應從標準化制度的層面改革現有的管理工作，對數據庫的類別、與科研單位數字化管理系統對接、新檔案必須具備的內容、數字化檔案的保存等確立明確的標準，使檔案的收集、保存、使用應從數字化的角度獲得制度保障。在標準化的支持下，檔案管理工作能夠減少不必要的工作程序，使科研單位上下協同一致，共同在新的管理標準下開展工作。

　　（三）制定數字化管理的安全防范機制。安全防范主要是對檔案使用和管理的權限進行約定，以及相關的安全監控。隨著檔案內容的數字化存儲，對于閱讀檔案的人員權限必須具有明確的劃分。對不同安全和保密級別的檔案，管理人員應從授權的角度予以規范。在必要的情況下，管理人員應通過檔案文件加密、文件防寫、網絡監控等措施確保檔案的安全，一旦發現問題，也能追根溯源。

　　科研單位開展檔案數字化建設，既滿足了科研單位現實發展的需求，又有利于單位長遠規劃的決策。科研單位只有克服困難，迎頭趕上，與其他行業同步發展，才能適應社會和時代發展的需要，更好地為科研事業科學發展服務。

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