隨著科研項(xiàng)目工作的穩(wěn)步推進(jìn)，大量的科研檔案材料不斷生成，科研單位檔案數(shù)量不斷增加，檔案管理工作的任務(wù)越來越繁重。科研單位檔案管理部門必須配合本單位科研事業(yè)的整體發(fā)展，為科研提供服務(wù)支撐。因此，科研單位檔案數(shù)字化建設(shè)必須與時(shí)俱進(jìn)，提到議事日程，納入發(fā)展規(guī)劃。

　　一、科研單位檔案數(shù)字化建設(shè)的意義

　　檔案數(shù)字化建設(shè)，主要是指建立檔案的原件、原文、原貌的計(jì)算機(jī)儲(chǔ)存系統(tǒng)，并圍繞該系統(tǒng)建立起電子檔案的檢索系統(tǒng)，構(gòu)成一個(gè)檔案計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)、傳輸、檢索、查詢、復(fù)制、利用的良性運(yùn)轉(zhuǎn)體系。檔案數(shù)字化建設(shè)不僅是必要的，更是迫切的，數(shù)字化建設(shè)必然成為今后檔案管理的重中之重。

　　（一） 科研單位檔案數(shù)字化建設(shè)有助于提高工作效率。在科研單位，一個(gè)科研項(xiàng)目研究成功并驗(yàn)收后，新生成檔案的內(nèi)容涉及方方面面，存檔后還有可能被多次借閱利用，同時(shí)需要必要的日常維護(hù)。檔案部門在檔案管理、利用過程中，需要對(duì)科研檔案進(jìn)行詳細(xì)的類別劃分，需要分析各類檔案的作用、使用頻率、保存的需求，從而為日常的借閱和管理奠定基礎(chǔ)。隨著存儲(chǔ)年限、重要程度、檔案質(zhì)量等方面的變化，檔案文件還會(huì)繼續(xù)產(chǎn)生相應(yīng)的存檔變動(dòng)。這些細(xì)致和復(fù)雜的工作如果單純依靠人工完成，不僅要消耗大量的人力、物力、財(cái)力，更會(huì)使工作效率受到影響，不能滿足科研人員的服務(wù)需求。實(shí)施檔案管理的數(shù)字化建設(shè)，能夠?qū)鹘y(tǒng)管理方式下繁瑣的人工操作解放出來，用更加高效的方式推進(jìn)檔案管理。

　　（二）科研單位檔案數(shù)字化建設(shè)有助于提升管理質(zhì)量。

　　在人工管理檔案的環(huán)境下，有的檔案在查閱后并不是科研人員所需要的內(nèi)容，還需要進(jìn)行新一輪的相關(guān)查閱。檔案的頻繁使用和查閱會(huì)使原始文件逐漸損耗，甚至發(fā)生部分文件丟失的問題。而且在科研單位中，有部分檔案應(yīng)進(jìn)行必要的保密。不僅檔案管理人員要具備強(qiáng)烈的責(zé)任感，檔案使用者也應(yīng)具備責(zé)任意識(shí)。通過數(shù)字化建設(shè)，對(duì)檔案的基本內(nèi)容、保密程度、借閱人員予以記錄，能夠直接減少檔案的損耗和泄密，使檔案借閱更有針對(duì)性，日常維護(hù)也能根據(jù)檔案的類別及時(shí)開展，從而使檔案管理工作的質(zhì)量產(chǎn)生質(zhì)的飛躍。

　　二、科研單位檔案數(shù)字化建設(shè)的措施

　　為了加速推進(jìn)科研單位檔案工作的數(shù)字化建設(shè)，檔案管理部門應(yīng)將數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)設(shè)計(jì)、標(biāo)準(zhǔn)化研究、安全防范措施作為建設(shè)的首要任務(wù)，盡快鋪平數(shù)字化建設(shè)的道路，推動(dòng)現(xiàn)有管理工作的轉(zhuǎn)型。

　　（一）設(shè)計(jì)科學(xué)高效的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)。數(shù)據(jù)庫是檔案管理數(shù)字化建設(shè)的基礎(chǔ)，也是最重要的工作。數(shù)據(jù)庫是系統(tǒng)數(shù)據(jù)的集合，其中既有檔案本身的'數(shù)據(jù)信息，也有檔案管理過程中新生成的信息，所以數(shù)據(jù)庫的設(shè)計(jì)應(yīng)確保將檔案管理中所涉及的環(huán)節(jié)全面體現(xiàn)，以使用便捷、管理嚴(yán)謹(jǐn)作為原則，防止數(shù)字化管理的漏洞出現(xiàn)。檔案生成后應(yīng)及時(shí)和數(shù)據(jù)庫建立關(guān)聯(lián)，檔案管理人員要對(duì)新檔案的主要內(nèi)容、生成時(shí)間、保密級(jí)別、維護(hù)要求進(jìn)行詳細(xì)的登記，生成序列號(hào)。當(dāng)數(shù)據(jù)庫建立后，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)變革保存方式，形成以傳統(tǒng)檔案保存和數(shù)字化保存并舉的管理方式，對(duì)檔案實(shí)行掃描和著錄，完成數(shù)字化存儲(chǔ)，方便日后查閱。

　　（二）確立檔案管理數(shù)字化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)。數(shù)字化建設(shè)的進(jìn)程中，科研單位傳統(tǒng)的檔案管理制度已經(jīng)不能適應(yīng)改革和發(fā)展的需求。在數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)以外，數(shù)字化建設(shè)還應(yīng)從標(biāo)準(zhǔn)化制度的層面改革現(xiàn)有的管理工作，對(duì)數(shù)據(jù)庫的類別、與科研單位數(shù)字化管理系統(tǒng)對(duì)接、新檔案必須具備的內(nèi)容、數(shù)字化檔案的保存等確立明確的標(biāo)準(zhǔn)，使檔案的收集、保存、使用應(yīng)從數(shù)字化的角度獲得制度保障。在標(biāo)準(zhǔn)化的支持下，檔案管理工作能夠減少不必要的工作程序，使科研單位上下協(xié)同一致，共同在新的管理標(biāo)準(zhǔn)下開展工作。

　　（三）制定數(shù)字化管理的安全防范機(jī)制。安全防范主要是對(duì)檔案使用和管理的權(quán)限進(jìn)行約定，以及相關(guān)的安全監(jiān)控。隨著檔案內(nèi)容的數(shù)字化存儲(chǔ)，對(duì)于閱讀檔案的人員權(quán)限必須具有明確的劃分。對(duì)不同安全和保密級(jí)別的檔案，管理人員應(yīng)從授權(quán)的角度予以規(guī)范。在必要的情況下，管理人員應(yīng)通過檔案文件加密、文件防寫、網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控等措施確保檔案的安全，一旦發(fā)現(xiàn)問題，也能追根溯源。

　　科研單位開展檔案數(shù)字化建設(shè)，既滿足了科研單位現(xiàn)實(shí)發(fā)展的需求，又有利于單位長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃的決策。科研單位只有克服困難，迎頭趕上，與其他行業(yè)同步發(fā)展，才能適應(yīng)社會(huì)和時(shí)代發(fā)展的需要，更好地為科研事業(yè)科學(xué)發(fā)展服務(wù)。

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