單位發文規范通知

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　　關于進一步規范公文處理工作的通知

　　各單位：

　　為提高公文質量和工作效率，現就進一步規范公文處理工作通知如下，請認真貫徹執行。

　　一、學校常用公文的種類

　　學校常用的公文種類主要包括：

　　1、 決定：用于對重要事項作出決策和安排，獎懲有關單位及人員，變更或者撤銷下級機關不合適的決定事項。

　　2、 通知：用于發布黨內法規、任免干部、傳達上級機關的指示，轉發上級機關和不相隸屬機關的公文，批轉下級機關的公文，發布要求下級機關辦理和有關單位共同執行或周知的事項。

　　3、 通報：用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神,交流重要情況。

　　4、 報告：用于向上級機關匯報工作，反映情況，提出建議，答復上級機關的詢問。

　　5、 請示：用于向上級機關請求批示、批準。

　　6、 批復：用于答復下級機關的請示。

　　7、 意見：用于對重要問題提出見解和處理辦法。

　　8、 函：用于機關之間商洽工作，詢問和答復問題，向無隸屬關系的有關主管部門請求批準等。

　　9、 會議紀要：用于記載、傳達會議情況和議定事項。

　　10、其他如工作總結、計劃、規劃、調查報告、會議記錄、會議講話等。

　　二、文種選擇上應注意的事項

　　1、上行文要注意區分“請示”和“報告”。常見錯誤主要表現為“報告”中夾帶“請示”。二者區別在于“報告”是現在時、過去時，“請示”是將來時;“報告”有去無回，上級機關閱知即可，不作批復，“請示”有去有回。為便于上級機關答復，應提供聯系人姓名和電話。

　　2、注意區分“請示”與“函”。常見錯誤主要表現為以函的形式作請示，函不能對上級使用，是不相隸屬機關之間使用的文種。對教育廳下屬處室或聊城市有關職能部門行文可以用函。

　　三、公文格式上應注意的事項

　　1、 上報公文標題中必須標明單位名稱和公文種類，如“聊城大學關于XX的.請示”。

　　2、 標題為黑體小二號字體，正文為小三號字體，其中，一級標題為黑體，二級標題為仿宋加粗，三級標題為楷體，其它皆為仿宋體。

　　3、 結構層次序數，第一層為“一、”,第二層為“(一)”，第三層為“1、”，第四層為“(1)”，第五層為“①”。序數可缺層選用，但不得顛倒使用。

　　4、 每頁應插入頁碼，頁碼居中;每段段首空兩個字，行間距設為25-28磅。

　　5、 落款應包括單位名稱和日期。日期中數字用現代漢字表述，“0”用“○”，如“二〇一〇年五月十八日”。

　　6、 公文中的數字，除日期、部分結構層次序數和在詞、詞組、專用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外，其他應使用阿拉伯數字。

　　7、 引用公文應當先引標題，后引發文字號。如《聊城大學“十二五”發展規劃》(聊大發?2011?1號)。同時，注意避免寫成《聊城大學“十二五”發展規劃》(聊大發【2011】1號)

　　四、其他注意事項

　　1、公文行文應使用現代書面語言，語言要莊重、準確、樸實、精煉、嚴謹、規范，不用口語詞、方言詞、生造語詞等。句子含義完整確切，具有較強的獨立性，過渡句少。在修辭方面，追求準確鮮明，質樸平勻、精煉順達，反對含糊暖昧，繁冗堆砌;以消極修辭為主，重在選詞煉句，慎用修辭格。

　　2、單位負責人須對上報公文嚴格把關，切忌出現文種錯誤、文體不符、邏輯結構混亂、病句、漏字、多字、錯別字等現象。

　　3、上報請示時，要注明聯系人和聯系電話，一般為單位負責人信息。

　　4、擬辦單位要認真填寫發文稿，需要填寫的內容包括：文件標題、附件、擬辦單位、擬稿人、部門負責人會簽、審簽(即分管校領導簽字)等。填寫時用黑色鋼筆或簽字筆。

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