行政公文是應(yīng)用文的重要組成部分.它應(yīng)用于國(guó)家行政機(jī)關(guān)實(shí)施行政管理,指導(dǎo)工作,規(guī)范行動(dòng),維系國(guó)家機(jī)器的運(yùn)轉(zhuǎn).不僅在國(guó)家各級(jí)行政機(jī)關(guān)通用,而且還通用于各類企業(yè),事業(yè)單位和群眾團(tuán)體,使用范圍非常廣泛.

　　第一章 公文概述

　　一、公文的概念

　　公文，即公務(wù)文書，是國(guó)家機(jī)關(guān)及其他社會(huì)組織在行使職權(quán)和實(shí)施管理的過(guò)程中形成的具有法定效用與規(guī)范格式的文件材料，是辦理公務(wù)的重要工具。公文的基本含義 , 可以從四個(gè)方面來(lái)理解：

　　(1) 公文形成的主體是國(guó)家機(jī)關(guān)及其他社會(huì)組織。

　　(2) 公文形成的條件是行使職權(quán)和實(shí)施管理。

　　(3) 公文是具有法定效用與規(guī)范格式的文件材料 . 這是公文區(qū)別于其他文章和圖書資料的主要特點(diǎn)。

　　(4) 公文是辦理公務(wù)的重要工具之一。

　　二、公文的發(fā)展、演變，反映了歷代政權(quán)的性質(zhì)，也反映了統(tǒng)治者的需要及其對(duì)公文在行使政治權(quán)力中的重要性的認(rèn)識(shí)程度。公文是統(tǒng)治階級(jí)實(shí)現(xiàn)其統(tǒng)治的一種重要工具，因此，文書工作具有鮮明的階級(jí)性，它從屬于一定的政治集團(tuán)并為其服務(wù)。

　　三、 “ 文書 ” 、 “ 文件 ” 、 “ 公文 ” 這三個(gè)概念，在機(jī)關(guān)的日常活動(dòng)中是基本一致的。

　　四、公文的特點(diǎn)主要表現(xiàn)在五個(gè)方面

　　(1) 公文有法定的作者。

　　(2) 公文有法定的權(quán)威。

　　(3) 公文有特定的效用。

　　(4) 公文有規(guī)范的體式。

　　(5) 公文有規(guī)定的處理程序。

　　五、公文的作用主要表現(xiàn)在五個(gè)方面

　　(1) 領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)作用。

　　(2) 行為規(guī)范作用。

　　(3) 傳遞信息作用。

　　(4) 公文聯(lián)系作用。

　　(5) 憑證記載作用。

　　六、公文的分類：

　　(1) 從公文的來(lái)源來(lái)劃分：對(duì)外文件、收來(lái)文件、內(nèi)部文件，

　　(2) 從公文的行文關(guān)系上來(lái)劃分：上行文、平行文、下行文。

　　(3) 從公文的秘密程度和閱讀范圍來(lái)劃分：秘密文件、普通文件、公布文件。

　　(4) 從公文的制發(fā)機(jī)關(guān)的性質(zhì)和公文作用來(lái)劃分：法規(guī)文件、行政文件、黨的文件。法規(guī)文件又可分為法律文件、法令文件、行政法規(guī)文件。

　　(5) 從公文內(nèi)容的性質(zhì)和特點(diǎn)來(lái)劃分：指揮性公文、規(guī)范性公文、報(bào)請(qǐng)性公文、知照性公文、記錄性公文。

　　常見的公文分類還有：

　　(1) 從文件的緩急程度上劃分，分為特急件和急件。

　　(2) 從文件的使用范圍來(lái)劃分，可分為通用文件、專用文件和技術(shù)文件。

　　(3) 從文件的發(fā)送目的來(lái)劃分，可分為主送件、抄送件和批轉(zhuǎn)件、轉(zhuǎn)發(fā)件。

　　(4) 從文件的處理要求來(lái)劃分，可分為急件和平件。急件又可可分為需辦文件 ( 辦件 ) 和參閱文件 ( 閱件 ) 等。

　　第二章 公文寫作

　　一、公文寫作，是指公文的起草與修改，是撰寫者代機(jī)關(guān)立言，體現(xiàn)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)意圖和愿望的寫作活動(dòng)。公文寫作包括起草初稿、討論修改、形成送審稿的整個(gè)過(guò)程。在機(jī)關(guān)起草的實(shí)踐中，起草公文的任務(wù)可以由一人承擔(dān)，也可以由多人承擔(dān)，這主要取決于公文的重要程度和機(jī)關(guān)的文書人員隊(duì)伍條件。

　　二、公文質(zhì)量直接關(guān)系到機(jī)關(guān)的工作效率問(wèn)題，關(guān)系到黨和國(guó)家方針政策的貫徹問(wèn)題，關(guān)系到公文本身的效用問(wèn)題。公文質(zhì)量主要體現(xiàn)在公文的思想內(nèi)容與文字表達(dá)兩個(gè)方面。在思想內(nèi)容方面，應(yīng)該政策性強(qiáng)、針對(duì)性強(qiáng)、科學(xué)性強(qiáng)。在文字表達(dá)方面，應(yīng)該結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)、語(yǔ)言精當(dāng)、行文規(guī)范。

　　三、公文寫作的主要特點(diǎn)表現(xiàn)在六個(gè)方面：

　　(1) 被動(dòng)寫作，遵命性強(qiáng)。

　　(2) 對(duì)象明確，針對(duì)性強(qiáng)。

　　(3) 集思廣益，群體性強(qiáng)。

　　(4) 決策之作，政策性強(qiáng)。

　　(5) 急迫之作，時(shí)限性強(qiáng)。

　　(6) 講究格式，規(guī)范性強(qiáng)。

　　四、公文寫作的基本要求是：

　　(1) 要保證公文內(nèi)容在政治上的正確性。

　　(2) 要實(shí)事求是，在業(yè)務(wù)上符合客觀規(guī)律。

　　(3) 在文字表述上準(zhǔn)確、鮮明、生動(dòng)、符合語(yǔ)法邏輯。

　　(4) 公文起草要符合統(tǒng)一規(guī)定的體式與程序。

　　(5) 要注意選用書寫的載體材料與字跡材料。

　　五、公文寫作的一般步驟和方法是：

　　(1) 明確發(fā)文主旨。

　　(2) 收集有關(guān)材料。

　　(3) 擬出寫作提綱。

　　(4) 認(rèn)真起草正文。

　　(5) 反復(fù)檢查修改。

　　六、公文寫作人員的素質(zhì)修養(yǎng)主要體現(xiàn)在五個(gè)方面：

　　(1) 政治素質(zhì)好。

　　(2) 有一定的政策理論水平。

　　(3) 熟悉業(yè)務(wù)和機(jī)關(guān)工作情況。

　　(4) 有較寬的知識(shí)面。

　　(5) 有較好的文字功底。

　　七、公文寫作人員加強(qiáng)修養(yǎng)應(yīng)從三個(gè)方面著手：

　　(1) 完善自我，勇于創(chuàng)新。

　　(2) 博覽群書，增長(zhǎng)知識(shí)。

　　(3) 深入實(shí)踐，勤學(xué)苦練。

　　第三章 公文的體式與稿本

　　一、公文的體式是指公文的文體、構(gòu)成要素及其在格式上的安排。公文之所以要有一定的體式，主要是為了保證公文的完整性、正確性與有效性，提高辦事效率并為公文處理工作提供方便。建國(guó)以來(lái)，為了擺脫舊的公文體式的影響，黨和國(guó)家曾對(duì)公文體式作過(guò)多次規(guī)定和改革，從而使公文成為黨政機(jī)關(guān)實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)與管理的有力工具。

　　二、公文質(zhì)量直接關(guān)系到機(jī)關(guān)的工作效率問(wèn)題，關(guān)系到黨和國(guó)家方針政策的貫徹問(wèn)題，關(guān)系到公文本身的效用問(wèn)題。公文質(zhì)量主要體現(xiàn)在公文的思想內(nèi)容與文字表達(dá)兩個(gè)方面。在思想內(nèi)容方面，應(yīng)該政策性強(qiáng)、針對(duì)性強(qiáng)、科學(xué)性強(qiáng)。在文字表達(dá)方面，應(yīng)該結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)、語(yǔ)言精當(dāng)、行文規(guī)范。

　　二、公文的文體是指在公文寫作中運(yùn)用語(yǔ)言陳述事情、說(shuō)明問(wèn)題所采取的具體方法和特點(diǎn)，即公文的表達(dá)方式和語(yǔ)體特征。公文屬應(yīng)用文體，它除具有應(yīng)用文體的一般特點(diǎn)外，在表達(dá)方式和語(yǔ)言運(yùn)用上又有它自身的特點(diǎn)：在表達(dá)方式上，兼用敘述、說(shuō)明和議論三種表達(dá)方式是公文文體的主要特點(diǎn);公文在語(yǔ)言運(yùn)用方面應(yīng)當(dāng)做到準(zhǔn)確、簡(jiǎn)明、莊重、得體。

　　三、一份完整的公文由一些規(guī)定的數(shù)據(jù)項(xiàng)目構(gòu)成，這些數(shù)據(jù)項(xiàng)目就是公文的構(gòu)成要素，或稱公文的組成部分。《國(guó)家機(jī)關(guān)公文格式》將公文結(jié)構(gòu)的諸要素分為指定項(xiàng)目和選定項(xiàng)目。

　　四、公文的書面格式是指公文構(gòu)成的數(shù)據(jù)項(xiàng)目在公文文面上所處的位置和書寫的樣式。公文講求書面格式 , 這是公文在形式上區(qū)別于一般公文的重要標(biāo)志。公文的書面格式在文面上一般分為文頭、行文和文尾三個(gè)部分。公文的文頭部分包括公文格式代碼、印制順序號(hào)、秘密等級(jí)、緊急程度、收文處理標(biāo)記、發(fā)文機(jī)關(guān)版頭、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人姓名等項(xiàng);公文的行文部分包括公文標(biāo)題、題注、主送機(jī)關(guān)、正文、無(wú)正文說(shuō)明、附件說(shuō)明、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、機(jī)關(guān)印章與領(lǐng)導(dǎo)人簽署、注釋及特殊要求說(shuō)明等項(xiàng);公文的文尾部分包括主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)說(shuō)明、頁(yè)碼等項(xiàng)。

　　五、公文的排版形式是指公文數(shù)據(jù)項(xiàng)目在文件版面上的標(biāo)印格式 , 是指公文的外觀形式。公文的排版形式主要包括：公文版頭設(shè)計(jì)、版面安排、字體字號(hào)、字行字距、天地頁(yè)邊、用紙規(guī)格等。

　　六、公文的裝訂要求：公文一律左側(cè)裝訂。一般采用線裝、釘裝或膠帖的辦法。裝訂時(shí) , 文件頁(yè)碼要折疊整齊，認(rèn)真編排，注意不可錯(cuò)頁(yè)漏頁(yè)，以保持公文的完整。

　　七、公文的稿本是指公文的文稿和文本，同一內(nèi)容和形式的文件，在撰寫印刷過(guò)程中，以及根據(jù)使用時(shí)的不同需要，又往往形成不同的文稿和文本。公文的文稿是指公文在起草過(guò)程中形成的一次又一次的稿子，包括草稿、定稿兩種。同一份文件，根據(jù)它們的不同用途，可分為正本、副本、存本、修訂本;一些法規(guī)性文件又有試行本、暫行本等形式，同一內(nèi)容的文件使用不同的文字就又成為不同的文字文本。