行政公文是應(yīng)用文的重要組成部分.它應(yīng)用于國家行政機(jī)關(guān)實施行政管理,指導(dǎo)工作,規(guī)范行動,維系國家機(jī)器的運轉(zhuǎn).不僅在國家各級行政機(jī)關(guān)通用,而且還通用于各類企業(yè),事業(yè)單位和群眾團(tuán)體,使用范圍非常廣泛.

　　第一章 公文概述

　　一、公文的概念

　　公文，即公務(wù)文書，是國家機(jī)關(guān)及其他社會組織在行使職權(quán)和實施管理的過程中形成的具有法定效用與規(guī)范格式的文件材料，是辦理公務(wù)的重要工具。公文的基本含義 , 可以從四個方面來理解：

　　(1) 公文形成的主體是國家機(jī)關(guān)及其他社會組織。

　　(2) 公文形成的條件是行使職權(quán)和實施管理。

　　(3) 公文是具有法定效用與規(guī)范格式的文件材料 . 這是公文區(qū)別于其他文章和圖書資料的主要特點。

　　(4) 公文是辦理公務(wù)的重要工具之一。

　　二、公文的發(fā)展、演變，反映了歷代政權(quán)的性質(zhì)，也反映了統(tǒng)治者的需要及其對公文在行使政治權(quán)力中的重要性的認(rèn)識程度。公文是統(tǒng)治階級實現(xiàn)其統(tǒng)治的一種重要工具，因此，文書工作具有鮮明的階級性，它從屬于一定的政治集團(tuán)并為其服務(wù)。

　　三、 “ 文書 ” 、 “ 文件 ” 、 “ 公文 ” 這三個概念，在機(jī)關(guān)的日常活動中是基本一致的。

　　四、公文的特點主要表現(xiàn)在五個方面

　　(1) 公文有法定的作者。

　　(2) 公文有法定的權(quán)威。

　　(3) 公文有特定的效用。

　　(4) 公文有規(guī)范的體式。

　　(5) 公文有規(guī)定的處理程序。

　　五、公文的作用主要表現(xiàn)在五個方面

　　(1) 領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)作用。

　　(2) 行為規(guī)范作用。

　　(3) 傳遞信息作用。

　　(4) 公文聯(lián)系作用。

　　(5) 憑證記載作用。

　　六、公文的分類：

　　(1) 從公文的來源來劃分：對外文件、收來文件、內(nèi)部文件，

　　(2) 從公文的行文關(guān)系上來劃分：上行文、平行文、下行文。

　　(3) 從公文的秘密程度和閱讀范圍來劃分：秘密文件、普通文件、公布文件。

　　(4) 從公文的制發(fā)機(jī)關(guān)的性質(zhì)和公文作用來劃分：法規(guī)文件、行政文件、黨的文件。法規(guī)文件又可分為法律文件、法令文件、行政法規(guī)文件。

　　(5) 從公文內(nèi)容的性質(zhì)和特點來劃分：指揮性公文、規(guī)范性公文、報請性公文、知照性公文、記錄性公文。

　　常見的公文分類還有：

　　(1) 從文件的緩急程度上劃分，分為特急件和急件。

　　(2) 從文件的使用范圍來劃分，可分為通用文件、專用文件和技術(shù)文件。

　　(3) 從文件的發(fā)送目的來劃分，可分為主送件、抄送件和批轉(zhuǎn)件、轉(zhuǎn)發(fā)件。

　　(4) 從文件的處理要求來劃分，可分為急件和平件。急件又可可分為需辦文件 ( 辦件 ) 和參閱文件 ( 閱件 ) 等。

　　第二章 公文寫作

　　一、公文寫作，是指公文的起草與修改，是撰寫者代機(jī)關(guān)立言，體現(xiàn)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)意圖和愿望的寫作活動。公文寫作包括起草初稿、討論修改、形成送審稿的整個過程。在機(jī)關(guān)起草的實踐中，起草公文的任務(wù)可以由一人承擔(dān)，也可以由多人承擔(dān)，這主要取決于公文的重要程度和機(jī)關(guān)的文書人員隊伍條件。

　　二、公文質(zhì)量直接關(guān)系到機(jī)關(guān)的工作效率問題，關(guān)系到黨和國家方針政策的貫徹問題，關(guān)系到公文本身的效用問題。公文質(zhì)量主要體現(xiàn)在公文的思想內(nèi)容與文字表達(dá)兩個方面。在思想內(nèi)容方面，應(yīng)該政策性強(qiáng)、針對性強(qiáng)、科學(xué)性強(qiáng)。在文字表達(dá)方面，應(yīng)該結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)、語言精當(dāng)、行文規(guī)范。

　　三、公文寫作的主要特點表現(xiàn)在六個方面：

　　(1) 被動寫作，遵命性強(qiáng)。

　　(2) 對象明確，針對性強(qiáng)。

　　(3) 集思廣益，群體性強(qiáng)。

　　(4) 決策之作，政策性強(qiáng)。

　　(5) 急迫之作，時限性強(qiáng)。

　　(6) 講究格式，規(guī)范性強(qiáng)。

　　四、公文寫作的基本要求是：

　　(1) 要保證公文內(nèi)容在政治上的正確性。

　　(2) 要實事求是，在業(yè)務(wù)上符合客觀規(guī)律。

　　(3) 在文字表述上準(zhǔn)確、鮮明、生動、符合語法邏輯。

　　(4) 公文起草要符合統(tǒng)一規(guī)定的體式與程序。

　　(5) 要注意選用書寫的載體材料與字跡材料。

　　五、公文寫作的一般步驟和方法是：

　　(1) 明確發(fā)文主旨。

　　(2) 收集有關(guān)材料。

　　(3) 擬出寫作提綱。

　　(4) 認(rèn)真起草正文。

　　(5) 反復(fù)檢查修改。

　　六、公文寫作人員的素質(zhì)修養(yǎng)主要體現(xiàn)在五個方面：

　　(1) 政治素質(zhì)好。

　　(2) 有一定的政策理論水平。

　　(3) 熟悉業(yè)務(wù)和機(jī)關(guān)工作情況。

　　(4) 有較寬的知識面。

　　(5) 有較好的文字功底。

　　七、公文寫作人員加強(qiáng)修養(yǎng)應(yīng)從三個方面著手：

　　(1) 完善自我，勇于創(chuàng)新。

　　(2) 博覽群書，增長知識。

　　(3) 深入實踐，勤學(xué)苦練。

　　第三章 公文的體式與稿本

　　一、公文的體式是指公文的文體、構(gòu)成要素及其在格式上的安排。公文之所以要有一定的體式，主要是為了保證公文的完整性、正確性與有效性，提高辦事效率并為公文處理工作提供方便。建國以來，為了擺脫舊的公文體式的影響，黨和國家曾對公文體式作過多次規(guī)定和改革，從而使公文成為黨政機(jī)關(guān)實施領(lǐng)導(dǎo)與管理的有力工具。

　　二、公文質(zhì)量直接關(guān)系到機(jī)關(guān)的工作效率問題，關(guān)系到黨和國家方針政策的貫徹問題，關(guān)系到公文本身的效用問題。公文質(zhì)量主要體現(xiàn)在公文的思想內(nèi)容與文字表達(dá)兩個方面。在思想內(nèi)容方面，應(yīng)該政策性強(qiáng)、針對性強(qiáng)、科學(xué)性強(qiáng)。在文字表達(dá)方面，應(yīng)該結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)、語言精當(dāng)、行文規(guī)范。

　　二、公文的文體是指在公文寫作中運用語言陳述事情、說明問題所采取的具體方法和特點，即公文的表達(dá)方式和語體特征。公文屬應(yīng)用文體，它除具有應(yīng)用文體的一般特點外，在表達(dá)方式和語言運用上又有它自身的特點：在表達(dá)方式上，兼用敘述、說明和議論三種表達(dá)方式是公文文體的主要特點;公文在語言運用方面應(yīng)當(dāng)做到準(zhǔn)確、簡明、莊重、得體。

　　三、一份完整的公文由一些規(guī)定的數(shù)據(jù)項目構(gòu)成，這些數(shù)據(jù)項目就是公文的構(gòu)成要素，或稱公文的組成部分。《國家機(jī)關(guān)公文格式》將公文結(jié)構(gòu)的諸要素分為指定項目和選定項目。

　　四、公文的書面格式是指公文構(gòu)成的數(shù)據(jù)項目在公文文面上所處的位置和書寫的樣式。公文講求書面格式 , 這是公文在形式上區(qū)別于一般公文的重要標(biāo)志。公文的書面格式在文面上一般分為文頭、行文和文尾三個部分。公文的文頭部分包括公文格式代碼、印制順序號、秘密等級、緊急程度、收文處理標(biāo)記、發(fā)文機(jī)關(guān)版頭、發(fā)文字號、簽發(fā)人姓名等項;公文的行文部分包括公文標(biāo)題、題注、主送機(jī)關(guān)、正文、無正文說明、附件說明、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、機(jī)關(guān)印章與領(lǐng)導(dǎo)人簽署、注釋及特殊要求說明等項;公文的文尾部分包括主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)說明、頁碼等項。

　　五、公文的排版形式是指公文數(shù)據(jù)項目在文件版面上的標(biāo)印格式 , 是指公文的外觀形式。公文的排版形式主要包括：公文版頭設(shè)計、版面安排、字體字號、字行字距、天地頁邊、用紙規(guī)格等。

　　六、公文的裝訂要求：公文一律左側(cè)裝訂。一般采用線裝、釘裝或膠帖的辦法。裝訂時 , 文件頁碼要折疊整齊，認(rèn)真編排，注意不可錯頁漏頁，以保持公文的完整。

　　七、公文的稿本是指公文的文稿和文本，同一內(nèi)容和形式的文件，在撰寫印刷過程中，以及根據(jù)使用時的不同需要，又往往形成不同的文稿和文本。公文的文稿是指公文在起草過程中形成的一次又一次的稿子，包括草稿、定稿兩種。同一份文件，根據(jù)它們的不同用途，可分為正本、副本、存本、修訂本;一些法規(guī)性文件又有試行本、暫行本等形式，同一內(nèi)容的文件使用不同的文字就又成為不同的文字文本。