公文一般由文頭、正文、文尾三部分組成。
(一)國家機關正式公文的文頭一般由文件名稱、發文字號、簽發人、秘密等級、緊急程度等組成。占文件首面的三分之一到五分之二，用橫隔線與正文分開。
1、文件名稱由發文機關全稱或規范簡稱加上“文件”二字組成(函只署發文機關名稱)，置于首面的上端，用莊重、醒目的字體套紅印刷。兩個以上機關聯合行文，牽頭主辦機關排列在前，也可只用主辦機關的名稱。黨委和政府聯合行文，黨委排列在前。
2、發文字號由發文機關代字、標于括號內的年份、順序號組成，位于文件名稱之下、橫隔線之上的正中位置(函的發文字號標注在標題的右上方)。兩個以上機關聯合行文，只標明主辦機關的發文字號。
3、上報的文件，應當在發文字號的同一行右端標明簽發人姓名。
4、秘密等級、緊急程度，應視文件內容需要從上至下依次標注在文件名稱的左上角。秘密等級依次分為“秘密”、“機密”、“絕密”三種;緊急程度分為“急件”、“特急件“。機密、絕密文件應標注份號。
5、政府令的文頭由套紅印刷的“×政府令”和編號組成。政府令的編號為“第×號”。
(二)公文的正文部分一般包括標題、主送機關、正文、附件、發文機關等。
1、標題。公文標題應當準確、簡要地概括公文的主要內容，一般由發文機關名稱、內容提要和文種三部分組成。公文標題的作用，一是提示內容、點明主題，使人一目了然;二是給公文定名，標題就該公文的名稱，便于收文機關登記管理，便于查找詢問。公文標題位于橫隔線之下居中位置。公文標題中除法規、規章名稱加書名號外，一般不加標點符號，不能以引用文件字號代替內容提要。
2、主送機關。指收受、辦理文件的單位。俗稱“抬頭”。除“公告”、“通告”以外，正式公文一般都應標明主送機關。主送機關名稱位置一般在標題之下，正文之上左端頂格位置書寫。“決定”、“命令(令)”、“會議紀要”等文種，主送機關可置于文尾主題詞之下抄送欄內，標為“主送：××”“或分送：××”，或在抄送欄內連同抄送機關一并用“送：××”。向上級機關的請示，只寫一個主送機關，如需同時送其它機關，用抄送形式。
3、正文。即公文的具體內容，是公文的核心部分。需要使用序數符號標明層次時，一般排列順序是：第一層用“一”，第二層用“(一)”，第三層用：“1.”，第四層用“(1)”。行政規章視需要按章、節、條、款、項標明層次。正文的位置在主送機關以下。較長的公文一般由開頭、主體、結尾三部分組成。正文的`寫法從內容上講，要把事情交待清楚，什么事、什么問題，準確無誤。觀點要鮮明。需要受文單位做什么，解決什么問題，準確明白。從形式上講，條理層次清楚，文字簡練確切，標點符號準確無誤，篇幅力求短。
4、發文機關。是指正文之后、附件之下所署發文機關名稱。發文機關的位置在正文之后偏右下方。如果正文占滿了公文紙的全頁，不得不在下一頁落款時，可將落款放在空白頁。發文機關應寫機關全稱或規范化的簡稱(也可用單位的印章代替)。
5、成文日期。是以領導人簽發的日期為準。經會議批準的文件，以會議通過的日期為準，電報以發出日期為準，幾個機關聯合發文的，以最后一個領導人簽發的日期為準。成文日期使用公元紀年，用漢字書寫。成文日期的位置一般在發文機關的下面。成文日期是文件生效和查閱的重要依據，要求準確、完備、具體，不能忽視。
6、印章。印章是發文機關表示對公文負責并標志公文生效的憑證。公文除會議紀要外，都應加蓋印章。聯合上報的非規章性文件，可由主辦單位加蓋印章。聯合下發的公文，聯合發文機關都應加蓋印章。印章一般蓋在成文日期之處，上邊沿不壓正文，下邊沿騎年蓋月。
7、附件。公文如有附件，附件名稱注在正文之后，文件落款之前，如有兩個以上附件應注明附件的順序。附件與主件訂在一起發送，如不能訂在一起，應在附件首頁左上角注明主件的發文字號和附件的順序號。
8、抄送機關。即指除主送機關以外需要了解該公文內容的有關機關。在實際工作中，需注意幾個方面：抄送機關不能濫抄濫送，也不能漏抄漏送;請示公文不得同時抄送下級機關;向下級機關的重要行文要抄送直接上級機關;向下轉發上級機關的文件，不要再抄送上級機關。
(三)文尾部分包括主題詞、抄送欄、印發機關與印發日期、印制份數等項。
1、主題詞標于文尾部分抄送欄之上。上報的文件從受文機關制發的主題詞表中選取詞標注，其它文件可從本機關制定的主題詞表中選詞標注。標注主題詞一般選3—5個單一詞組，以先內容、后形式的順序排列。標注主題詞應準確、規范。
2、抄送欄位于主題詞之下、印發機關與印發日期欄之上。抄送范圍如涉及各方面機關，一般按黨委、人大、政協、法院、檢察院、軍隊、政府部門的順序排列。抄送機關的名稱用全稱或規范化簡稱。
3、印發機關與印發日期欄位于抄送欄之下，左端標注公文印發機關名稱，右端標注印發日期。翻印文件，此欄標注翻印機關名稱和翻印日期。
4、文件印制份數標注在印發機關與印發日期欄之下右側，標注有“(共印x份)”。
主題詞、抄送欄、印發機關與印發日期欄、印制份數之間分別加橫線分開。
公文從左至右橫寫橫排。公文紙一般用a4型，左側裝訂。“公告”、“通告”用紙大小，視實際需要確定。
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