公文，即公務文書，是國家機關及其他社會組織在行使職權和實施管理的過程中形成的具有法定效用與規范格式的文件材料，是辦理公務的重要工具。

　　第一章 公文概述

　　一、公文的概念

　　公文的基本含義 , 可以從四個方面來理解：

　　(1) 公文形成的主體是國家機關及其他社會組織。

　　(2) 公文形成的條件是行使職權和實施管理。

　　(3) 公文是具有法定效用與規范格式的文件材料 . 這是公文區別于其他文章和圖書資料的主要特點。

　　(4) 公文是辦理公務的重要工具之一。

　　二、公文的發展、演變，反映了歷代政權的性質，也反映了統治者的需要及其對公文在行使政治權力中的重要性的認識程度。公文是統治階級實現其統治的一種重要工具，因此，文書工作具有鮮明的階級性，它從屬于一定的政治集團并為其服務。

　　三、 “ 文書 ” 、 “ 文件 ” 、 “ 公文 ” 這三個概念，在機關的日常活動中是基本一致的。

　　四、公文的特點主要表現在五個方面

　　(1) 公文有法定的作者。

　　(2) 公文有法定的權威。

　　(3) 公文有特定的效用。

　　(4) 公文有規范的體式。

　　(5) 公文有規定的處理程序。

　　五、公文的作用主要表現在五個方面

　　(1) 領導和指導作用。

　　(2) 行為規范作用。

　　(3) 傳遞信息作用。

　　(4) 公文聯系作用。

　　(5) 憑證記載作用。

　　六、公文的分類：

　　(1) 從公文的來源來劃分：對外文件、收來文件、內部文件，

　　(2) 從公文的行文關系上來劃分：上行文、平行文、下行文。

　　(3) 從公文的秘密程度和閱讀范圍來劃分：秘密文件、普通文件、公布文件。

　　(4) 從公文的制發機關的性質和公文作用來劃分：法規文件、行政文件、黨的文件。法規文件又可分為法律文件、法令文件、行政法規文件。

　　(5) 從公文內容的性質和特點來劃分：指揮性公文、規范性公文、報請性公文、知照性公文、記錄性公文。

　　常見的公文分類還有：

　　(1) 從文件的緩急程度上劃分，分為特急件和急件。

　　(2) 從文件的使用范圍來劃分，可分為通用文件、專用文件和技術文件。

　　(3) 從文件的發送目的來劃分，可分為主送件、抄送件和批轉件、轉發件。

　　(4) 從文件的處理要求來劃分，可分為急件和平件。急件又可可分為需辦文件 ( 辦件 ) 和參閱文件 ( 閱件 ) 等。

　　第二章 公文寫作

　　一、公文寫作，是指公文的起草與修改，是撰寫者代機關立言，體現機關領導意圖和愿望的寫作活動。公文寫作包括起草初稿、討論修改、形成送審稿的整個過程。在機關起草的實踐中，起草公文的任務可以由一人承擔，也可以由多人承擔，這主要取決于公文的重要程度和機關的文書人員隊伍條件。

　　二、公文質量直接關系到機關的工作效率問題，關系到黨和國家方針政策的貫徹問題，關系到公文本身的效用問題。公文質量主要體現在公文的思想內容與文字表達兩個方面。在思想內容方面，應該政策性強、針對性強、科學性強。在文字表達方面，應該結構嚴謹、語言精當、行文規范。

　　三、公文寫作的主要特點表現在六個方面：

　　(1) 被動寫作，遵命性強。

　　(2) 對象明確，針對性強。

　　(3) 集思廣益，群體性強。

　　(4) 決策之作，政策性強。

　　(5) 急迫之作，時限性強。

　　(6) 講究格式，規范性強。

　　四、公文寫作的基本要求是：

　　(1) 要保證公文內容在政治上的正確性。

　　(2) 要實事求是，在業務上符合客觀規律。

　　(3) 在文字表述上準確、鮮明、生動、符合語法邏輯。

　　(4) 公文起草要符合統一規定的體式與程序。

　　(5) 要注意選用書寫的載體材料與字跡材料。

　　五、公文寫作的一般步驟和方法是：

　　(1) 明確發文主旨。

　　(2) 收集有關材料。

　　(3) 擬出寫作提綱。

　　(4) 認真起草正文。

　　(5) 反復檢查修改。

　　六、公文寫作人員的素質修養主要體現在五個方面：

　　(1) 政治素質好。

　　(2) 有一定的政策理論水平。

　　(3) 熟悉業務和機關工作情況。

　　(4) 有較寬的知識面。

　　(5) 有較好的文字功底。

　　七、公文寫作人員加強修養應從三個方面著手：

　　(1) 完善自我，勇于創新。

　　(2) 博覽群書，增長知識。

　　(3) 深入實踐，勤學苦練。

　　第三章 公文的體式與稿本

　　一、公文的體式是指公文的文體、構成要素及其在格式上的安排。公文之所以要有一定的體式，主要是為了保證公文的完整性、正確性與有效性，提高辦事效率并為公文處理工作提供方便。建國以來，為了擺脫舊的公文體式的影響，黨和國家曾對公文體式作過多次規定和改革，從而使公文成為黨政機關實施領導與管理的有力工具。

　　二、公文質量直接關系到機關的工作效率問題，關系到黨和國家方針政策的貫徹問題，關系到公文本身的效用問題。公文質量主要體現在公文的思想內容與文字表達兩個方面。在思想內容方面，應該政策性強、針對性強、科學性強。在文字表達方面，應該結構嚴謹、語言精當、行文規范。

　　二、公文的文體是指在公文寫作中運用語言陳述事情、說明問題所采取的具體方法和特點，即公文的表達方式和語體特征。公文屬應用文體，它除具有應用文體的一般特點外，在表達方式和語言運用上又有它自身的特點：在表達方式上，兼用敘述、說明和議論三種表達方式是公文文體的主要特點;公文在語言運用方面應當做到準確、簡明、莊重、得體。

　　三、一份完整的公文由一些規定的數據項目構成，這些數據項目就是公文的構成要素，或稱公文的組成部分。《國家機關公文格式》將公文結構的諸要素分為指定項目和選定項目。

　　四、公文的書面格式是指公文構成的數據項目在公文文面上所處的位置和書寫的樣式。公文講求書面格式 , 這是公文在形式上區別于一般公文的重要標志。公文的書面格式在文面上一般分為文頭、行文和文尾三個部分。公文的文頭部分包括公文格式代碼、印制順序號、秘密等級、緊急程度、收文處理標記、發文機關版頭、發文字號、簽發人姓名等項;公文的行文部分包括公文標題、題注、主送機關、正文、無正文說明、附件說明、發文機關署名、成文日期、機關印章與領導人簽署、注釋及特殊要求說明等項;公文的文尾部分包括主題詞、抄送機關、印發說明、頁碼等項。

　　五、公文的排版形式是指公文數據項目在文件版面上的標印格式 , 是指公文的外觀形式。公文的排版形式主要包括：公文版頭設計、版面安排、字體字號、字行字距、天地頁邊、用紙規格等。

　　六、公文的裝訂要求：公文一律左側裝訂。一般采用線裝、釘裝或膠帖的辦法。裝訂時 , 文件頁碼要折疊整齊，認真編排，注意不可錯頁漏頁，以保持公文的完整。

　　七、公文的稿本是指公文的文稿和文本，同一內容和形式的文件，在撰寫印刷過程中，以及根據使用時的不同需要，又往往形成不同的文稿和文本。公文的文稿是指公文在起草過程中形成的一次又一次的稿子，包括草稿、定稿兩種。同一份文件，根據它們的不同用途，可分為正本、副本、存本、修訂本;一些法規性文件又有試行本、暫行本等形式，同一內容的文件使用不同的文字就又成為不同的文字文本。