1、公文分為通用公文和專用公文二大類。通用公文與外界有聯系，如：通知、請示、批復、報告、函、決定、通報、意見等；專用公文是企業內部使用，一般不與外界有聯系，如：會議通知、會議紀要、備忘錄、簽報、工作聯系單、工作通報、電子函件等。
2、一級文適用于以公司的名義對外發文或公司內重大事情的通知、上報，譬如：以公司的名義上報報表省公司，一些事情需要請示省公司，公司下發一些管理辦法，對外單位發函等。一級文包括一級文件和一級函件。二級文則用于公司內部，以部門的名義發文，一般不對外，包括二級文件和部門電子函件。對外發文一律由發文單位擬稿，部門領導審核后郵件發綜合部秘書統一發文。
3、文件與電子函件的區別：電子函件用于工作歷時較短，日常性、臨時性、一般性的工作。文件則相反。這里強調，以分公司下發的管理辦法一定要用一級文件，以部門下發的管理辦法可以用部門文件，千萬不要用電子函件。
4、上行文與下行文與上級與下級的關系，這里所說的上下級關系，一種是組織系統關系，一種是業務系統關系。對上級用上行文，對下級用下行文，上行文如請示、報告等，下行文如通知、通報、決定、意見等，向同級部門或不相隸屬關系的單位，則用函。
5、用于向上級要錢、要物、要編制、人員、政策等資源，應用請示。
6、用于向上級匯報工作、反映情況等，可用報告。
7、用于向上級反映工作意見，請求給予支持，可用意見。
8、部門發文不可以超越本部門職權范圍事項，不能向同級部門發下行文。工作聯系單一般選用函。
9、公文的標題制作三要素：（發文單位）+關于+事由+文種例：（網絡運營部）關于召開第三季網絡運營分析會的通知注意：文字務必準確、簡要，一般不用標點符號（法規、規章和印發、批轉、轉發的文件可加書名號）
10、轉發文標題制作四要素：轉發（批轉）+來文單位+轉發文件題目+文種例：轉發省公司《關于寬帶互聯網視聽部分直播頻道調整的補充通知》注意：轉發公文應避免使用重復用語和相同的文種，遇到多層轉發的處理辦法一是省略中途轉發機關，取最先發文單位。二是另擬標題，轉發情況在正文中說明。例：“關于轉發集團公司《關于印發〈中國電信集團效能監察實施辦法（試行）〉的通知》的通知”壓縮改為：轉發集團公司關于印發《中國電信集團效能監察實施辦法（試行）》的通知》
11、主送單位：受理單位、主辦單位。抄送單位：主送外需要執行和知曉的其他單位。一級文抄送分公司總經理或主管本部門工作的分公司副總經理，二級文用抄報。注意：無論主送單位還是抄送單位，應使用全稱或規范簡稱，兩個以上主送或抄送單位，應按行政區域、行政機關的排序，先大后小，先外后內。
12、公文內數字除了固定的詞語或成語外，要用阿拉伯數字，但落款要用全稱中文。
13、句中較短的平級的詞和短語用頓號，并列復句內部分句間用分號，在分號與句號之間，分號與分號之間至少有一個逗號，在提示語的前后，表示提示下文或總結上文的用冒號。14、請示的標題：關于+事由+請示編寫的守則：導言+主體+結尾導言：開門見山地由外到內、由大到小地提出請示的緣由、理由、背景，要求寫得充分而又簡單。例如成本支出請求，要寫明物品的生產廠家、型號、固定資產編號，價格，購置或維修的原因，如果不購置或不維修會出現什么樣的情況，有多嚴重。主體：內容突出，事項集中，條理清楚，要實際、合理、明確、簡要。例如成本支出請示，要寫哪個部門鑒定必需購買或維修，這筆費用的單價是多少，數量是多少，幾時做預算，什么時候付現，是否有2套解決方案，如果有2套方案，你則重建議用哪一種，為什么？結尾：是一個固定的模式，()妥否，請批示。當否，請批示。是否可行，請批示。以上請示，望予審批。注意：請示的主送單位一般只寫一個，請示應事前請示，不越級請示，如提出2個以上方案，應有傾向性意見。
15、批復的標題：關于+事由+批復編寫的守則：開頭+正文+結尾開頭：你單位《關于XXX的請示》（XXXX號）已收悉，經XX部門審核，同意XXXX，現就相關事項批復如下。正文：做出明確的答復，同意什么，不同意什么。結尾：從上級單位的角度強調一些事項，可提出希望、要求、號召。注意：在做批復公文時，要認真核實緣由的真實性，研究可行性，權衡利弊得失，有根據地表達意見。批復針對性要強，態度明朗，答復明確，措辭嚴謹，語句莊重。請示內容較多的`，可分條列項地答復，對不同意的事項，應說明不同意的理由。
16、通知的標題：關于+事由+通知編寫的守則：導言+正文+結尾導言：發通知的原因，就相關事項通知如下。正文：通知事項結尾：以上通知，請遵照執行。注意：通知適用于發布（印發）本單位的規章制度，批轉下級單位的公文，轉發上級單位和不相隸屬單位的公文，傳達要求下級單位辦理和需要有關單位周知或者執行的事項，職務任免、崗位聘任等，因此，主送單位要準確、清楚，嚴忌錯漏。導言簡潔清晰，高度概括。正文明確具體，針對性和可行性要強。會議通知的模版：會議名稱、會議時間、會議地點、會議內容、參加人員、本部內單位、本部外單位、其他單位、會議要求、聯系人、聯系電話等培訓通知的模版：培訓原因、培訓對象及名額安排、培訓內容、培訓時間、培訓地點、培訓費用、培訓要求、報名及報到、聯系人、聯系電話、其他等。
17、報告的標題：關于+事由+報告編寫守則（三段式）：情況——做法——問題（意見）情況——問題——建議（只選其中一種或兩種寫）情況——原因——下步做法情況
——原因——責任及處理意見注意：報告是下級為了獲得上級的指導、發生重大情況或特殊問題、已完成上級交辦或布置的事項、答復上級的詢問、報送文件時用的一種公文種類。因此，在寫的時候，要注重時效，情況真實，不弄虛作假，不文過飾非，有關事實和數據務必準備確無誤。擬文時，要語言簡潔，篇幅短小突出重點，層次分明，不要夾雜請示事項。如果重大事件報告，要同時準備好說明材料作為附件提交。報告與總結的區別：報告在表述方式上大量使用敘述，情況、事實點絕大部分文字，只是少量使用一些議論文字。總結與一般報告相比更側重對規律的揭示，對問題的認識。報告與請示的區別：兩者都是上行文，對上級行文，但報告不要求上級批復，請示則要求上級批復，報告是事中或事后行文，請示是事前行文，報告的結尾用“特此報告”，請示則一般用“妥否，請批示。”
18、函的標題：關于+事由+函編寫守則：開頭+正文+結尾開頭：簡潔寫明發函的緣由正文：逐一寫詢問、商洽、答復的具體事項及要求結尾：“特復”“特此函復”“特此函告”“盼復”“請研究函復”等。、、、、注意：擬寫函時要注意措辭，因為彼此的地位平等，語言要樸實謙恭，議論說理要適度。另外，撰寫復函時，要就別人在函中提出的問題回復，不是函中提出的不問題，盡可能不要在復函中出現，不然就有畫蛇添足的嫌疑。
19、決定的標題：關于+事由+決定編寫的守則：導言+主文+結尾導言：寫明決定的原因、目的、根據、意義，語言簡潔、概括。主文：闡明具體內容、落實措施、解決辦法、規定要求等。結尾：提出希望、號召、實施要求。
20、通報的標題：關于+事由+通報編寫的守則：導言+正文+結尾導言：介紹通報的事件或人物，將緣由、時間、地點、經過、后果等交待清楚。正文：分析闡明其性質、意義或提出引以為戒、需要注意的事項。結尾：寫明所做出的決定或指示性意見，及提出有關要求或發出號召。注意：通報只適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或情況的通用公文。此公文有較強的典型性、針對性、準確性、真實性、時效性，因此，用詞要嚴謹，注重寫實，掌握分寸。
21、會議紀要的標題：關于召開+會議名稱+紀要編寫的守則：會議概況+會議內容+結束語會議概況：開會時間、會議名稱、會議議題、出席者、主持者、會議過程等。會議內容：會議的重要發言和決議。結束語：希望與要求。
22、備忘錄：和會議紀要非常相似，區別只在于會議紀要是決策性的事項，而備忘錄是非決策性事項，只是相關部門共同約定的事項。
23、工作聯系單：和函的撰寫相似，是部門之間工作聯系的一種公文，擬寫時要語氣平等、誠懇、尊重、商量而非命令、指揮。它需要及時回復、反饋辦理情況，并在工作有調整時要及時告知。
24、寫好公文要抓住“一個中心”和“三個基本點”，每份公文一般都只有一個中心思想，多中心難以成文。這就要求我們在提筆寫文之前，首先要確定中心，明確思路，然后據此去收集觀點和材料。中心思想從哪里來？從上級精神、領導意圖和客觀實際中來，而不要從我們個人的興趣喜好中來。如果在中心不明、思路不清時即著筆，公文就會越寫越難寫，最后只好廢掉重來。在明確了中心思想和基本思路的基礎上，抓好三個基本點，或是“三部曲”。對下布置工作的公文，在一般情況下，一要寫明“為什么要做”，即目的、意義或原因；二是“怎么做”，即方法、措施及注意事項；三是“做成什么樣”，即標準、要求以及附帶的考核、驗收、獎懲等。對上匯報工作的公文，一要寫明“我們做了什么”或“我們為什么要做”，二要寫明“怎樣做的”，三要寫明“做得怎么樣”及體會、效果和經驗。第一部曲的“我們做了什么”，多用于上級有布置，有要求的匯報，寫這樣的匯報，要少寫或不寫目的、意義和原因；“我們為什么要做”則常常是自發地、，創造性地開展工作，是主動地對上匯報或對下發動，這就需要把開展工作和活動的目的、意義、原因敘述清楚。在《講話》寫作上，若是綜合性的，又是例行性，其第一部曲為截至目前的基本情況和經驗體會，第二部曲為下一步的目標和任務，第三部曲為完成任務、做好工作的主要措施。若是專題講話，其“三部曲”一般為意義、目標和措施。
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