信函，又稱(chēng)書(shū)信，它是人類(lèi)最古老又最常用的一種溝通手段。時(shí)至今日，在公務(wù)交往中，信函依舊是職員所常用的有效而又實(shí)用的交流方式之一。

　　在一般情況下，單位及其職員在正式的公務(wù)交往中所使用的信函亦稱(chēng)公務(wù)信函。相對(duì)于普通書(shū)信，由于公務(wù)信函使用于正式場(chǎng)合，在禮儀方面通常有著更為標(biāo)準(zhǔn)而規(guī)范的要求。

　　總體而言，公司職員在使用公務(wù)信函時(shí)，應(yīng)注意言辭禮貌、表達(dá)清晰、內(nèi)容完整、格式正確、行文簡(jiǎn)潔等五大要點(diǎn)。因?yàn)樵谟⑽睦铮Y貌(courteous)、清晰(clear)、完整(complete)、正確(correct)、簡(jiǎn)潔(concise)等五個(gè)單詞皆以字母“c” 打頭，故此這五大要點(diǎn)亦稱(chēng)做公務(wù)信函寫(xiě)作的“五c”法則 。

　　具體來(lái)講，使用公務(wù)信函時(shí)，主要應(yīng)當(dāng)在寫(xiě)作信函、應(yīng)用信函等方面全面地運(yùn)用禮儀規(guī)范，此外，寫(xiě)作電子信函也要注意遵守其禮儀規(guī)范。

一、寫(xiě)作信函

　　寫(xiě)作公務(wù)信函時(shí)，一定要對(duì)信函的內(nèi)容與格式斟酌再三。以下五個(gè)具體問(wèn)題，尤須認(rèn)真對(duì)待。

1.抬頭

　　一般的公務(wù)信函均由抬頭、正文、結(jié)尾三部分構(gòu)成。作為一封公務(wù)信函的開(kāi)端，抬頭決非可有可無(wú)，而是應(yīng)當(dāng)認(rèn)真推敲。

　　抬頭的基本內(nèi)容包括稱(chēng)謂語(yǔ)與提稱(chēng)語(yǔ)，二者均應(yīng)根據(jù)具體對(duì)象具體對(duì)待，力求恰如其分。

一是稱(chēng)謂語(yǔ)準(zhǔn)確。在寫(xiě)作信函抬頭時(shí)，應(yīng)以稱(chēng)謂語(yǔ)稱(chēng)呼收信之人。在稱(chēng)呼收信者時(shí)，下列四點(diǎn)必須注意：

其一，姓名與頭銜必須正確無(wú)誤。在任何公務(wù)信函中，寫(xiě)錯(cuò)收信者的姓名與頭銜都是絕不允許的。稱(chēng)呼收信者，有時(shí)可以只稱(chēng)其姓，略去其名，但不宜直呼其名或者無(wú)姓無(wú)名。

其二，允許以直接致信的有關(guān)單位或部門(mén)作為抬頭中的稱(chēng)謂語(yǔ)。在許多時(shí)候，以有關(guān)單位或部門(mén)直接作為收信者在禮儀上是許可的。