信函，又稱書信，它是人類最古老又最常用的一種溝通手段。時至今日，在公務交往中，信函依舊是職員所常用的有效而又實用的交流方式之一。

　　在一般情況下，單位及其職員在正式的公務交往中所使用的信函亦稱公務信函。相對于普通書信，由于公務信函使用于正式場合，在禮儀方面通常有著更為標準而規范的要求。

　　總體而言，公司職員在使用公務信函時，應注意言辭禮貌、表達清晰、內容完整、格式正確、行文簡潔等五大要點。因為在英文里，禮貌(courteous)、清晰(clear)、完整(complete)、正確(correct)、簡潔(concise)等五個單詞皆以字母“c” 打頭，故此這五大要點亦稱做公務信函寫作的“五c”法則 。

　　具體來講，使用公務信函時，主要應當在寫作信函、應用信函等方面全面地運用禮儀規范，此外，寫作電子信函也要注意遵守其禮儀規范。

一、寫作信函

　　寫作公務信函時，一定要對信函的內容與格式斟酌再三。以下五個具體問題，尤須認真對待。

1.抬頭

　　一般的公務信函均由抬頭、正文、結尾三部分構成。作為一封公務信函的開端，抬頭決非可有可無，而是應當認真推敲。

　　抬頭的基本內容包括稱謂語與提稱語，二者均應根據具體對象具體對待，力求恰如其分。

一是稱謂語準確。在寫作信函抬頭時，應以稱謂語稱呼收信之人。在稱呼收信者時，下列四點必須注意：

其一，姓名與頭銜必須正確無誤。在任何公務信函中，寫錯收信者的姓名與頭銜都是絕不允許的。稱呼收信者，有時可以只稱其姓，略去其名，但不宜直呼其名或者無姓無名。

其二，允許以直接致信的有關單位或部門作為抬頭中的稱謂語。在許多時候，以有關單位或部門直接作為收信者在禮儀上是許可的。