信函，又稱書信，它是人類最古老又最常用的一種溝通手段。時(shí)至今日，在公務(wù)交往中，信函依舊是職員所常用的有效而又實(shí)用的交流方式之一。

　　在一般情況下，單位及其職員在正式的公務(wù)交往中所使用的信函亦稱公務(wù)信函。相對(duì)于普通書信，由于公務(wù)信函使用于正式場(chǎng)合，在禮儀方面通常有著更為標(biāo)準(zhǔn)而規(guī)范的要求。

　　總體而言，公司職員在使用公務(wù)信函時(shí)，應(yīng)注意言辭禮貌、表達(dá)清晰、內(nèi)容完整、格式正確、行文簡潔等五大要點(diǎn)。因?yàn)樵谟⑽睦铮Y貌(courteous)、清晰(clear)、完整(complete)、正確(correct)、簡潔(concise)等五個(gè)單詞皆以字母“c” 打頭，故此這五大要點(diǎn)亦稱做公務(wù)信函寫作的“五c”法則 。

　　具體來講，使用公務(wù)信函時(shí)，主要應(yīng)當(dāng)在寫作信函、應(yīng)用信函等方面全面地運(yùn)用禮儀規(guī)范，此外，寫作電子信函也要注意遵守其禮儀規(guī)范。

一、寫作信函

　　寫作公務(wù)信函時(shí)，一定要對(duì)信函的內(nèi)容與格式斟酌再三。以下五個(gè)具體問題，尤須認(rèn)真對(duì)待。

1.抬頭

　　一般的公務(wù)信函均由抬頭、正文、結(jié)尾三部分構(gòu)成。作為一封公務(wù)信函的開端，抬頭決非可有可無，而是應(yīng)當(dāng)認(rèn)真推敲。

　　抬頭的基本內(nèi)容包括稱謂語與提稱語，二者均應(yīng)根據(jù)具體對(duì)象具體對(duì)待，力求恰如其分。

一是稱謂語準(zhǔn)確。在寫作信函抬頭時(shí)，應(yīng)以稱謂語稱呼收信之人。在稱呼收信者時(shí)，下列四點(diǎn)必須注意：

其一，姓名與頭銜必須正確無誤。在任何公務(wù)信函中，寫錯(cuò)收信者的姓名與頭銜都是絕不允許的。稱呼收信者，有時(shí)可以只稱其姓，略去其名，但不宜直呼其名或者無姓無名。

其二，允許以直接致信的有關(guān)單位或部門作為抬頭中的稱謂語。在許多時(shí)候，以有關(guān)單位或部門直接作為收信者在禮儀上是許可的。