在會議的種種組織工作中，以會前的組織工作最為關鍵。它在大體上包括以下四個不同的方面。

　　1.會議的籌備。

　　舉行任何會議，皆須先行確定其主題(包括會議名稱)。這是會前有關領導集體已經確定了的。負責籌備會議的工作人員，則應圍繞會議主題，將領導議定的會議的規模、時間、議程等組織落實。通常要組成專門班子，明確分工，責任到人。

　　2.通知的擬發。

　　按常規，舉行正式會議均應提前向與會者下發會議通知。它是指由會議的主辦單位發給所有與會單位或全體與會者的書面文件，同時還包括向有關單位或嘉賓發的邀請函件。基層公務員在這方面主要應做好兩件事。

　　其一，擬好通知。會議通知一般應由標題、主題、會期、出席對象、報到時間、報到地點以及與會要求等七項要點組成。擬寫通知時，應保證其完整而規范。

　　其二，及時送達。下發會議通知，應設法保證其及時送達，不得耽擱延誤。

　　3.文件的起草。

　　會議上所用的各種文件材料，一般應在會前準備妥當。需要認真準備的會議文件，主要有會議的議程、開幕詞、閉幕詞、主題報告、大會決議、典型材料、背景介紹等。有的文件應在與會者報到時就要下發。

　　4.常規性準備。

　　負責會務工作時，往往有必要對一些會議所涉及的具體細節問題，做好充分的準備工作。

　　其一，做好會場的布置。對于會議舉行的場地要有所選擇，對于會場的桌椅要根據需要作好安排，對于開會時所需的各種音響、照明、投影、攝像、攝影、錄音、空調、通風設備和多媒體設備等，應提前進行調試檢查。

　　其二，根據會議的規定，與外界搞好溝通。比如向有關新聞部門、公安保衛部門進行通報。

　　其三，會議用品的采辦。有時，一些會議用品，如紙張、本冊、筆具、文件夾、姓名卡、座位簽以及飲料、聲像用具，還需要補充、采購。