航運企業應收賬款管理論文
【摘要】隨著企業發展規模的擴大和業務的擴張,將會產生更多的應收賬款;應收賬款越多,發生壞賬損失的機會越大,企業承擔的風險也將越大。因此,必須加強對應收賬款的控制與管理,加速企業資金周轉。航運企業應收賬款的控制與管理應以企業效益最大化為目標,在企業擴大運輸業務量的基礎上,力爭將應收賬款安全及時收回。本文根據航運企業的生產經營特點,探討其應收賬款的控制和管理方法。
【關鍵詞】航運企業 應收賬款 信用政策
一、航運企業應收賬款的控制
航運企業是一類特殊的服務類企業,其在信用銷售中存在著較大的風險。首先,航運由于其運輸工具的限制使得服務周期較長,在當今市場變化很快的情況下,這是造成信用風險的主要因素之一。其次,航運業的客戶有相當數量是貿易公司,而貿易公司的貿易額度一般較大,并被迫從事與自己資產狀況不符的交易且受市場變化的影響較大,因此,在信用管理中一般認為專業貿易公司是大風險的企業;而航運公司的主要客戶大多數是貿易公司,這種風險是航運公司不可避免的,也是航運企業信用風險管理中最大的風險因素。第三,航運企業要與很多外國公司進行交易,由于地域、信息傳遞等因素使得大多數航運公司不能對國外公司的資信狀況有較深入的了解,這也是造成信用風險的一個主要因素。從這幾點可以看出,航運企業在信用銷售的過程中存在的風險是非常大的。但由于我國航運市場已變成買方市場,航運企業為了在這個競爭十分激烈的市場中取勝,又必須對一些大客戶或企業的核心客戶采用協議付費這種信用銷售方式,因此,航運企業的應收賬款控制實際是企業的信用管理。
首先,對航運企業來說,良好的客戶資信檔案和授信制度,是航運企業證明客戶資信狀況、確立信用標準、規避潛在財務風險、提高企業交易安全性的保證。航運企業應建立客戶信息管理系統和客戶數據庫,完善客戶信息,并讓客戶信息在業務、商務、財務部門共享。對老客戶支付運費的歷史情況進行全面分析;對新客戶的開發,應通過多種渠道(如職業信用評級師、金融機構、分析客戶財務報表等)完整和準確地了解客戶信息,并以此對客戶進行資信評級。在資信評級的基礎上,建立相應的客戶授信制度和合同審批制度,對不同客戶適用不同的信用標準,對不同信用標準的合同適用相應的授權審批制度。另外,客戶資信管理和授信管理是一個動態管理的過程,航運企業應及時對客戶資信狀況和授信制度進行動態維護。通過客戶信用管理,將風險控制和管理工作向前移,達到簽約前控制運費回收風險的目的。
其次,航運企業應采用合理的應收賬款控制方法。應收賬款控制的方法分為賬齡分析法和信用評估法。(1)賬齡分析法。即根據各欠款單位的應收賬款拖欠期限的長短和金額劃分若干區段,編制“應收賬款賬齡分析表”,并實施嚴密的監督,隨時掌握收款情況,確保應收賬款發生的期限。對不同拖欠時間的賬款及不同信用的客戶,宜制定不同的收賬政策和方案。(2)客戶信用評估法。根據企業制定客戶信用的標準和編制基礎,信用分析又可分為信用類別分析法和信用等級分析法兩種。信用類別分析法,是根據企業應收賬款控制與管理的目標,以及“應收賬款單位往來明細表”和“應收賬款賬齡分析表”,對應收賬款的來龍去脈進行研究和分析,并依照各單位欠款金額﹑欠款期限,以及欠款比重,將欠款客戶劃分為“ABCD”四類,編制“應收賬款信用類別表”,區分重點客戶和一般性客戶,采取不同的催收款策略。企業應根據經營策略采取不同的收款方式和應收賬款管理。
二、應收賬款的日常管理
1、應收賬款的事前控制
在訂立運輸合同時,攬貨人員應樹立風險意識,訂立對運費回收有利的條款,盡量避免簽訂“貨物裝船后XX天支付運費”或“船舶開航后XX天支付運費”條款;避免在收到運費前簽發“運費已支付”的清潔提單;避免簽發倒簽提單和預借提單。對于資信狀況不良的客戶,運費支付時間盡量約定在預付運費提單簽發之時或之前。在付費人未付預付運費的情況下,可以簽發運費預付但對其進行批注不清潔提單,影響付費人的結匯,從而達到督促托運人付清運費的目的。
在租船合同中,應將租船的責任終止及貨物留置條款明確地并入提單中,在債務人不支付運費時,對資信狀況不良的客戶可通過留置貨物,保證收取運費的權利。另外,為規避到付運費及預付運費尾數的海上不可抗力風險,可以通過保險對到付運費投保,以保證收取運費的權利。
2、應收賬款的日常管理
航運企業應當建立與其經營相適應的應收賬款賬齡分析制度和逾期應收賬款催收制度。業務部門負責業務臺賬的設置和應收賬款的催收,財會部門負責應收賬款的登記﹑結算,并督促銷售部門加緊催收。應收賬款的日常管理工作包括以下幾個方面。
臺賬是對企業發生的各項業務內容進行詳細記錄并反映收款情況的業務統計表。業務部門應設置主管內勤工作的業務人員,專門負責企業業務臺賬登記和管理工作,具體記錄每一客戶每一業務發生的全過程,并及時登記收款情況以及和財務部門的交接情況;月末將部門負責人審核后的臺賬復印件交財務部門,并與之核對收款情況。同時,建立市場調查研究制度,市場業務部門經常性走訪客戶,收集和整理客戶信用資料,并定期編制“客戶信用等級表”和“應收賬款信用類別表”,檢查和分析客戶信用狀況以及客戶信用額度使用情況;對長期往來客戶建立完善的客戶資料,及時進行更新。財務部門應經常檢查和清理“應收賬款”,并按月編制“應收賬款賬齡分析表”,會同業務部門及相關主管領導,對客戶進行信用評價,隨時掌握應收賬款的收款情況。
總之,航運企業必須依靠信用調查和嚴格的信用審批制度,根據客戶信用等級和信用類別采用不同的收款方式,確保運費回收的安全性。對于國外代理公司,一般應尋求國際知名度比較高﹑國際信譽良好的企業合作。條件允許的話,應經常派人隨船去了解當地情況,或在代理所在地設立辦事處,專門負責與代理的溝通和聯絡工作,收集整理資料,加強雙方的了解,保障貨物和賬款安全。
3、應收賬款的收款管理
確立應收賬款的收款原則和方針。收款的具體原則是:誰負責的業務誰收款;對長期重點客戶,可建立企業高層領導互訪制度,保持經常聯系和溝通。收款負責人隨時和客戶核對往來收款情況,如有不符,應查明原因,及時處理;對未收回的款項要查明原因,及時催收,做到每周一清,每月一結;對于可能成為壞賬的應收賬款應當報告有關決策機構,由其進行審查,確定是否為壞賬。
當航運企業發生運費欠收后,不應消極地等待對方付款,應對應收運費進行動態跟蹤與分析,并定期統計應收費各客戶的余額、賬齡及增減變動情況,為評估、調整客戶信用等級提供可靠依據。企業還應建立定期就未達運費與客戶函證制度,核實未達運費的真實性、完整性并確保訴訟的時效性,防止應收運費體外循環及違法違規行為發生。對已形成的欠收運費,要加大清欠力度,針對不同情況,采取靈活的催收政策。對遠期、近期運費清理回收緩慢或清理陳賬未動的客戶,應拒絕再次交易并加大催收力度;對有償債能力卻不履行償債義務、人為發生賴賬的情況應在訴訟有效期內運用法律手段解決,以避免喪失訴訟權造成損失;對欠款方確實無力支付的,可采取物資抵款。
4、應收賬款的收款指標考核
企業按責任部門、責任人員,下達賬款回籠指標,按月考核;在制定收款計劃的同時,根據收款目標和進度,確定應收賬款收款考核標準,并將考核結果與獎懲掛鉤。達到收款標準的',企業給予具體責任人獎勵;不能完成收款任務的,企業按規定給予責任人經濟上的處罰。
5、壞賬準備與壞賬處理
壞賬是指企業無法收回的應收賬款。企業應按“應收賬款”月末余額及“壞賬準備”賬面余額,提取壞賬準備,使其保持一定比例的壞賬準備數額;同時,對賬齡超過2年的應收賬款再增加提取0.1%壞賬準備,以減少企業的壞賬風險。企業每月月末或者每年年末,對應收賬款定期進行全面檢查,并合理計提壞賬準備。企業對于不能收回的應收賬款應當查明原因,追究責任。對于因債務人破產或單位撤銷而依法無法追回的,或者因債務人死亡既無遺產清償又無承擔人,或者因債務逾期未履行償債義務超過兩年、經查確實無法收回的應收賬款,按照企業管理權限分級上報,經企業決策層或董事會批準后作為壞賬損失處理,沖銷提取的壞賬準備。
三、應收賬款的其他控制制度
航運企業還應建立對收款內部控制的監督檢查制度。明確監督檢查機構或人員的職責權限,定期或不定期地進行檢查,這是應收賬款控制與管理制度得以實現的保證。企業監督檢查機構或人員應當通過實施符合性測試和實質性測試檢查收款業務內部控制制度是否健全,各項規定是否得到有效執行。
首先,航運企業應建立攬貨業務預算與報告制度。航運企業在對攬貨人員的要求方面應有所變化,較為理想的方式是以攬貨人員所收回的運費為評定其業績的標準,要求攬貨人員要對其攬貨量進行預算并上報公司備案,同時攬貨人員不但要注意所攬到貨物的數量,還要注意對方的付款能力。
其次,還要建立客戶信用申請制度。一些大貨主是航運企業的主要利潤來源,因此,為了與穩定的大客戶保持長期的合作,就必須給予這些客戶一定的信用上的優惠條件,只能采用協議付費這種信用銷售方式。一般的客戶應向公司申請客戶信用額度,由信用管理部門進行客戶的資信評估,再確定是否給予信用銷售的方式。
最后,實行信用限額審核制度。在信用管理工作中,對客戶制定信用限額是一個主要的管理工具,企業通過一個簡單的數字,就可以將過去較為復雜的管理問題簡單化、效率化。長期以來航運企業對客戶的信用風險缺少評估和預測,交易中往往是憑主觀判斷做決策,缺少科學的決策依據;在銷售業務管理上,由于缺少信用額度控制,往往是重權力而不重職能,一旦出現風險問題又相互推卸責任。針對以上情況,航運企業應根據信用數據庫中的資料,結合歷史數據,由信用管理部門確定客戶的信用限額,并報上級進行審核,確定其信用限額。
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