管理規范化面向信息化的功能拓展論文
摘要:通過管理規范的制定和實行,以形成管理運行的良好秩序是管理的基本手段和過程。信息化對管理規范化既有推動作用,也提出了支撐性的要求。面向信息化的深入發展,管理規范化應實現有效的功能拓展,以確保管理信息化穩步持續的發展,并提高管理規范化自身的質效。
關鍵詞:信息化;管理規范化;功能拓展
管理規范化,作為組織管理制度化建設的有機組成部分,是組織管理的一項經常性工作。任何企業或政府部門要形成正規的管理秩序,長期保持健康穩定發展,勢必要經歷管理規范化環節。不同時期的管理規范化,有其不同的特點。面對信息化的特殊要求和有利條件,管理規范化需要在功能上有所拓展,以其與信息化的蓬勃發展相適應,同時實現自身的發展。
1基本概念界定
1.1管理工作規范
規范,作為日常用語,一般是指對討論對象行為的約束和限制。具體到管理領域,則是指對管理主體、客體及管理主體與客體交互作用行為的約束和限制。本文所指的管理規范,主要是對管理主體管理行為的明確而具體的規定。它與管理標準有所區別,后者主要是對管理業務目標、要求、范圍等的約束和限定。所謂管理工作規范,主要是指對于重復性管理活動的目標、程序,對每一工序的活動內容、方式、方法、工作標準、承辦者及其職責權利、考核辦法等做出的明確具體的規定[1]。
1.2管理規范化
管理規范化,主要是指研究制定、推行并不斷優化管理工作規范的過程,以及該過程所指向的管理運行達到規范、有序、有效和可持續發展的狀態[1-2]。它是現代管理的基本方法,它是管理活動的基本內容,是形成和提升管理有序性的基本手段,是管理效能達成的基本保證,是管理成果固化的基本方式,也是管理質效提升的基本途徑。
1.3信息化
信息化一般與具體領域相關,它既指一個過程,也指向一定的狀態和目標。一般是指以信息技術發展與運用為基礎,以信息資源開發與利用為核心,以信息平臺建設與使用為依托,以領域要素的信息改造和融合為手段和支撐,實現領域形態轉向信息主導的持續過程和最終目標[3-4]。信息化通過信息技術的運用,促進領域信息活動效率的快速提升;通過對相關領域信息資源的開發和利用,實現信息資源和流程的整合和優化;通過信息平臺的建設和使用,為領域業務活動的展開和效能提升提供技術支撐;通過領域要素的信息改造和融合,實現相應領域管理觀念、組織結構和運行方式的全面、系統轉變,并最終促使領域整體形態的信息主導。從本質上講,信息化通過信息技術的運用,實現了對領域信息活動的流程改造和優化,并通過信息活動與組織活動的內在聯系,通過“信息技術運用—信息活動組織—組織活動設計”三者的持續互動,對組織整體產生了深刻的影響,使組織從思想觀念、組織結構、運行機制等各方面呈現出信息特色。
2管理規范化的基本功能
作為對管理者所展開的管理活動的約束和限定,作為對管理運行流程、方式、方法的系統設計,作為管理理論與管理實踐有機銜接的重要環節,管理規范化傳統上具有以下六個方面的基本功能。
2.1管理秩序的形成和提升
管理秩序是管理工作有效展開的基礎。通過管理體制設計和推行,組織建立了基本的管理秩序,各級各層次的管理者被賦予一定的職責、權力,部門間也確定了相互聯系和協同作用的基本關系,為管理運行提供了基本的框架。管理規范化在管理體制和組織結構設計的基礎上,通過管理工作規范的設定,使管理者的管理行為受到約束和限定,它與管理標準化一起,使組織的管理主體、客體總體上按照既定的標準、規范展開活動,對管理運行秩序的形成、維持提供了基本的保證。同時通過持續的規范化活動,能夠持續穩步地提高這種管理運行秩序。
2.2管理知識的匯聚和傳承
管理規范化的基本活動包括:“管理工作研究—管理工作規范設計—管理工作規范施行—管理工作研究”的循環過程。其中的管理工作研究既包括對管理工作規范實施情況的評估與反思,也包括對管理工作規律的認識和總結,更包括對先進管理理念、理論、方法與技術的學習和運用,事實上就是一個管理知識的匯聚過程,其結果就是形成規范、有效的管理知識。通過規范的設計、更新和實施,使這些體系化了的、規范而有效的管理知識得以傳承。
2.3管理效能的保持和優化
從管理規范化的作用機理[5]可以看出,管理規范化通過管理規范的制定和實施,既盡可能地實現了管理活動的相對穩定性和有序性,同時也確保了管理運行于管理目標的有效性,并穩步朝向以組織結構所限定的管理效能最大化前進。管理規范化實際上是通過對組織目標可行的實現路徑進行選擇、優化,并以規范的形式加以固化并推行,而實現對管理效能的保持。通過持續的管理規范化活動,促使管理效能穩步地提升,直至達到組織結構所限定或規定的效能最大值。
2.4管理活動的評價與監控管理
規范化之管理規范,不僅僅包括對管理者管理行為的限定和約束,更包括管理的目標及其分解,包括對管理目標達成的效能評價標準和方法。因此,管理工作規范作為管理規范化的核心成果,它還為管理活動的評價與監控提供了基本的標準,在一定意義上具備管理活動的評價與監控功能。
2.5理論與實踐的`互動平臺
從理論與實踐互動的角度來看,管理規范化通過管理工作研究,一方面實現了對現實管理活動中規律性知識的挖掘,為管理理論的發展提供了養料,另一方面通過先進管理理論與技術的學習與運用,使理論與實踐在經驗基礎上形成了有機聯系,在管理工作規范的實施過程中得到了檢驗,通過管理規范化的持續推行而得到鞏固、發展和提升。為此可以認為管理規范化還是管理理論與管理實踐實現持續互動的良好平臺。
2.6管理機制的創建與優化
管理機制,與管理體制和管理組織結構一起,構成組織管理的有機體系。作為管理運行具體方式、方法和路徑及其組合,管理機制是組織管理體系不可或缺的重要環節,直接對應和決定了組織管理系統的效能。而管理規范化的基本過程,正是這種管理運行機制形成的核心過程。管理規范的設計和推行,是在管理體制和組織結構設計的基礎上,進一步實現了管理運行的設計,使管理運行更加具有穩定性和確定性,使具體管理行為有規可依、有方可行、有據可評,減小和降低管理行為的不確定性。管理體制和組織結構確定了管理的職能區分和職能關系,明確了不同職能和部門在組織運行過程的責權范圍,在此基礎上,管理規范化對管理具體如何展開和實施,如何穩步達成管理目標的內在機理和模式進行了明確、規范,實際上實現了對管理運行機制的設計。為此,管理規范化,又可稱之為管理系統運行機制構建過程。它是組織管理制度設計的末端和重要環節。綜上所述,管理規范化源于人類活動認識與實踐的有限性,建立在對管理實踐與管理理論有限性認識的基礎上,人們通過管理工作規范的設計和推行,使管理運行相對穩定而有效地實現管理目標,并通過對管理工作規范的持續更新,使管理運行的效能得到穩步提升,直至達到管理組織結構所限定的組織管理的最佳效能的過程。圍繞管理秩序的維持、管理效能的提升、管理機制的構建等,管理規范化具有六項基本的管理功能。
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