1 溝通管理
溝通是信息憑借一定符號(hào)載體在個(gè)人和群體間從發(fā)送者到接收者之間的傳遞,并獲取理解的過(guò)程。完美的溝通是經(jīng)過(guò)傳遞后被接收感知到的信息與發(fā)送者發(fā)出的信息完全一致, 信息的發(fā)送者和接受者能就某一信息達(dá)成認(rèn)同、共識(shí)。縱觀項(xiàng)目的整個(gè)過(guò)程,項(xiàng)目啟動(dòng)、項(xiàng)目計(jì)劃、項(xiàng)目實(shí)施、項(xiàng)目收尾,每一個(gè)階段均是以溝通為載體。溝通通暢是確保一個(gè)項(xiàng)目預(yù)定目標(biāo)得以實(shí)現(xiàn)的基本保證, 而溝通管理就是為了確保項(xiàng)目信息的及時(shí)收集和傳輸以及最終處理所實(shí)施的一系列過(guò)程, 它對(duì)于項(xiàng)目的成功與否起著關(guān)鍵作用。
2 溝通管理方式
目前, 越來(lái)越發(fā)達(dá)的科技引導(dǎo)著我們的生活方式向多元性發(fā)展, 溝通的方式和途徑也越來(lái)越多樣化。溝通方式可劃分為如下四種:
(1)書面的(書面報(bào)告、呈報(bào)材料)和口頭的(指示、通知等)。
( 2)內(nèi)部的(在項(xiàng)目范圍內(nèi))和外部的(對(duì)顧客、新聞界、公眾等)。
( 3) 正式的(報(bào)告、情況介紹會(huì)、討論等)和非正式的(專門談話、私下聚會(huì))。
( 4 )縱向的(組織內(nèi)部從上到下、從下到上)和橫向的( 同級(jí)之間)。
溝通的具體途徑主要包括:書面材料、電子郵件、電話、短信、會(huì)議、實(shí)地溝通、非正式溝通等。如在飛機(jī)轉(zhuǎn)包項(xiàng)目研制階段需要顧客對(duì)一些工藝方法進(jìn)行批準(zhǔn), 首先內(nèi)部相關(guān)部門必須準(zhǔn)備充分的書面材料證明工藝方法是符合顧客及適航部門要求的,包括數(shù)據(jù)分析、檢測(cè)報(bào)告等;項(xiàng)目經(jīng)理以電子郵件的方式將這些數(shù)據(jù)發(fā)至遠(yuǎn)在國(guó)外的顧客或第三方(NADCAP),通過(guò)審核后顧客發(fā)送正式的批準(zhǔn)備忘錄, 需要對(duì)這些書面材料備案留存以備在將來(lái)的檢查(E A SA檢查)中作為證據(jù)。
3 溝通管理原則
3 . 1 溝通有效原則
所有的溝通工作都是為了使某一問(wèn)題得到解決、使矛盾各方最終達(dá)成一致而開(kāi)展的。接收者應(yīng)做到認(rèn)真聆聽(tīng)、不明確的情況下對(duì)關(guān)鍵點(diǎn)提出疑問(wèn), 信息發(fā)布者在表達(dá)中要做到言簡(jiǎn)意賅, 去偽存真避免繁瑣冗長(zhǎng)的表達(dá)對(duì)于信息帶來(lái)的誤解。
3 . 2 溝通必要原則
過(guò)度的溝通工作或繁雜的`文檔規(guī)定使項(xiàng)目管理工作效率低下, 那將是得不償失的。項(xiàng)目的整個(gè)過(guò)程需要處理的問(wèn)題、傳遞的信息、涉及的部門繁雜,一切要以必要為準(zhǔn)繩。
3 . 3 溝通及時(shí)原則
信息的產(chǎn)生、傳遞與接收就是為使項(xiàng)目得到順利進(jìn)行, 溝通的及時(shí)可以使項(xiàng)目中出現(xiàn)的問(wèn)題盡快得到解決, 項(xiàng)目得以持續(xù)進(jìn)行。
3 . 4 統(tǒng)一性原則
在項(xiàng)目的溝通中, 從信息的產(chǎn)生、傳遞、接收到信息的反饋的全過(guò)程必須是一致的。這樣才能節(jié)省溝通的時(shí)間,增強(qiáng)溝通的效果。如書面溝通使用統(tǒng)一的文件格式、會(huì)議紀(jì)要使用統(tǒng)一的模板使人易于理解。
4 某機(jī)型研制中溝通管理的應(yīng)用
某飛機(jī)機(jī)翼是迄今為止中航工業(yè)生產(chǎn)的最大的空中客車飛機(jī)部件, 也是技術(shù)含量最高、生產(chǎn)難度最大的部件。2 0 0 9 年1 1月, 空中客車公司宣布推出一種用于某系列飛機(jī)的新型翼梢— — 鯊鰭小翼, 鯊鰭小翼高約2 . 5 m,經(jīng)過(guò)加強(qiáng)的翼盒結(jié)構(gòu)能夠承載重量更大的鯊鰭機(jī)翼, 制造技術(shù)難度也相應(yīng)增高。試驗(yàn)表明,安裝了“鯊鰭”翼梢的某型飛機(jī),能夠至少減少3 .5%的燃油消耗,相當(dāng)于每年每架飛機(jī)減少7 0 0 t的二氧化碳排放,大大增強(qiáng)飛機(jī)的環(huán)保性能,提高飛機(jī)起飛性能、有效提高飛機(jī)的航程和載客量。空客表示, 鯊鰭小翼和選裝的新型發(fā)動(dòng)機(jī)將使n e o系列飛機(jī)的燃油效率提高1 5%。鯊鰭試制項(xiàng)目中充分運(yùn)用了以下溝通方法。
4 . 1 內(nèi)部溝通
( 1 )召開(kāi)項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)議。
在啟動(dòng)會(huì)議中明確項(xiàng)目目標(biāo), 項(xiàng)目進(jìn)度,進(jìn)度安排等,同時(shí)明確項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員在項(xiàng)目中所承擔(dān)的角色、職責(zé)。
( 2 ) 建立例會(huì)制度。
每周定期召開(kāi)項(xiàng)目研制專題例會(huì), 檢查各相關(guān)部門是否嚴(yán)格按照計(jì)劃的節(jié)點(diǎn)完成項(xiàng)目任務(wù)并解決項(xiàng)目中存在的問(wèn)題。每次會(huì)議都必須出正式的會(huì)議紀(jì)要并發(fā)給各相關(guān)單位。
( 3 )建立內(nèi)部交流平臺(tái)。
項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)內(nèi)部定期舉行展板會(huì), 將項(xiàng)目中的問(wèn)題、需解決的時(shí)間、負(fù)責(zé)人等信息公示在展板上使項(xiàng)目成員明確各自的職責(zé), 并了解他們各自應(yīng)完成的工作任務(wù)。
( 4 )編制項(xiàng)目進(jìn)展報(bào)告。
項(xiàng)目經(jīng)理在每周結(jié)束時(shí), 將項(xiàng)目進(jìn)展報(bào)告包括進(jìn)度表進(jìn)行更新以電子郵件發(fā)給項(xiàng)目組成員及顧客同時(shí)抄送相關(guān)部門職能領(lǐng)導(dǎo)。
項(xiàng)目經(jīng)理通過(guò)以上溝通途徑把不同部門、不同背景的成員“攢沙成團(tuán)”,愉快的協(xié)作從而完成項(xiàng)目目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。項(xiàng)目經(jīng)理是企業(yè)與顧客之間的紐帶, 要把顧客的要求準(zhǔn)確傳達(dá)到企業(yè)內(nèi)部如質(zhì)量要求、技術(shù)要求等;除了需要協(xié)調(diào)內(nèi)部問(wèn)題進(jìn)行溝通外,要與顧客進(jìn)行實(shí)時(shí)的溝通、構(gòu)建良好的合作關(guān)系。
4 . 2 與顧客的溝通
( 1 )項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員與客戶定期召開(kāi)電話會(huì)議, 及時(shí)讓客戶了解項(xiàng)目進(jìn)展?fàn)顩r和遇到的問(wèn)題,增進(jìn)雙方的相互理解,有利于項(xiàng)目工作開(kāi)展。
( 2 )提前做好溝通計(jì)劃,避免因?yàn)椴荒芘浜项櫩偷臅r(shí)間,約不到顧客,而導(dǎo)致項(xiàng)目推遲, 無(wú)謂的增加項(xiàng)目等待時(shí)間。
( 3 )合理利用非正式溝通。駐廠代表遠(yuǎn)在他鄉(xiāng), 由于語(yǔ)言和文化的差異時(shí)常會(huì)感到寂寞、孤獨(dú)。項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員不定期地與顧客駐廠代表進(jìn)行私下交流, 聚餐聯(lián)誼等非正式溝通方式使雙方關(guān)系更加融洽、和諧,讓顧客代表深深體會(huì)該團(tuán)隊(duì)是一個(gè)為共同目標(biāo)而奮斗的團(tuán)隊(duì)。 5 結(jié)語(yǔ)
為做好每個(gè)階段的工作, 以達(dá)到預(yù)期標(biāo)準(zhǔn)和效果,就必須在項(xiàng)目部門內(nèi)、部門與部門之間、以及項(xiàng)目與外界之間建立溝通渠道,快速準(zhǔn)確的傳遞和溝通信息,使項(xiàng)目?jī)?nèi)各部門達(dá)到協(xié)調(diào)一致。通過(guò)良好的項(xiàng)目溝通管理, 能更好的實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)。
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