摘要：教務管理工作是開放教育學校管理的核心，是支撐電大學生學習的重要保證。目前開放教育教務管理在多系統(tǒng)數(shù)據(jù)對接、教務管理系統(tǒng)功能以及檔案管理等方面還是存在一些問題。本文針對在教務管理過程中發(fā)現(xiàn)的問題提出相應的解決方法，希望這些建議能夠完善教務管理工作，能夠更好地為學生服務。
關鍵詞：開放教育；教務管理；問題
目前，終身學習型社會正在逐漸形成，而國家開放大學致力于遠程開放教育的發(fā)展正是為構建全民自主學習、終身學習體系起到了非常重要的作用。遠程開放教育的發(fā)展主要依靠教務管理作為學生學習的保障。因此，進而加強教務管理水平乃是開放教育管理工作中的重中之重。
一、教務管理過程中存在的問題
1.管理系統(tǒng)模塊眾多，數(shù)據(jù)對接問題多發(fā)。開放教育信息化建設離不開管理系統(tǒng)的支持，現(xiàn)在常用的管理系統(tǒng)主要包括招生管理系統(tǒng)、教務管理系統(tǒng)、考務管理系統(tǒng)。招生系統(tǒng)主要負責新生錄入、教學點申報、入學資格審核等工作；教務管理系統(tǒng)主要負責課程和專業(yè)管理、學籍管理、考試管理、畢業(yè)管理等工作；考務管理系統(tǒng)主要負責考試計劃的發(fā)布，網(wǎng)考的具體實施、閱卷分配等工作。多平臺的優(yōu)點是可以分模塊管理，耦合度低，有利于系統(tǒng)升級和優(yōu)化，但是在使用過程中數(shù)據(jù)對接的問題也漸漸地暴露了出來，比如同一個教學點在招生管理系統(tǒng)中與教務管理系統(tǒng)中的機構代碼不一致，考務管理系統(tǒng)中學生考試的部分成績不能直接導入教務管理系統(tǒng)，需要四舍五入才能錄入教務管理系統(tǒng)等，類似的問題在這就不一一列舉了。2.教務管理系統(tǒng)打證數(shù)據(jù)審核功能不完善。省校利用教務管理系統(tǒng)省校平臺的照片鏈接功能，將打證數(shù)據(jù)整理好后上報總部。總部在教務管理系統(tǒng)中央平臺處理省校當學期上報的打證數(shù)據(jù)時，可能會出現(xiàn)部分學生未能通過打證數(shù)據(jù)審批的情況，教務管理系統(tǒng)不能反饋打證數(shù)據(jù)審批不通過的學生名單和具體原因，需要省校老師通過比對上報名單和總部反饋名單，篩選出具體人數(shù)以及名單，并逐個查明具體原因。此外打證數(shù)據(jù)一般也是分為多批次上報，批次的具體數(shù)量是需要根據(jù)畢業(yè)審核的實際批次來進行的，一般畢業(yè)審核的初期首批次會先進行開放教育專升本學生的畢業(yè)審核工作，剩余批次是正常報讀開放本科和專科的學生。因此多批次篩選打證數(shù)據(jù)不通過名單時不僅浪費時間，也容易造成遺漏個別打證數(shù)據(jù)的問題。3.沒有單獨面向學生的管理平臺，學生不能直接了解自身學習的總體情況。教務管理系統(tǒng)的平臺分為五級：中央平臺、省校平臺、分校平臺、教學點平臺、學生平臺，現(xiàn)在前四級處于正常使用中，由各級電大的教務工作人員進行日常管理，學生平臺截至目前未能正常投入使用。學生想要查詢自身的選課情況、學籍信息情況、成績信息，一般都需要通過電話、微信、QQ等方式向班主任咨詢，再由班主任進入教務管理系統(tǒng)查詢統(tǒng)計后告知學生。對于學生，沒有一個完善的查詢平臺提供基礎的學習支持服務，甚至會出現(xiàn)完成學業(yè)拿到畢業(yè)證書時，才發(fā)現(xiàn)自己的個人信息錯誤，再向學校申請更換畢業(yè)證的情況。因此如何讓學生能夠隨時了解到自身學習情況是一個亟待解決的問題。4.檔案管理制度不健全，電子檔案還未建立起來。教務管理工作主要分為兩大模塊——考務管理工作與學籍管理工作。尤其是開放教育學籍有效期8年，時間跨度大，課程注冊、免修免考、學籍異動、報名考試、成績修改、畢業(yè)審核、學位申報等情況每個學期都不少，按照規(guī)定需要一直保存學生的資料檔案，并且上述業(yè)務的規(guī)定也都在變化，因此導致每個學期要求存檔材料都不是完全一樣的。目前教務存檔材料主要分為電子材料和紙質材料兩類，現(xiàn)階段電子檔案的管理制度還未建立起來，沒有明確的電子材料存檔要求。工作人員會根據(jù)個人習慣保存電子材料，這樣常常會出現(xiàn)存檔隨意、資料不完整的情況，而紙質檔案則每個學期都會按照要求制作成固定格式的檔案由檔案管理部門進行管理，但是在紙質檔案整理的過程中也暴露出來材料不齊全、缺少簽字蓋章等問題。
二、完善開放教育教務管理的對策
1.針對多系統(tǒng)數(shù)據(jù)對接提出建議。從加強信息化建設的角度出發(fā)，系統(tǒng)研發(fā)部門進行系統(tǒng)需求分析的時候，需要統(tǒng)籌規(guī)劃，考慮多系統(tǒng)平臺數(shù)據(jù)對接的問題，并且在實際使用過程中及時改進和優(yōu)化，做好系統(tǒng)版本升級的準備，將多系統(tǒng)平臺數(shù)據(jù)對接的問題逐步解決。現(xiàn)階段存在的問題解決方式分為線上和線下兩種，線上進行系統(tǒng)平臺的升級改造，收集一線系統(tǒng)管理人員的`意見，統(tǒng)計匯總后將需要對接的數(shù)據(jù)格式統(tǒng)一，這種方式牽扯的部門較廣，需要一個部門帶頭并由多方合作完成。線下在系統(tǒng)數(shù)據(jù)對接時，由相關部門明確對接的關系，出一個詳細的對應手冊或制度文件，防止由個人行為導致的對接數(shù)據(jù)不準確甚至錯誤的情況。對于后續(xù)未投入使用的平臺，希望各個職能部門負起責任，在進行系統(tǒng)測試時發(fā)現(xiàn)問題及時向學校反饋，幫助研發(fā)部門進行系統(tǒng)的完善。2.針對打證數(shù)據(jù)審核提出建議。首先希望教務管理系統(tǒng)能夠進行功能改進，省校進行打證數(shù)據(jù)上報總部的時候，教務管理系統(tǒng)中央平臺能夠顯示出打證數(shù)據(jù)上報不成功的原因，并且將顯示不成功原因的文件反饋于省校學籍管理人員，就像總部進行畢業(yè)審核的情況一樣，畢業(yè)審核完成后總部向省級電大反饋畢業(yè)審核不通過名單，這樣通過反饋文件能讓學籍管理人員直觀地看出問題出在哪里，而不是將未通過的學生數(shù)據(jù)多次上報進行印證數(shù)據(jù)是否合格，減少往復的打證數(shù)據(jù)上報工作，提高工作效率。其次教學點、分校、省校每一級的學籍管理人員都需要對打證數(shù)據(jù)的人數(shù)與通過畢業(yè)審核的學生進行核對，確保人數(shù)一致，同時教學點需要明確上報的照片要求，做好初步的核對工作，防止漏報、少報。3.針對學生了解自身學習情況提出建議。首先教務管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫所部署的服務器是在省級電大，因此省級電大對于數(shù)據(jù)在不違反規(guī)定的情況下具有完全的使用權，完全可以依據(jù)自身力量，組織具有軟件開發(fā)能力的技術人員，借助數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)研發(fā)出另外一套為學生服務的查詢系統(tǒng)，通過該系統(tǒng)可以面向全省學生服務，學生通過唯一的身份證號碼或者學號即可查詢到其需要信息，如選課情況、畢業(yè)審核情況、學位審核情況、歷次成績、各類考試通知書、考場安排情況等。第二是對教務管理系統(tǒng)學生平臺進行維護分析，確定是否能夠啟用學生平臺。實驗學院就是利用現(xiàn)有技術資源進行專業(yè)查詢、成績查詢等系統(tǒng)的研發(fā)，并且現(xiàn)在已經(jīng)上線并投入使用，不僅為學生提供了便利，同時也減少了班主任的工作量。4.針對檔案管理提出建議。首先要出臺規(guī)范電子建檔制度文件，明確電子建檔總體要求以及具體格式，所有紙質材料上報的同時都需要進行對應電子材料的上報，進行信息化建檔，提高學籍檔案利用率和管理效率，充分體現(xiàn)以現(xiàn)代遠程教育為主的開放教育特點和優(yōu)勢。其次紙質材料與電子材料二者均屬檔案材料，在加強電子材料建檔的同時，紙質材料也需更加規(guī)范，相關老師要有責任心，平時注重材料積累，材料存檔后再進行上報或者下發(fā)，待接收材料的老師要督促相關人員進行材料的下發(fā)，保證按時拿到材料及時歸檔，不要等到最后需要建立檔案時以缺材料為由未能按要求完成檔案的整理。
三、總結
隨著開放教育教務管理工作愈加重要，從細節(jié)上優(yōu)化教務管理的需求日益迫切。而且教務管理已經(jīng)成為開放教育的重要組成部分，對促進開放教育的發(fā)展以及提升教學質量都有著重要的作用。本文首先從教務管理的現(xiàn)狀出發(fā)，分析目前所存在的問題，并且針對每一個問題提出了相應的建議，然而辦法是否成熟可行還需要考慮多方面因素，但是在實際工作中加強教務管理必將是大勢所趨。
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本文來源：http://www.nvnqwx.com/shiyongwen/2160262.htm