摘要:介紹了工程項目管理的程序,對工程建設項目各階段審計工作的重點內容進行探討,提出了適合內部工程審計的工作方法。
關鍵詞:工程項目投資;審計方法;探討
1 前言
工程項目投資管理審計方法有別于工程管理方法,工程管理方法是一套經過實踐的、成熟的管理方法,而工程項目投資管理審計在不同的企業中方法是不相同的,是一個必須認真研討的課題。工作中可借鑒工程管理方法模式,摸索適合內部工程審計的具體工作方法,保證企業內部工程審計工作有理、有利、有為。
工程項目管理程序分為投資論證決策階段、設計階段、實施階段、竣工結算階段、項目后評價階段,在各階段中,工程審計介入的最佳點和審計工作管理模式,是內審工作探索和創新的關健。
2 投資論證決策階段
2.1 項目論證項目的論證過程同一般企業活動的決策有著相似之處,由于工程項目所具有的特點使得其決策將更為復雜,此階段審計應根據自身的特點和要求,對投資規模的初步計劃、建設工期及預期收益等資料進行收集,確保對各目標之間的關系進行充分分析。
通過項目論證應該關注三個方面:工藝技術、市場需求和財務經濟。市場是前提,技術是手段,核心問題是財務經濟,即投資盈利問題。
2.2 項目立項
立項階段專業性要求較高,工程審計的主要工作是:(1)參加工程項目論證會議,認真聽取專家的發言,了解工程項目的投資估算和企業生產經營戰略及其工藝技術的可行性。
(2)到各項目所在單位,了解項目的立項依據,立項投資估算是否符合實際,了解項目的實施準備情況。
(3)項目批準后,及時到立項部門收集項目立項報告,建立相關工程審計檔案。
(4)積極和項目部進行聯系,對工程審計參與審計管理的方法進行溝通。
2.3 項目投資概算
實施控制的前提是確定合理的目標和制定科學的計劃,在實施過程中不斷檢查、糾偏,從而形成一個反復循環的動態控制過程。此階段工程審計要積極參與,對投資項目的各單項工程進行測算,確保決策的科學性。
內部審計工作在科學決策、合理確定投資、規避決策風險方面起到一些作用,但如何組織技術、財務等部門的相關專業人員對項目的完整性、客觀性進行經濟分析和評審,建立項目決策及實施的責任制度,明確相關部門及人員的責任等問題還需要認真探討。
3 設計階段
工程造價控制貫穿于項目建設全過程,在項目設計階段實行工程造價控制是必要的,效果也是顯著的,據有關資料分析,設計階段對工程造價的影響占70%以上,工程審計應深知設計工作對工程質量和工程造價影響的重要性,努力推行優化設計和限額設計,在企業確定項目投資后,要按項目投資中的工程成本限額進行設計,不能占用不可預見費等,否則易形成超額設計。審計時,關注設計是否留有余地,根據設計圖紙編制出的項目投資概算是否超過了投資額,因此工程審計的重點應放在限額設計上。
4 實施階段
項目實施階段是內審控制的重要環節。
4.1 建立和完善監督機制
建章立制,完善管理,規范項目建設,確保其順利運行。工程審計從項目實施開始介入,從管理制度著手,促使工程管理規范化,督促項目部建立健全工程管理制度。
項目開始實施后,工程審計人員應根據企業工程管理實際情況,針對性地開展工作,重點要規范施工現場簽證行為,督促相關部門起草簽證管理制度,對各部門的職責、現場簽證應遵循的原則、簽證的具體要求、簽證的資料管理等予以明確,避免因現場簽證工作的疏忽造成工程結算時的爭議。
4.2 招標環節的造價控制
在工程概算控制的前提下,明確各個招標項目的控制目標,在招標的前期準備工作中,通過信息收集與整理,研究市場價格及外部環境條件,確定影響造價目標的各種因素,預先分析目標偏離的可能性,擬定和采取各項預防性措施,以使造價控制得以實現。
(1)參與招標文件的討論和技術交流在招標工作中,工程審計除了對招標程序進行監控外,對招標文件的審查也作為工作重點。招標文件作為招投標過程的綱領性文件,是整個工程項目造價控制的關鍵,應認真分析、仔細斟酌,做到準確、詳細、周全,條款之間、文件之間相互銜接,避免出現矛盾,否則將會給施工管理與造價控制造成困難。
招標時可能會出現施工圖設計還未完成的情況,這種情況可采取能夠估算工程量的部分執行綜合單價包干,其余部分執行費率包干。在招標文件起草后,工程審計認真研究關于單價包干所包含的所有工作內容、甲供材料的卸車費、保管費、二次轉運費以及主要材料的價格變化、工程量的計算規則等,明確規定價格調整的方法、價格確定的時間、確定價格的方式等。招標文件若不清楚,那么在竣工結算時就會引起增加或變更部分價格如何執行的爭議,類似這樣的文件漏洞,往往成為中標單位追加工程款的突破口。工程審計應盡可能精確和細致計算工程量,做到不多算、不少算、不漏項、不留缺口,盡可能減少暫定項目,以防日后的工程造價追加。通過這些具體的工作,充分體現內審的監督與服務兩大職能。
(2)標底的編制與審核
標底的編制與審核是不可分的',因此工程審計人員應主動協助其完成標底的編制與測算工作,只有對每項工程造價做到心中有數,才能達到對整個招標過程進行控制的目的,從而有效控制造價。
4.3 對合同條款法律風險的控制招標工作結束后,下一步工作就是合同的簽訂與審核。為防止由于合同條款簽訂不當而造成的商務風險,或由于雙方對于合約條款的不同解釋所產生的衍生問題,最大限度的規避工程風險,我們要對合同的合法性、效益性、可操作性及風險可控性進行研究,協助業務部門規范商務合同內容,加強合同審查,重點合同應逐字、逐句、逐條的認真研究,提出具體的修改意見,盡可能的降低和規避合同風險,做到事前控制。
4.4 工程造價的動態控制
在項目開始實施后,將投資估算進行分解,形成完整的資金概算計劃表,在項目實施過程中,該項目所對應的概算值就是首先控制的目標,為做好對工程費用實行動態管理,可以每個合同的支付情況都登記建賬,將每個合同都落實到對應概算中,隨時掌握項目的資金使用情況。如果發現某個單項超出了概算就及時分析原因提出審計建議,協助項目部共同抓好造價控制工作,保證整個項目資金在計劃范圍內合理的利用。
資金的支付計劃是內控的又一重點,通過定期了解工程項目的資金支付情況,細化工程動態表,掌握工程的進展情況。到了月末節點,如果資金超計劃支付,就要檢查資金支付是否正常,如果資金沒有按計劃支付,就要督促項目部加快設備制造及工程建設的步伐,幫助他們分析進度延遲的原因,找出可能會影響整個工程進展的癥結所在。
通過動態控制方法和手段跟蹤、檢查,可以及時掌握工程進度中的異常情況,為公司領導提供正確的信息,幫助建立有效的信息反饋系統。采用該方法的難點在于編制資金支付計劃的合理性和科學性,編制的計劃也要根據工程的進度和合同的簽訂情況不斷的調整以保持它的合理性。由于市場的變化及供應商的不同,付款方式、進度款的節點多種多樣性,造成在實際操作中困難很多,因此計劃的制訂非常重要。
4.5 工程進度的動態控制
施工進度的控制是一個計劃編制、檢查分析與反饋調整的動態控制過程,其目標只有一個,就是實現工程進度控制總目標。內審工作重點就是對項目進度偏差原因的分析,工程審計在檢查過程中發現進度偏差要分析原因,并及時向公司反映情況。為更好的控制項目進度,工程審計可以依據項目部提供的橫道圖及進度表,該圖表簡明易懂,可操作性強,結構完整,可以全面反映整個工程的進度完成情況。
4.6 工程施工的內審工作
內審工作在工程實施過程中,應加強對三個方面的控制:(1)現場施工簽證單:要通過采取總價包干或單價包干等合同形式嚴格控制現場簽證數量,將簽證單按技術簽證、屬施工方原因進行變更的簽證、設計變更簽證進行分類,以便于結算。對工程的現場施工簽證進行抽查,檢查簽證內容是否存在不明確、界限是否超合同、材料供應的不真實以及工程量簽訂的不真實等。
(2)材料價格:工程審計人員重點關注施工材料價格,組織項目部進行市場詢價,審計應參與監督。
(3)隱蔽工程:對隱蔽工程項目,內審的主要工作是檢查原始記錄的真實性,使其真實反映工程造價。
5 竣工結算階段
結算審計工作是工程審計工作重點,為確保有限資源合理運用,可以采取以下方法:(1)針對小型項目,以審計檢查來促進相關管理部門的工作質量提高,審計發現的問題及時督促相關單位制定措施加以解決,并通過規范管理制度,控制問題發生的源頭,發揮審計監督監控作用。
(2)大型工程采取內審控制的原則。大型工程結算中存在審核的面和點如何掌控的問題,所有大型結算都全面鋪開進行詳細審核,從造價的角度來說肯定是有成效的,但對人員和時間的安排上困難很大,因此可采用全面控制和重點抽查相結合的結算審核方法,事前對不同的承包方式(總包工程、按實結算工程)確定具體實施方案,審計重點應放在工程量的增補審核上,以每一項概算指標為基礎,確保費用的控制。
6 項目經濟效益的后評價
項目后評價是指對已竣工項目的目的、執行過程、效益、作用和影響所進行系統、客觀的分析。通過對投資活動進行全面系統的檢查總結,對照項目立項決策、設計的經濟技術要求,判斷是否達到投資預期的目標,項目的主要效益指標是否實現,項目或規劃是否合理有效,仔細分析找出成敗的原因,總結經驗教訓,反饋及時有效的信息,為以后項目的決策和增強投資決策管理水平提出建議,從而達到提升投資效益的目的。
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