淺談秘書信息工作
摘要:信息社會(huì)中，秘書的信息工作顯得尤為重要，論文指出了秘書信息工作中存在的一些問題，只有提高秘書的信息素養(yǎng)，發(fā)揮個(gè)人主觀能動(dòng)性，注重創(chuàng)新精神，才能夠勝任秘書的信息工作。
關(guān)鍵詞：秘書；信息工作；信息素養(yǎng)；創(chuàng)新
二十一世紀(jì)的秘書工作將是一個(gè)知識(shí)和信息高度密集的領(lǐng)域，秘書工作的信息化程度也越來越高。秘書信息工作包括收集，鑒別、儲(chǔ)存、處理、輸出、反饋等各個(gè)環(huán)節(jié)。作為一個(gè)秘書工作者，必須做到在信息工作領(lǐng)域內(nèi)運(yùn)籌帷幄，為決策者提供有效服務(wù)。
一秘書信息工作的重要性
秘書部門的信息工作，主要是指根據(jù)上級(jí)與主管部門的要求了解情況，掌握動(dòng)態(tài)，發(fā)現(xiàn)問題，然后進(jìn)行篩選處理，綜合分析，提供信息資料給領(lǐng)導(dǎo)參考。
（一）輔助領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策，必須依靠信息
信息是領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策的依據(jù)和必要條件，沒有信息，就沒有科學(xué)決策。進(jìn)行預(yù)測(cè)和確定目標(biāo)，必須將過去和現(xiàn)在的各種信息進(jìn)行收集、加工、傳遞和利用；擬定各種可供選擇的決策方案，必須對(duì)收集到的各種信息進(jìn)行歸納、推理、評(píng)價(jià)，也就是具體地利用信息；決策方案的選擇、實(shí)施、修正等等，其客觀依據(jù)依然是大量的信息。
（二）起草文件必須依靠信息
秘書人員撰擬公文，是在掌握各種信息的基礎(chǔ)上，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)意圖，經(jīng)過分析、綜合，形成更系統(tǒng)、更準(zhǔn)確的新的書面信息。秘書撰擬公文，就是運(yùn)用信息為機(jī)關(guān)服務(wù)。
（三）信訪咨詢工作需要依靠信息
秘書在接待群眾來訪、處理群眾來信時(shí)，必須運(yùn)用所掌握的政策精神、規(guī)章制度、領(lǐng)導(dǎo)意圖、實(shí)際情況等信息，經(jīng)過分析、判斷，去回答來訪，回復(fù)來信，或者轉(zhuǎn)有關(guān)部門處理。
（四）做好日常管理工作必須依靠信息
秘書要辦好機(jī)關(guān)各項(xiàng)公務(wù)，不僅靠領(lǐng)導(dǎo)意圖、個(gè)人學(xué)識(shí)，還必須依靠各種信息作依據(jù)、作借鑒。信息多了，綜合判斷、處理事務(wù)的能力就強(qiáng)。秘書人員必須會(huì)運(yùn)用各種信息，把相關(guān)部門聯(lián)系、協(xié)調(diào)起來，明確分工，消除矛盾，同步協(xié)作去完成共同的任務(wù)。
二秘書信息工作中存在的問題
秘書部門有著比其他部門更多的信息優(yōu)勢(shì)，信息本身所具有的特點(diǎn)和秘書部門所具有的信息優(yōu)勢(shì)，為秘書提供了資本和社會(huì)對(duì)這種資本的需求。
（一）開設(shè)新的信息通道，改變信息的流向
秘書工作者收集、處理信息，有著非常明確的目的性，也就是圍繞領(lǐng)導(dǎo)決策制定和貫徹執(zhí)行服務(wù)。秘書信息的傳遞對(duì)象和范圍是具體的。然而社會(huì)對(duì)信息的需求的范圍很廣，社會(huì)上的信息需求者要想獲得信息，就有可能通過“尋租”的`方式來獲取信息，有些秘書為謀取一己之私，不惜以身試法，開設(shè)新的信息通道，改變信息的流向，泄露信息。
（二）改變信息傳遞的時(shí)間
信息具有時(shí)效性，信息快速地從信息的來源傳遞到信息的歸宿地，這需要一個(gè)快速的過程。信息傳遞的工具和方式是影響信息傳遞時(shí)間的重要因素，而秘書操縱著信息傳遞工具和方式的選擇，可以隨間延長(zhǎng)或縮短信息從信源到信宿的時(shí)間。
（三）設(shè)置信息傳遞的障礙
首先是擋駕和截留。為給領(lǐng)導(dǎo)創(chuàng)造一個(gè)好的工作環(huán)境，使領(lǐng)導(dǎo)能夠擺脫各種事務(wù)干擾，集中時(shí)間和精力思考和決定重大問題，秘書常常要對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的來訪、電話和事務(wù)等進(jìn)行擋駕和截留，但秘書也可以根據(jù)自己的需要利用它來堵塞信息通道，不讓對(duì)自己或自己有關(guān)的人不利的信息進(jìn)入領(lǐng)導(dǎo)的視線。
其次是增加信息傳遞的環(huán)節(jié)。各個(gè)環(huán)節(jié)對(duì)同一信息進(jìn)行不同角度的信息過濾、加工，使信息內(nèi)容與本來面目發(fā)生變化，甚至面目全非。
再次是制造信息通道阻塞。選擇不當(dāng)?shù)男畔鬟f通道，使過窄的信息通道不能快速傳遞超負(fù)荷的信息流量，使信息傳遞減速，從而使信息不能適時(shí)地到達(dá)信宿。
四、做好秘書信息工作具體措施
（一）從信息角度治理秘書
秘書一方面利用職務(wù)之便，培育著自己的信息優(yōu)勢(shì)，另一方面又不斷地制造機(jī)會(huì)，使自己的信息優(yōu)勢(shì)轉(zhuǎn)化為個(gè)人財(cái)富，滿足自己的私欲。而查處秘書也必須以信息為依據(jù)，具體說，應(yīng)從三個(gè)方面進(jìn)行反腐對(duì)策的思考：一是加快信息公開的步法，實(shí)施陽光行政，杜絕暗箱操作；二是加快信息工作程序化、標(biāo)準(zhǔn)化等制度建設(shè)，減少秘書信息工作的主觀化；三是開通信息工作本身的信息反饋的渠道，加強(qiáng)監(jiān)督檢查，加大查處的機(jī)率和懲罰的力度。
（二）提高秘書信息素養(yǎng)
信息素養(yǎng)的培養(yǎng)教育已受到世界各國(guó)的高度重視，提高秘書人員的信息素養(yǎng)，關(guān)鍵也在于培養(yǎng)教育。
1.制定明確的培養(yǎng)目標(biāo)
培養(yǎng)目標(biāo)既是培養(yǎng)現(xiàn)代秘書信息素養(yǎng)的出發(fā)點(diǎn)，也是秘書人才信息素養(yǎng)的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)。它不僅能規(guī)范培訓(xùn)的內(nèi)容和方法，而且能引導(dǎo)培訓(xùn)對(duì)象按照標(biāo)準(zhǔn)自覺地去努力和追求。有的秘書部門要求秘書必須“換筆”，學(xué)會(huì)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行文字處理等，這些要求對(duì)提高信息素養(yǎng)產(chǎn)生了極大推動(dòng)作用。
2.創(chuàng)建良好的培養(yǎng)環(huán)境
領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)充分認(rèn)識(shí)信息工作和提高秘書人員信息素養(yǎng)的重大意義，帶頭學(xué)習(xí)信息知識(shí)，掌握必需的信息技能。倡導(dǎo)和支持秘書人員學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)技術(shù)，營(yíng)造濃厚的提高信息素養(yǎng)氛圍。
信息素養(yǎng)培養(yǎng)離不開一定的軟硬件基本建設(shè)。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)統(tǒng)籌規(guī)劃，為秘書人員信息素養(yǎng)培養(yǎng)提供必需的物資、器材和場(chǎng)地，逐步改善秘書部門辦公自動(dòng)化水平。
良好的制度環(huán)境是秘書人員信息素養(yǎng)培訓(xùn)的有效保證。從當(dāng)前我國(guó)秘書隊(duì)伍培訓(xùn)實(shí)踐來看，除了繼續(xù)搞好在職培訓(xùn)、堅(jiān)持自學(xué)制度外，還應(yīng)建立和健網(wǎng)絡(luò)使用和管理制度和是信息設(shè)備更新制度。
3.突出信息技能的教育和訓(xùn)練
從現(xiàn)實(shí)情況看，信息技能是制約秘書人員信息素養(yǎng)提高的一個(gè)關(guān)節(jié)點(diǎn)。信息技能其發(fā)展變化快、知識(shí)含量和技術(shù)含量比較高，學(xué)習(xí)掌握起來頗有難度，成為部分秘書人員“頭疼”的問題。因此，在提高秘書人員的信息素養(yǎng)過程中，應(yīng)突出信息技術(shù)的教育和培訓(xùn)。
4.發(fā)揮院校信息教育的職能和作用
院校有充分的信息教育資源，一是院校的圖書情報(bào)系統(tǒng)比較完整齊全；二是院校的信息網(wǎng)絡(luò)比較發(fā)達(dá)。因此，依托院校開展教育培訓(xùn)，能夠使秘書人員在較短時(shí)間內(nèi)比較系統(tǒng)地掌握常用的信息知識(shí)和基本技能。
（三）做好信息工作要注重創(chuàng)新精神
1.在思想認(rèn)識(shí)上創(chuàng)新
首先，要把江總書記提出的“三個(gè)代表”的重要思想貫穿于信息工作的全過程，不僅在指導(dǎo)思想上要體現(xiàn)“三個(gè)代表”的要求，而且在信息工作思路，信息內(nèi)容取向，信息網(wǎng)絡(luò)布局，信息活動(dòng)方式等方面都要體現(xiàn)“三個(gè)代表”的要求；其次，必須強(qiáng)化主體意識(shí)。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)都要切實(shí)加強(qiáng)對(duì)秘書信息工作的領(lǐng)導(dǎo)。要進(jìn)一步健全和落實(shí)緊急信息報(bào)告責(zé)任制。第三、必須強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)。秘書人員應(yīng)該不斷充實(shí)信息內(nèi)容，提高信息實(shí)效，使信息工作符合新時(shí)期的要求。
2.在信息內(nèi)容取向上創(chuàng)新
首先，要多渠道關(guān)注熱點(diǎn)信息。各級(jí)秘書部門不僅要及時(shí)報(bào)送本職工作情況的信息，報(bào)送有關(guān)經(jīng)濟(jì)和社會(huì)事業(yè)發(fā)展的信息，而且要注意報(bào)送事關(guān)群眾、事關(guān)全局的苗頭性、傾向性信息；其次，要剖析難點(diǎn)。要注意扣緊群眾反映強(qiáng)烈、黨委關(guān)注的各種矛盾和問題。不僅要善于發(fā)現(xiàn)問題和反映問題，而且要深入剖析原因，尤其是對(duì)決策實(shí)施中遇到的“腸梗阻”、不落實(shí)問題，要廣泛聽取各方面意見，從政策、體制、干部作風(fēng)等方面查找原因，有針對(duì)性地提出對(duì)策建議。
在秘書的日常工作中，撰寫文稿，輔助決策，會(huì)議準(zhǔn)備工作以及文書的處理等都與信息密切關(guān)聯(lián)。對(duì)信息的深刻理解，綜合處理以及合理利用就是秘書活動(dòng)的基本職能，只有在信息領(lǐng)域不斷推陳出新，及時(shí)有效的掌握信息，才能在秘書工作中如魚得水，游刃有余。
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