你一定接到過這樣的會(huì)議通知：

　　會(huì)議通知茲訂于1月20日(星期三)下午2：00在201會(huì)議室召開銷售會(huì)議，請(qǐng)準(zhǔn)時(shí)參加。

　　****部門

　　這樣的通知我們經(jīng)常見。沒有明確的主題、目標(biāo)、成果預(yù)期、參與人，最糟糕的是連結(jié)束時(shí)間都沒有。拿到這紙會(huì)議通知的人，恐怕真的會(huì)擔(dān)心一個(gè)下午的時(shí)間都在會(huì)議室里耗過去了。

　　我們經(jīng)常會(huì)忽略會(huì)議邀請(qǐng)這個(gè)環(huán)節(jié)，認(rèn)為無非就是通知大家來開個(gè)會(huì)，沒有必要寫的那么細(xì)，但其實(shí)會(huì)議邀請(qǐng)起到的不僅僅是通知的作用。一旦會(huì)議邀請(qǐng)發(fā)出，說明整個(gè)會(huì)議已經(jīng)進(jìn)入到準(zhǔn)備期了，會(huì)議的內(nèi)容、相關(guān)事宜等都要通過這個(gè)會(huì)議邀請(qǐng)告知大家，這不僅僅表明組織者對(duì)這次會(huì)議的重視程度，從另一個(gè)側(cè)面也說明了會(huì)議主導(dǎo)者對(duì)參會(huì)者的尊重。

　　會(huì)議通知的 7 個(gè)要件

　　在一個(gè)完整的會(huì)議邀請(qǐng)中，至少應(yīng)該包括會(huì)議時(shí)間地點(diǎn)、參會(huì)者、會(huì)議目的、預(yù)期成果、會(huì)議議題、會(huì)議議程、提前準(zhǔn)備的資訊7個(gè)要件：

　　1-會(huì)議時(shí)間地點(diǎn)

　　會(huì)議通知上，我們只能找到開始時(shí)間、看不到會(huì)議的結(jié)束時(shí)間。這就讓被邀請(qǐng)者很郁悶，同時(shí)也會(huì)為后面的工作安排造成很大的麻煩。最佳的方法是，明確標(biāo)注會(huì)議開始時(shí)間與結(jié)束時(shí)間，同時(shí)建議大家能夠提前十分鐘到達(dá)。

2-參會(huì)者

　　誰會(huì)來參加這個(gè)會(huì)議?這些人在會(huì)議中的分工是什么?如果可以的話，應(yīng)該在會(huì)議邀請(qǐng)中明確標(biāo)明。如 孫繼偉-會(huì)議主持，李二明-負(fù)責(zé)會(huì)議記錄，趙明洋―項(xiàng)目發(fā)言人等。

　　3-會(huì)議目的

　　在組織中經(jīng)常召開的會(huì)議有兩類：一類是問題解決類的會(huì)議，另一類是決策類會(huì)議。其它類型的會(huì)議，如信息收集類、研討類、報(bào)告會(huì)等，也可以采取其它方式進(jìn)行，不一定非要把參與者聚集在一起。

　　會(huì)議的目的不同，所采取的方式、流程、參與者、時(shí)間長(zhǎng)度會(huì)有顯著差別。問題解決類的會(huì)議，與會(huì)者首先要對(duì)問題是什么達(dá)成共識(shí)，才可能探討相應(yīng)的解決方案。同時(shí)，參會(huì)者還要具備解決問題的專業(yè)知識(shí)與技能，才有可能達(dá)成會(huì)議目標(biāo)。為了使參與者從一開始就明晰會(huì)議的重點(diǎn)，會(huì)議主題可以以問題的方式進(jìn)行設(shè)置，比如：“如何在第三季度完成250萬銷售額?”

　　決策類的會(huì)議，在會(huì)議初始要對(duì)會(huì)議決策方式達(dá)成共識(shí)：是采取一票否決的方式、少數(shù)服從多數(shù)的方式還是交由領(lǐng)導(dǎo)來做決定。這樣的好處在于，每一位參會(huì)者都知道自己的權(quán)利如何，可以最大限度的保障會(huì)議的成功進(jìn)行。