你一定接到過這樣的會議通知：

　　會議通知茲訂于1月20日(星期三)下午2：00在201會議室召開銷售會議，請準時參加。

　　****部門

　　這樣的通知我們經常見。沒有明確的主題、目標、成果預期、參與人，最糟糕的是連結束時間都沒有。拿到這紙會議通知的人，恐怕真的會擔心一個下午的時間都在會議室里耗過去了。

　　我們經常會忽略會議邀請這個環節，認為無非就是通知大家來開個會，沒有必要寫的那么細，但其實會議邀請起到的不僅僅是通知的作用。一旦會議邀請發出，說明整個會議已經進入到準備期了，會議的內容、相關事宜等都要通過這個會議邀請告知大家，這不僅僅表明組織者對這次會議的重視程度，從另一個側面也說明了會議主導者對參會者的尊重。

　　會議通知的 7 個要件

　　在一個完整的會議邀請中，至少應該包括會議時間地點、參會者、會議目的、預期成果、會議議題、會議議程、提前準備的資訊7個要件：

　　1-會議時間地點

　　會議通知上，我們只能找到開始時間、看不到會議的結束時間。這就讓被邀請者很郁悶，同時也會為后面的工作安排造成很大的麻煩。最佳的方法是，明確標注會議開始時間與結束時間，同時建議大家能夠提前十分鐘到達。

2-參會者

　　誰會來參加這個會議?這些人在會議中的分工是什么?如果可以的話，應該在會議邀請中明確標明。如 孫繼偉-會議主持，李二明-負責會議記錄，趙明洋―項目發言人等。

　　3-會議目的

　　在組織中經常召開的會議有兩類：一類是問題解決類的會議，另一類是決策類會議。其它類型的會議，如信息收集類、研討類、報告會等，也可以采取其它方式進行，不一定非要把參與者聚集在一起。

　　會議的目的不同，所采取的方式、流程、參與者、時間長度會有顯著差別。問題解決類的會議，與會者首先要對問題是什么達成共識，才可能探討相應的解決方案。同時，參會者還要具備解決問題的專業知識與技能，才有可能達成會議目標。為了使參與者從一開始就明晰會議的重點，會議主題可以以問題的方式進行設置，比如：“如何在第三季度完成250萬銷售額?”

　　決策類的會議，在會議初始要對會議決策方式達成共識：是采取一票否決的方式、少數服從多數的方式還是交由領導來做決定。這樣的好處在于，每一位參會者都知道自己的權利如何，可以最大限度的保障會議的成功進行。