篇一：大型會議活動接待方案

　　▲第1天機場專車抵達您所指定的地點，恭候會議成員上車。前往酒店，會議舉辦者可以在車上講解會議日程安排及有關事項。在酒店大堂辦理入住登記手續后，會議成員入住酒店。晚上安排成員水療館水SPA。住：五星酒店（國際會展） 第2天08:00酒店統一安排MORNINGCALL。▲08:30早餐。▲10:00開始舉行會議。▲12:00上午會議結束，會議成員共進午餐。▲13:00-17:00下午根據您的時間安排，繼續舉行會議。▲18:00晚餐，可以安排豐盛的晚宴，并安排演出、抽獎等活動，將氣氛推向高潮。▲19:30-21:00組織聯歡晚會，增進會議成員之間的溝通、交流和合作。▲21:00會議成員自行安排娛樂活動(保齡球、臺球、乒乓球、沙狐球、KTV、棋牌等)，休息。住：五星酒店（國際會展）

　　第3天▲08:00酒店統一安排MORNINGCALL。▲08:30早餐。▲脫去西服的沉重，身穿休閑裝，帶著輕松快樂的心情，09:00游覽。▲11:30會議活動結束，與會成員統一退房，酒店大堂集中。▲13:00前往歷史名鎮參觀。會議行程結束。 報價： 元 服務標準及費有分列報價：

　　車：空調旅游車（含接送、第3天旅游用車）、票：景點第一大門票 、會：含會議費用、住：五星級酒店，如出現單男單女，須補房差、餐：圍餐（八菜一湯，十人一桌）、贈：旅游責任保險、旅游意外險10萬元/人！橫幅一條、攝像制作

　　一 制訂預算：制定可行預算或按既定預算安排有關工作；通常而言，商會預算包括以下幾個方面：

　　1、交通費用:交通費用可以細分為： (1)、出發地至會務地的交通費用——包括航班、鐵路、公路、客輪，以及目的地車站、機場、碼頭至住宿地的交通(2)、會議期間交通費用——主要是會務地交通費用，包括住宿地至會所的交通、會所到餐飲地點的交通、會所到商務交際場地的交通、商務考察交通以及其他與會人員可能使用的預定交通。(3)、歡送交通及返程交通——包括航班、鐵路、公路、客輪及住宿地至機場、車站、

　　2、會議室/廳費用/具體可細分為： (1)、會議場地租金——通常而言，場地的租賃已經包含某些常用設施，譬如激光指示筆、音響系統、桌椅、主席臺、白板或者黑板、油性筆、粉筆等，但一些非常規設施并不涵蓋在內——比如投影設備、臨時性的裝飾物、展架等，需要加裝非主席臺發言線路時也可能需要另外的預算。

　　(2)、會議設施租賃費用——此部分費用主要是租賃一些特殊設備，如投影儀、筆記本電腦、移動式同聲翻譯系統、會場展示系統、多媒體系統、攝錄設備等，租賃時通常需要支付一定的使用保證金，租賃費用中包括設備的技術支持與維護費用。值得注意的是，在租賃時應對設備的各類功效參數作出具體要求（通常可向專業的會議服務公司咨詢，以便獲得最適宜的性價比），否則可能影響會議的進行。另外，這些會議設施由于品牌、產地及新舊不同，租賃的價格可能相差很大。 (3)、會場布置費用——如果不是特殊要求，通常而言此部分費用包含在會場租賃費用中。如果有特殊要求，可以與專業的會議服務商協商。 (4)、其他支持費用——這些支持通常包括廣告及印刷、禮儀、秘書服務、運輸與倉儲、娛樂保健、媒介、公共關系等。基于這些支持均為臨時性質，如果會議主辦方分別尋

　　找這些行業支持的話，其成本費用可能比市場行價要高，如果讓專業會議服務商代理，將獲得價格相對比較低廉且服務專業的支持。對于這些單項服務支持，主辦方應盡可能細化各項要求，并單獨簽訂服務協議。

　　3、住宿費用住宿的費用應該非常好理解——值得注意的只是住宿費里面有些價格是完全價格，而有點是需要另外加收政府稅金的。對于會議而言，住宿費可能是主要的開支之一。找專業的會展服務商通常能獲得較好的折扣。正常的住宿費除與酒店星級標準、房型等因素有關外，還與客房內開放的服務項目有關——譬如客房內的長途通訊、洗換、迷你吧酒水、一次性換洗衣物、互聯網、水果提供等服務是否開放有關。會議主辦方應明確酒店應當關閉或者開放的服務項目及范圍。

　　4、餐飲費用會議的餐飲費用可以很簡單，也可以很復雜，這取決于會議議程需要及會議目的。 (1)、早餐:早餐通常是自助餐，當然也可以采取圍桌式就餐，費用按人數計算即可（但考慮到會議就餐的特殊性及原材料的預備，所以預計就餐人數不得與實際就餐人數相差到15％，否則餐館有理由拒絕按實際就餐人數結算——而改為按預定人數收取費用） (2)、中餐及午餐:中餐及午餐基本屬于正餐，可以采取人數預算——自助餐形式，按桌預算——圍桌式形式。如果主辦方希望酒水消費自行采購而非由餐館提供，餐館可能會收取一定數量的服務費用。 (3)、酒水及服務費:通常，如果在高星級酒店餐廳就餐，餐廳是謝絕主辦方自行外帶酒水消費的，如果可以外帶酒水消費，餐廳通常需要加收服務費。在高星級酒店舉辦會議宴會，通常在基本消費水準的基礎上加收15％左右的服務費。 (4)、會場茶歇:此項費用基本上是按人數預算的，預算時可提出不同時段茶歇的食物、飲料組合。承辦者告知的茶歇價格通常包含服務人員費用，如果主辦方需要非程序服務，可能需要而外的預算。通常情況下，茶歇的種類可分為西式與中式兩種——西式基本上以咖啡、紅茶、西式點心、水果等為主，中式則以開水、綠茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及點心為主。(5)、聯誼酒會/舞會:事實上，聯誼酒會/舞會的預算可能比單獨的宴會復雜，宴會只要設定好餐標與規模，預算很容易計算。但酒會/舞會的預算設計到場地與節目支持，其預算可能需要比較長的時間確認。(6)、其他——點心、水果及調制色酒

　　5、視聽設備除非在室外進行，否則視聽設備的費用通常可以忽略。如果為了公共關系效果而不得不在室外進行，視聽設備的預算就比較復雜，包括：●設備本身的租賃費用，通常按天計算 ●設備的運輸、安裝調試及控制技術人員支持費用，可讓會展服務商代理 ●音源——主要是背景音樂及娛樂音樂選擇，主辦者可自帶，也可委托代理

　　6、演員及節目:通常可以選定節目后按場次計算——預算金額通常與節目表演難度及參與人數正相關。在適宜地點如果有固定的演出，那預算就很簡單，與觀看表演的人數正相關——專場或包場除外。

　　7、雜費雜費是指會展過程中一些臨時性安排產生的費用，包括打印、臨時運輸及裝卸、紀念品、模特與禮儀服務、臨時道具、傳真及其他通訊、快遞服務、臨時保健、翻譯與向導、臨時商務用車、匯兌等等。雜費的預算很難計劃，通常可以在會務費用預算中增列不可預見費用作為機動處理。做好商旅會預算并聯系好

　　幾家會議場地后，進行實地考察是十分重要的，考察后再最終選定一家場地并提前預定。

　　二 會議場所實地考察：視察選定的場所和設施，檢查并比較各項設施；協調會務工作人員的活動；根據會議的具體情況，設計并安排會場的布局，細致周到地設計好所有的細節。會議場所的確立預定：根據會議的級別，選擇會議舉辦地；根據會議的具體情況，確定是否將會議劃分為幾個分會場，選擇分會場的地點，并提前預約。根據需要，準備會議所需要的所有設備，并提前安放在指定位置；提前調試好設備，并進行演練，確保會議的順利進行。 在會議開始前需要根據會議的具體情況確定會議設施，此項十分繁瑣，所以可以列一個表，一條一條核對準備情況。

　　常見的會議設施：1、屏幕 2、投影儀（膠片投影儀及多媒體投影儀）3、錄像機

　　4、VCD5、音響 6、話筒（有線、無線、立式、座式及紐扣麥克風） 7、鐳射筆 8、幻燈機 9、講臺 10、舞臺 11、夾紙板 12、大白板 13、簽到臺

　　14、名片簿 15、馬克筆 16、鉛筆 17、信簽 18、會議桌椅 19、插線板 20、彩電 21、橫幅 22、指示牌 23、告示牌 24、桌卡 25、主席臺 26、盆景 27、鮮花 28、背景板 30、隔板 31、燈光照明 32、同聲翻譯系統 33、產品租賃

　　按照預期計劃履行方案，在執行過程中，要做到耐心、細致與周到……在商會執行過程根據不同年會形式，需要注意餐飲安排、交通安排、旅游安排、司儀安排、秩序維護、茶歇安排和攝影攝像等事項。

　　餐飲安排 根據參會人員的喜好，預定各種形式的餐會包括西餐、中餐、自助餐、宴會等等； 餐飲安排通常有兩種形式——自助餐或者圍桌餐。類別有中式、西式及清真系列。統一安排餐飲的會議，對于成本的控制非常重要，自助餐一般可以發餐券控制，很多酒店對于自助餐的開設有就餐人數的要求，可以事先制訂餐標及餐譜，嚴格區分正式代表與隨行人員、家屬，特殊要求者可以和餐廳協商。 圍桌式餐飲安排比較復雜——特別是大型會議的時候。圍桌式餐飲安排需要考慮的問題有：開餐時間、每桌人數、入餐憑證、同桌者安排、特殊飲食習慣者、酒水種類及付款等。需要提醒的是，會議前期考察時注意餐廳及用具的衛生情況，不能讓就餐者出現健康問題。如果就餐者無法按時集合就餐，可采取那桌夠人數那桌開席的做法，以保證就餐者的權益。