2013年,XX區檔案局(史志辦)緊緊圍繞區委、區政府中心工作,扎實開展“民生檔案服務年”、“史志研究深化年”活動,大力實施“兩個推進”戰略,不斷強化“三個體系”保障,切實加強檔案史志基礎業務建設,全面提升檔案史志工作整體水平,各項工作取得明顯成效。

一、加強領導,調整機構,形成檔案史志工作新體制
(一)檔案史志機構調整。年初,區委、區政府多次協調落實,區編委下發了《XX市XX區檔案局(XX市XX區史志辦公室、XX市XX區檔案館)主要職責、內設機構和人員編制規定》,XX區檔案局與XX區檔案館一個機構,二塊牌子,XX區檔案局和XX區史志辦公室合署辦公。區政府先后任命史志辦主任1名、副主任2名,形成一正兩副檔案、史志機構領導班子。內設辦公室(檔案保管利用科)、檔案業務指導科(檔案登記備份中心)、史志科3個職能科室,配備3名中層正職,負責開展具體工作。
(二)加強檔案史志工作領導。根據區檔案史志合署辦公的實際,區成立了XX區檔案史志工作領導小組,撤銷原區史志工作委員會。領導小組由區委副書記趙建峰任組長,副區長周靜任副組長,組織、宣傳等9個相關職能部門為成員單位,為檔案史志工作的開展加強了組織保障。年中,區委副書記趙建峰、副區長周靜專題調研了檔案史志工作,為檔案史志工作把脈。周副區長還專門到七星鎮、解放街道等地,了解檔案史志工作落實進展情況,推動檔案史志工作。
二、突出重點,加大力度,檔案登記備份工作扎實推進
(一)規范登備工作。一是印發了《浙江省檔案登記備份管理辦法》。及時貫徹落實,深刻領會《辦法》精神,并組織基層檔案員傳達學習《辦法》,進一步提高對檔案登記備份工作的認識。二是出臺相關文件。對傳統紙質檔案數字化成果和電子公文類的登記備份操作作了進一步的細化,做到有章可循。三是按“三定”要求抓到位。按時間要求,全區在7月底全面完成了各類檔案年度歸檔工作,并在區檔案管理平臺上完成了電子公文的歸檔登備工作。11月底完成了11個單位的民生電子業務檔案、區重點建設項目的登備工作和省重點建設項目登記上報。按操作要求,傳統紙質檔案數字化成果、電子文件登記備份以《通知》要求,制定了本單位登記備份實施方案,重點建設項目以《XX區重點建設(政府投資)項目檔案管理辦法》貫徹實施。按載體要求,脫機備份光盤一律采用省檔案局要求的“sony單盒裝刻錄光盤作為數據備份光盤”,由區檔案局統一發放,提出刻錄要求,確保數據質量。
(二)增加登備數量。通過區檔案登記備份系統平臺,定期做好各單位電子公文的備份,數據達212.6g;存量檔案數字化成果登記備份共有31個單位,總量為108g;區教文體局、區科技局等11個涉民領域電子檔案登記備份達280.6g;完成區食藥監管局、區人力社保局相關數據的在線季度備份和區人普與經普統計數據的首次脫機備份,容量總數190.5g;完成重點建設(政府投資)項目新大、余步兩大公路工程檔案登記備份。
(三)保障登備安全。新增2臺服務器及配套設備專門用于登記備份設備系統平臺,登記備份軟件平臺按工作需要進行升級,擴展相關功能,提升服務水平,確保登記備份信息安全。開展檔案登記備份應急演練。區教文體局、區環保局、區新居民事務局三個單位參與了模擬演練,從而提高應對檔案安全發生突發事件的處置能力。做好館際異地備份工作。區檔案局已將重要館藏檔案數字化成果備份到XX市檔案局登記備份中心,內容主要涉及知青檔案、二輪土地承包檔案、婚姻檔案等,數據量達到90.9gb。
三、立足南湖,開發資源,檔案文化建設工作亮點紛呈
(一)認真做好“南湖記憶”文章。區檔案局聯合區史志辦公開出版《南湖春秋》系列叢書之三《煙雨街巷》、之四《大事紀要》。《煙雨街巷》獲XX市社會科學優秀成果三等獎,是XX區第九屆讀書月活動讀者推薦書目。《煙雨街巷》《大事紀要》兩本《南湖春秋》史志叢書在2013年XX區優秀對外宣傳品評比活動中榮獲三等獎。
(二)精心編纂民間藝術成果。區檔案局把開展民間藝術的搶救與保護作為系列工作來抓,精心編纂民間藝術成果。《一百個民間說唱》由團結出版社公開出版,入選浙江省百項檔案編研精品,民間文化藝術得以進一步的記錄和傳承。《一百個民間制作》被選作2013年全省檔案編研工作培訓班“優秀編研成果賞析”書目加以鑒賞,還榮獲XX區優秀對外宣傳品評比一等獎。
(三)積極拓展檔案文化建設領域。配合做好農村文化禮堂建設工作,深入挖掘鄉村檔案歷史資源,大力支持農村文化禮堂建設,申報大橋鎮花園村為省鄉村記憶示范基地創建單位。XX區知名人士檔案內容繼續充實。城鄉居民建檔意識逐步提高,全區約有八成居民家庭在社區衛生服務中心建立了家庭健康檔案。開展“送書進社區”活動,市、區二級為大橋鎮天香社區送去精品書籍,豐富基層圖書室藏書,實現檔案文化資源成果共享。
(四)配合做好方言建檔工作。在新豐鎮全面開展方言語音建檔工作,通過宣傳發動,自愿報名,印發文本,在符合條件的8名報名者中進行選撥賽,選出1名(何志榮)為新豐方言語音發音人,并在市檔案局圓滿完成新豐方言語音錄制工作。新豐方言光盤由XX市和XX區檔案館及新豐鎮綜合檔案室永久收藏傳承。
XX區檔案局被XX市檔案局評為檔案文化建設推進獎。
四、夯實基礎,民生為先,檔案服務社會能力不斷深化
(一)檔案資源建設得到加強。印發《關于貫徹落實XX市民生檔案資源建設規劃(2013~2015)的通知》,強化《XX區接收征集檔案工作實施意見》的執行,明確加強民生檔案資源建的工作任務和要求。全年區檔案館共接收征集文書、業務檔案(婚姻檔案、1958年創辦的《紅旗》雜志、“南湖紅船”實物模型、區“兩會”、“南湖之春”、新居民居住證等檔案)1111卷、23668件,及各類照片、光盤、實物、報刊、圖書等檔案資料,館藏累計紙質組卷檔案25138卷,組件檔案123558件,館藏檔案資源進一步豐富。
(二)基層檔案基礎工作穩步開展。數字檔案室建設有新突破。有6個單位通過了省級示范數字檔案室考核、11個單位被命名為市級規范化數字檔案室,創建數量為近三年之最。檔案工作目標管理認定有新提升。有2個單位由省二級提升至省一級、3個單位通過了省三級認定。村(社區)檔案工作再上新水平。在鞏固村(社區)規范化檔案室建設的基礎上,又有2個村、3個社區通過了省級示范村(社區)檔案室的檢查考核。
(三)數字檔案館基礎建設步伐加快。專門配備一臺服務器,建成內部局域網,搭建了數字檔案館管理平臺,用于存儲和管理館藏檔案數字化成果。加強了館藏檔案數字化工作流程,做到有計劃、有重點推進存量檔案數字化加工。全年完成36930卷(件)共18.91萬頁檔案的數字化掃描,累計完成77637卷(件)共79.56萬頁的數字化掃描,館藏掃描率達52%。切實做好檔案數據庫的轉換、整理、核對等工作,確保了電子目錄和全文、實體目錄和全文一一對應,實現了管與查共享。目前,已建立20多種專題檔案目錄(全文)數據庫,提高了檔案利用效率。
(四)檔案服務利用工作再創成績。檔案館查檔接待窗口以群眾滿意為前提,進一步優化服務流程,推行休息日預約查檔服務,不斷鞏固群眾滿意基層站所(辦事窗口)榮譽,全年共接待來人查閱檔案1302人次,利用檔案1635卷(件),提供檔案資料2820頁。民生檔案遠程利用服務工作啟動后,在新嘉街道試點,全區9月下旬全面推開。共舉辦了9次培訓班,有200多名兼職人員接受了培訓,實現了全區全覆蓋。目前,區、鎮(街道)、村(社區)共119個服務點開展受理民生檔案遠程查檔工作。截至年底,各服務點共受理查檔申請153人次,出具證明136份,復制檔案226頁。
(五)政府信息公開服務社會利用。發揮檔案館服務社會功能,大力加強區現行文件閱覽中心建設。南湖檔案史志網改版后,區檔案局網上全區可公開現行文件查閱利用有了搜索功能,方便了社會各界對全區大局工作、中心工作各類文件信息的利用。據統計,南湖檔案史志網“現行文件”欄目全年共發布區委、區政府、區人大、區政協和區級機關部門可公開現行文件793份,努力實現“重要文件一網全覽”。
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