廣東省交通行政執(zhí)法檔案管理辦法

　　為規(guī)范交通行政執(zhí)法檔案整理歸檔工作，加強(qiáng)交通行政執(zhí)法檔案管理，根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)制定了廣東省交通行政執(zhí)法檔案管理辦法，下面是廣東省交通行政執(zhí)法檔案管理辦法的詳細(xì)內(nèi)容，歡迎大家閱讀與收藏。

　　廣東省交通行政執(zhí)法檔案管理辦法

　　第一章 總則

　　第一條 為規(guī)范交通行政執(zhí)法檔案整理歸檔工作，加強(qiáng)交通行政執(zhí)法檔案管理，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》、《廣東省檔案條例》、《中華人民共和國行政處罰法》等有關(guān)法律、法規(guī)以及交通部印發(fā)的《交通檔案管理辦法》、《交通行政執(zhí)法文書制作規(guī)范》等規(guī)定，制定本辦法。

　　第二條 交通行政執(zhí)法檔案(以下簡稱“執(zhí)法檔案”)，是指交通行政執(zhí)法機(jī)構(gòu)在處理交通行政執(zhí)法案件過程中形成的、完整反映案件處理情況、具有保存價值的各種文字、圖表、聲像、電子文件等各種形式和載體的歷史記錄。

　　第三條 各級執(zhí)法檔案工作接受上級交通行政執(zhí)法機(jī)構(gòu)和同級檔案行政管理部門的檢查、監(jiān)督、指導(dǎo)。

　第二章 執(zhí)法檔案的形成與歸檔范圍

　　第四條 執(zhí)法文書的制作要做到格式統(tǒng)一、內(nèi)容完整準(zhǔn)確、表述清楚、用語規(guī)范。同時為了保證歸檔文件材料的真實有效，所有制作的材料應(yīng)簽署完備、印鑒齊全。

　　執(zhí)法檔案制成材料應(yīng)保證其耐久有效，紙質(zhì)材料應(yīng)當(dāng)使用A4規(guī)格紙張，使用電腦打印或者用碳素(藍(lán)黑墨水)書寫。書寫字跡要工整、清晰、規(guī)范。不得使用鉛筆、圓珠筆、復(fù)寫紙等不耐久材料。錄音、錄像材料應(yīng)保證載體的有效性，長期保存的電子文件應(yīng)使用不可擦除型光盤保存。

　　第五條 各級交通行政執(zhí)法機(jī)構(gòu)在依法實施交通行政執(zhí)法檢查、行政處罰、行政強(qiáng)制及其他交通行政執(zhí)法活動中形成的各種文字、圖表、聲像、電子文件等有查考利用價值的材料均屬執(zhí)法檔案的范圍。

　　第六條 交通行政執(zhí)法案件的承辦人員應(yīng)當(dāng)從承辦案件開始收集有關(guān)的材料。對于材料中的復(fù)印件、印影件、抄錄本，應(yīng)與原件核對后蓋上標(biāo)明“經(jīng)核對與原件無誤”字樣的證明章，并注明日期、證據(jù)出處，并有兩名以上(含兩名)執(zhí)法人員簽名或蓋章。

　　案件辦結(jié)后應(yīng)及時檢查積累的材料是否齊全、完整、準(zhǔn)確。遺漏或不符合要求的，應(yīng)當(dāng)補(bǔ)正;確實無法補(bǔ)正的，必須說明情況，并由承辦人簽名，審核人確認(rèn)。

　　任何人不得涂改、偽造、損毀執(zhí)法案件材料。

　　第七條 執(zhí)法檔案應(yīng)歸檔的文件材料主要包括執(zhí)法案件的案件結(jié)論材料(行政處罰決定書等)、立案依據(jù)材料(立案審批表等)、案件證據(jù)材料(現(xiàn)場筆錄、詢問筆錄、勘驗(檢查)筆錄、抽樣取證憑證、證據(jù)登記保存清單、證據(jù)登記保存處理決定書、鑒定意見書等)、案件處理過程材料(案件處理意見書、違法行為通知書、陳述申辯相關(guān)材料和文書、聽證相關(guān)材料和文書等)、案件執(zhí)行材料(行政強(qiáng)制執(zhí)行決定書、行政強(qiáng)制執(zhí)行筆錄、行政強(qiáng)制執(zhí)行申請書、執(zhí)行的票據(jù)、罰沒物品處理記錄等)、結(jié)案材料(處罰結(jié)案報告等)、行政復(fù)議和訴訟材料以及文書送達(dá)證明等與案件相關(guān)的其他資料。

　　第八條 執(zhí)法案件材料由案件承辦人員負(fù)責(zé)收集，并由案件承辦人員負(fù)責(zé)立卷歸檔，也可由案件承辦人員負(fù)責(zé)對應(yīng)歸檔材料進(jìn)行系統(tǒng)匯總，經(jīng)檔案管理人員對材料進(jìn)行檢查甄別，由檔案管理人員負(fù)責(zé)整理歸檔。

　　兩個或兩個以上部門共辦的案件，由上級指定管轄的機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)立卷歸檔，未指定管轄的，由案件主辦機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)立卷歸檔。

　　第九條 執(zhí)法案件的承辦人員應(yīng)當(dāng)將交通行政執(zhí)法活動中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔的全部資料，按照規(guī)定，及時向本單位檔案管理部門或者檔案工作人員移交，指定地點集中存放、集中管理，任何個人不得據(jù)為己有。

　　交通行政執(zhí)法機(jī)構(gòu)在執(zhí)法案件結(jié)案后一個月內(nèi)整理歸檔。

　　對已作出行政處罰決定，但自決定作出之日起一年內(nèi)未執(zhí)行完結(jié)的案件，已形成的記錄由本單位檔案管理部門或者檔案工作人員予以登記造冊，集中管理，待案件結(jié)案時一并進(jìn)行整理歸檔。

　　第三章 執(zhí)法檔案的分類與整理

　　第十條 執(zhí)法檔案屬類設(shè)置，原則上以交通行政執(zhí)法門類為依據(jù)，適當(dāng)兼顧檔案的內(nèi)容和載體形態(tài)。

　　第十一條 交通行政執(zhí)法檔案作為一種專門檔案，其大類代字為G，原則上其執(zhí)法過程中形成的聲像類材料也隨之一起歸檔。大類以下的屬類用阿拉伯?dāng)?shù)字作代號。從左至右依次稱為一級屬類、二級屬類，依次類推。

　　專門檔案的`一級屬類按道路運政執(zhí)法(G1)、公路路政執(zhí)法(G2)、高速路政執(zhí)法(G3)、水路運政執(zhí)法(G4)、航道行政執(zhí)法(G5)、港口行政執(zhí)法(G6)、執(zhí)法巡查(G7)及復(fù)議、訴訟類案件(G8)設(shè)置。

　　不能隨專門檔案一起立卷的聲像檔案可單獨設(shè)類，其大類代字為F，一級屬類按錄音帶(F1)、錄像帶(F2)、照片(F3、含底片)、光盤(F4)設(shè)置。

　　大類代字G后可根據(jù)實際需要增設(shè)代號以代表交通行政執(zhí)法檔案，可根據(jù)實際需要設(shè)二級至三級屬類，由市級交通行政執(zhí)法機(jī)構(gòu)自行編制。

　　第十二條 組卷。交通行政執(zhí)法案件應(yīng)當(dāng)按照一案一卷進(jìn)行組卷;材料過多的，可一案多卷。

　　在交通行政執(zhí)法案件處理過程中同案形成的行政復(fù)議、行政訴訟等后續(xù)材料，一般可以附入原案卷歸檔，按原案卷的最后一頁續(xù)編頁碼，如需調(diào)整原案卷的保管期限，要在備考表中加以說明、標(biāo)識。

　　經(jīng)行政復(fù)議、行政訴訟等程序的交通行政執(zhí)法案件，也可將原案卷抽出與同案形成的行政復(fù)議、行政訴訟等后續(xù)材料重新整理立卷，材料過多的，可組成多卷，歸入復(fù)議、訴訟類案件檔案(G8)中重新確定保管期限，并在備考表和原案卷目錄備注中加以說明。

　　第十三條 卷內(nèi)文件排列。卷內(nèi)文件一般按照案件結(jié)論材料—立案依據(jù)材料—案件證據(jù)材料—案件處罰過程材料—案件執(zhí)行過程材料—文書送達(dá)證明及案件相關(guān)材料料—結(jié)案材料—行政復(fù)議、訴訟材料的順序排列， 具體材料內(nèi)容可參照附件3“卷內(nèi)目錄”的順序排列。“卷內(nèi)目錄”中文件材料排列與案件實際處理程序不一致或存在沒有涵蓋的材料，應(yīng)按處理程序的實際進(jìn)程排序;不適用案件處理程序排序的，可按文件材料形成的時間先后排序。

　　第十四條 特殊載體。隨紙質(zhì)文件一起立卷的照片，應(yīng)當(dāng)粘貼或裝訂在A4規(guī)格紙上，并寫好文字說明。

　　不能隨紙質(zhì)文件一起立卷的記錄音(視頻)內(nèi)容的光盤、錄像帶、錄音帶、硬盤等。應(yīng)按年度、載體類別進(jìn)行整理，每個保管單位(張、盒、盤)為一卷，外套應(yīng)貼有標(biāo)簽(式樣見附件1)，注明檔號、題名等，并與同一案件的案卷互設(shè)參見號。同時，按年度、載體類別制作特殊載體檔案卷內(nèi)目錄(式樣見附件2)，并在案卷備考表中注明內(nèi)容、數(shù)量、存放地點等內(nèi)容。

　　第十五條 編制頁碼或件號。卷內(nèi)材料應(yīng)按排列順序，采用阿拉伯?dāng)?shù)字依次編寫頁碼或件號。裝訂的案卷，頁碼標(biāo)示在有字跡頁面正面的右上角和背面的左上角。大于A4幅面的折疊后在有文字材料頁面的右上角編制頁碼;A4橫印的材料應(yīng)當(dāng)字頭朝裝訂線排好再編制頁碼。不裝訂的案卷，應(yīng)在卷內(nèi)每份文件材料的右上方加蓋檔號章，并逐件編寫件號;圖表和聲像材料等也應(yīng)在裝具上或聲像材料的背面逐件編號。案卷封面、卷內(nèi)目錄、封底(備考表)不編頁碼。

　　第十六條 裝訂。案卷裝訂順序依次為：案卷封面、卷內(nèi)文件目錄、歸檔文件材料和封底(備考表)

　　裝訂時應(yīng)去掉歸檔文件材料上原有的易生銹的金屬物。大于A4幅面的要按A4的規(guī)格進(jìn)行折疊，小于A4幅面的應(yīng)當(dāng)用A4紙托底粘貼。對破損的文書材料應(yīng)當(dāng)進(jìn)行修補(bǔ)或復(fù)制。對字跡難以辨認(rèn)的材料，應(yīng)當(dāng)附上抄件。

　　案卷可采用不銹鋼書釘或線裝訂，裝訂位置在案卷左側(cè)。采用線裝的，應(yīng)“三孔一線”(孔距8厘米，裝訂線距紙邊1.25厘米)，中間孔居于裝訂線中央位置。

　　第十七條 編制檔號。執(zhí)法檔案檔號構(gòu)成為：全宗號+分類號+保管期限代號+年度+案卷號(件號)，即同一屬類、同一保管期限、同一年度的案卷分別編制案卷流水號。

　　全宗號：檔案館指定給立檔單位的代號。

　　分類號：是檔案類別代號。具體是指本辦法第十一條所確定的屬類代號，不同級別的屬類之間用間隔符“·”分開，不產(chǎn)生誤解時，可以省略間隔符，分類號一般不超過三級。

　　保管期限代號：保管期限是指本辦法第二十九條所確定的保管期限，代號分別為：“永久”為1;“30年”為2;“10年”為3; “5年”為4;“2年”為5。

　　年度：是指文件歸檔的年度，以四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注。執(zhí)法案件結(jié)案年度為歸檔年度。

　　案卷號：是指在同一屬類、同一保管期限、同一年度的案卷分別編制案卷流水號。

　　檔號編制模式如下：

　　G 1·2·2012-1

　　案卷號(第1卷)

　　年度(2012年歸檔)

　　保管期限代號(30年)

　　一級屬類代號(道路運政執(zhí)法檔案)

　　大類代字(專門檔案:交通行政執(zhí)法檔案)

　　第十八條 填寫卷內(nèi)文件目錄。卷內(nèi)文件目錄式樣見附件3，卷內(nèi)文件目錄中未列出的其他文件材料，按照材料實際名稱歸類插入目錄。卷內(nèi)目錄設(shè)定的材料名稱與實際名稱不一致時，可按材料的實際名稱自行修改。對文件材料的題名不能隨意更改或簡化;沒有題名應(yīng)擬寫題名。

　　第十九條 填寫案卷封面和備考表。案卷封面式樣見附件4;備考表式樣見附件5。

　　案卷封面按下列方法填寫。

　　案卷封面第二欄：填寫全宗號所對應(yīng)的全宗名稱。

　　案卷封面第三欄：填寫以下內(nèi)容：

　　案號：填寫交通行政執(zhí)法案件案號，統(tǒng)一使用立案(受理)時省交通行政執(zhí)法信息系統(tǒng)自動生成的案號。

　　案由：填寫為“當(dāng)事人姓名(名稱)+違法行為性質(zhì)+案”。

　　承辦單位：填寫承辦該案件的單位名稱。

　　承辦人員：填寫承辦該案件的兩名以上執(zhí)法人員姓名。

　　立案日期：適用簡易程序處理的案件，填寫案發(fā)日期;適用一般程序處理的案件，填寫立案日期。

　　結(jié)案日期：適用簡易程序處理的案件，填寫作出行政處罰決定的日期;適用一般程序處理的案件，填寫案件辦結(jié)日期。

　　歸檔日期：填寫檔案管理人員對案件材料立卷歸檔的時間。

　　案卷封面第四欄：填寫案卷內(nèi)文件材料形成的起止年月及案卷的保管期限。

　　案卷封面第五欄：填寫案卷頁(件)數(shù)和歸檔號。裝訂的案卷填寫總頁數(shù);不裝訂的案卷填寫本卷的總件數(shù)。 歸檔號為立卷時編寫的案卷處理號，一般情況下可不填寫。

　　全宗號、分類號、保管期限代號、年度、案卷號按本辦法第十七條規(guī)定填寫。

　　卷內(nèi)備考表填寫方法：

　　本卷情況說明：填寫卷內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況。案卷立好后發(fā)生或發(fā)現(xiàn)的問題由有關(guān)的檔案管理人員填寫并簽名、標(biāo)注時間。

　　立卷人：由責(zé)任立卷的整理者簽名。

　　檢查人：由案卷質(zhì)量審查者簽名。

　　立卷時間：填寫完成的立卷時間。

　　第二十條 裝盒。按同一屬類、同一保管期限、同一年度內(nèi)按案卷號順序，將整理好的案卷裝入檔案盒內(nèi)，可以“一卷一盒”，“一卷多盒”，也可以“多卷一盒”。

　　第二十一條 檔案盒的填寫。檔案盒封面式樣見附件6。檔案盒脊背項目(式樣見附件7)按下列方法填寫。

　　全宗名稱：填寫全宗號所對應(yīng)的全宗名稱。

　　全宗號、分類號、保管期限、年度按本辦法第十七條規(guī)定填寫。

　　起止卷號：填寫盒內(nèi)第一個案卷(文件)和最后一個案卷(文件)的案卷號(件號)，中間用“-”號連接。

　　第二十二條 編制案卷目錄。按屬類、保管期限、年度，分別制作執(zhí)法檔案案卷目錄，多年裝訂為一本。案卷目錄式樣見附件8、附件9。

　　第二十三條 檢索。檔案管理部門應(yīng)在完成檔案的歸檔整理后制作紙質(zhì)目錄和電子目錄，便于日常的檢索利用。