優秀的會議紀要的結構格式
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概念
會議紀要是通過記載會議基本情況、會議主要成果、會議議定事項，綜合概括性地反映會議的基本精神，以便與會單位統一認識，在會后貫徹落實的一種文體。
通俗的講，會議紀要就是根據會議記錄，把會議的基本情況、主要發言內容、形成的決議、會后工作計劃等表達清楚的正式公文。
分類
一般來說，企業常用的會議紀要有三種類型：例會會議紀要、專題會議紀要、重大會議紀要。例會會議紀要有周例會會議紀要、季度例會會議紀要、工作例會會議紀要等，根據各個單位的業務不同，有不同的類型，他們的共同特點是使用頻率較高，有固定的內容和格式。專題會議紀要的特點是一會一格式，符合該會議討論、解決的.問題即可。重大會議紀要，通常是具有法律效力的，一般有規定的格式，其中必須的要素不可修改，如股東大會會議紀要，公司創立大會會議紀要等。
會議紀要的主要內容有：標題、會議概況、正文
標題
會議紀要的名稱，通常是什么會議就寫什么會議的會議紀要，如：周例會會議紀要、監理例會會議紀要等等。
概況：
時間(開始、結束)、地點(精確到房間)、人物(主持人、記錄人、出席、缺席人員、)、會議的形式等。
正文：
寫明主要議題，然后用“現將這次會議討論的主要問題綜述如下：主體是會議紀要的核心內容，主要反映會議情況和會議結果。寫作時要注意緊緊圍繞中心議題，把會議的基本精神，特別是會議形成的決定、決議，準確地概述清楚。
可以用段落的形式表現多個議題，每個段落寫明議題、主要發言內容、形成的決議，如果沒有形成統一的決議，則要寫明解決方案
結尾
結尾即會議紀要的結束語，一般是向收文單位提出希望和要求，有的會議紀要沒有結尾部分，主體內容寫完，全文就結束。
落款
相關人員簽字、紀要作者簽字、紀要審核人簽字、成文時間年月日。
其他要說的話
✔會議紀要的格式沒有強制性的要求，只要包含上述內容即可。能夠反映會議情況，傳達會議決議就可以。
✔通常會議紀要由秘書、助理等會議記錄人員來編寫，由直屬上級或主持人審核。
✔編寫會議紀要的措辭，要求準確、明白、避免歧義，以便各有關方面執行，查閱。
✔做好會議記錄，會議紀要是以會議記錄為基礎的，在做會議記錄的時候重要的部分要將原話一字一句記下來，必要時再問發言人一下，防止漏記、錯記。
✔發言不一致時，以主持人最后表述為準。會后可以再跟相關人員確認
會議紀要“八字訣”
撰寫會議紀要是辦公室的日常工作之一，也是辦公室工作人員的基本功。在工作中，寫好會議紀要有“八字訣”可循。
一是求“快”
時效性是會議紀要的最大特點。很多重要工作都要在會議結束后馬上落實，需要拿會議紀要“說話”，太晚就有可能失去其自身價值。因此，會議紀要的撰寫、報批、印發一定要迅速，一般會議三至五天內印發紀要，重要緊急會議當天印發或隔天印發。這就要求我們平時做好基礎工作，準備好各種會議的紀要模版，程序化填充文字內容。
二是求“準”
準確性是會議紀要的基本要求。
首先，內容要準。會議議定的重要事項比如經費、時限、責任人等一定要準確翔實地記錄下來，不能有任何出入。例如，關于經費使用的決議，要詳細寫明金額、撥款單位、撥款時間、撥款方式，防止日后出現問題無從對證。
其次，用語要準。參會人員在討論或講話中，對一些專業術語、專有名詞可能一帶而過，說的是不規范簡稱或俗稱，比如把××省(市)第×屆人民代表大會第×次會議、中國人民政治協商會議××省(市)第×屆委員會第×次會議，統稱為×屆省(市)人大(政協)第×次會議，類似情況應在撰寫紀要時注意核對訂正。
最后，記錄要準。紀要撰寫人員要全程參會，做好錄音和記錄，核對好參會人員，對于一些大型會議，經常會有“替會”情況發生，要以簽到情況為準記錄參會人員。
三是求“實”
會議紀要不需要華麗的辭藻，只要求原原本本記錄會議召開情況和議定事項，文字要盡可能清晰簡練、準確平實，不能摻雜個人感情和看法。
對于報領導討論決定的會議事項，一般只將最后議定的結果寫入紀要，不必記錄討論過程;對于傳達重要會議、文件或領導指示的會議事項，要抓住重點，避免空話套話，凡能從其他文件、資料中查到的內容一般不寫，只寫會議提出的要求和部署，使沒有參加會議的人看了紀要也能了解會議情況。
四是求“全”
要突出完整性，對會議進行全面的記錄，最忌丟項落項或多項。特別是有的會議可能會根據需要臨時加入一些議題或部署一些任務，要注意完整地寫入紀要。
為便于撰寫和查閱，應當按照一事一標題或一段的格式撰寫，順序應按議題的重要程度和類別進行排列。會議討論未通過的議題一般不寫入紀要之中。
五要會“借”
會議信息量大，撰寫紀要需全面廣泛占有資料，把會議材料、領導講話、記錄稿件、錄音錄像以及會議涉及的相關文件資料搜集齊全，通讀理解，只有自己弄明白了才有可能把紀要寫明白。
在使用資料上要敢借、會借，一般來說，對于順利通過的議題，會議材料的請示事項就可以借用為會議紀要的決定事項，領導講話的主要提綱可以借用為會議紀要的強調(要求)內容，有選擇性地把會議材料借用為紀要內容，實際上是一個對資料進行收集、篩選、提煉、組合的過程。
六要會“改”
所謂改，就是在“借”的基礎上對部分材料進行再加工，這個過程不可或缺。
比如，領導在會上脫稿部署工作、提出要求時，可能會講得過于詳細、層次稍顯不清、前后略有重復，在這種情況下，要對會議記錄進行修改加工，再寫入會議紀要，既體現領導真實意圖，又符合會議紀要準確務實的基本要求。由于修改工作要求較高，紀要撰寫人員需不斷提升理論功底和文字水平。
七要會“報”
會議紀要初稿寫成后，如何報領導批準也是一門學問。
首先要廣泛征求意見，避免出現方向性錯誤，必須向事項匯報部門、涉及部門和會上提出反對意見部門的主要領導征求意見，涉及重要大額資金使用的必須征求財務部門意見，視情況征求宣傳、人事、紀檢監察等部門意見。完成這些基礎工作，才能逐級上報主管領導、主要領導審批。
八要會“用”
會議紀要批準后，要特別注意發揮其作用。
一要正確確定報送范圍，參會人員和單位都要報送，再視會議內容，報送有關部門閱知或在一定范圍內公開。
二要與督辦工作做好銜接，由相關人員將紀要中有關任務梳理成待辦事項進行督辦。
三要做好存檔工作，便于日后查閱，需要注意的是紀要在報送的過程中可能會由相關部門、領導進行多次修改，一定要存檔領導簽字確認的最終版本。
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