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中文商務信函寫作格式

工作計劃 時間:2021-08-31 手機版

中文商務信函寫作格式

  下面是CN人才網小編特地為大家整理收集的中文商務信函寫作格式,希望對大家有幫助。

  中文商務信函寫作格式

  1、稱呼 稱呼是寫信人對受信人的尊稱,主要依據相互間的隸屬關系、親疏關系、尊卑關系、長幼關系等而定,一般都用“敬語+稱謂”的形式組成。如:“尊敬的王總經理”、“親愛的劉主任”、“尊敬的董事長先生閣下”等。對某些特殊的內容或與境外華文地區的人員往來還可加上“提稱”如:“尊敬的王博士總經理海成先生臺鑒”、“親愛秘書明玉小姐雅鑒”等等。 (頂格寫,后面加冒號。)

  2、啟詞 啟詞是信文的起首語,可有多種表示法。如問候式的“您好”、“別來無恙”;思懷式的“久不通信,甚為懷想”、“去國半載,諒諸事順遂”等;贊頌式的“新春大吉”、“開張大吉”等;承前式的“上周曾發一傳真件,今仍具函,為××事”,“貴公司×月×日賜函已悉”等等。不分對象,不論內容,一律以“您好”為書信之啟詞,實在極不恰當。此外,公務書信的啟詞還可用“茲為、茲因、茲悉、茲經、茲介紹、茲定于”;“頃聞、頃悉、頃獲”;“欣聞、欣悉、欣逢、值此”,以及“據了解、據報、據查實”等一系列公文用語,以提領全文。(在稱呼下面另起一行,前空兩格!)

  3、正文 正文是書信的主體,是書信能否達到寫信人理想效果的關鍵。一封信可以專說一件事,也可以兼說數件事,但公務書信應該一文一事。正文要清楚、明了、簡潔,并注意情感分寸,不應有昵褻輕狂之嫌,也不可顯侮蔑輕慢之意。(在 啟詞下面另起一行空兩格。)

  4、酬應過渡 正文結束時,可寫幾句酬應性的'話作為全文的過渡。如“我方相信,經過此次合作,雙方的友誼將有進一步發展”。又如“再次表示衷心的感謝”或“代向公司其他同志問候”等等。也有用公務書信的常用結語過渡,如“特此函達、特此說明、特此重申、特此函詢、特此致歉”,或“肅此專呈、肅此奉達”,也有“特此鳴謝、敬請諒解、尚祈垂察、務請函復、至希鑒諒”,以及“承蒙惠允、承蒙協辦、承蒙惠示、不勝榮幸、不勝感激”等等。 (過渡一下更符合禮儀規范)

  5、祝頌詞 書信的最后,寫祝頌詞是慣例。由于寫信人與受信人的關系各有不同,書信內容各有不同,祝頌詞的寫法便呈多種多樣。誠祝生意興隆”等等,有時,往往用簡單的一兩句話,寫明希望對方答復的要求。如“特此函達,即希函復。”同時寫表示祝愿或致敬的話,如“此致敬禮”、“敬祝健康”等。祝語一般分為兩行書寫,“此致”、“敬祝”可緊隨正文,也可和正文空開。“敬禮”、“健康”則轉行頂格書寫。

  6、簽署 書信的簽署以寫信人全名為要,不能只簽個姓氏或習慣稱呼,如“老王、小王、小李、張主任、趙經理”等,而要完整地寫成“××部主任張金水”、“××公司經理王富成”或者 “××公司辦公室秘書李倩”、“××部業務員劉震”等。今天,許多書信都以計算機制成,但即使已打印了姓名,仍應再以手書簽署一遍,這既表信用,亦示誠意。對某些特殊對象,署名后應有具名語,如“謹上、謹呈、敬述”等,以表示對受件者的尊重。 (通常中文信函寫在結尾后另起一行(或空一、二行)的偏右下方位置,但一般E-mail商務信函也可靠左)以單位名義發出的商業信函,署名時可寫單位名稱或單位內具體部門名稱,也可同時署寫信人的姓名。

  7、日期 日期明確本是應用文寫作的基本要素,書信自然不可缺了這一項。日期必須準確,表現出寫信人的負責態度,而萬一記錯日期,也許會因此而誤事。(寫信日期—般寫在署名的下一行或同一行偏右下方位置。)

  范文:

  陳文先生:

  首先,謝謝你將問題告知我們。對於我們未能提供令你滿意的貨品,本人衷心向你致歉。

  我們向你保證,我們會立即向你免費提供另一件經檢定的貨品,以作更換。我們營業部的李約翰先生會盡快和你聯絡,安排有關事宜。

  我們會研究有關問題,找出問題的原因,及盡力避免同樣不幸事情的出現。

  我們希望你明白這只是一次意外的獨立事件,我們會極力維護及不斷提升我們產品的質素及聲譽,我們更珍惜與閣下長久建立的友誼,同時,我們亦會不斷努力,為你提供價廉物美的產品及售後服務。

  如有任何問題,歡迎你致電本人。

  經理楊善恆

  飛鴻貿易有限公司

  年月日


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