商業(yè)書信格式

書信時間：2021-08-31 手機版

　　導語：書信，是我們日常生活中經常使用的一種應用文。一般的書信由六個部分構成。以下小編為大家介紹商業(yè)書信格式范文文章，歡迎大家閱讀參考!

　　商業(yè)書信格式范文

　　商務信函屬于商務禮儀文書范疇，是指企業(yè)與企業(yè)之間，在各種商務場合或商務往來過程中所使用的簡便書信。其主要作用是在商務活動中用來建立經貿關系、傳遞商務信息、聯系商務事宜、溝通和洽商產銷；詢問和答復問題、處理具體交易事項。其種類包括聯系函、推銷函、訂購函、確認函、索賠函等多種。

　　文種特性

　　〔一）語氣口語性

　　每一封商務信函的往來都是不同的企業(yè)之間或者企業(yè)領導者彼此之間的一種情感交流。人都是感性的，所以商務信函更多地體現了感性的一面。而不是人們想象的商務信函應該用一種特殊的“生意腔”，信函讀起來使人感到非常熱情、友好，就像朋友之間的談話那樣簡單、自然、人性化。無論是歉意的道歉函，還是善意的勸說函，或者購買函，完全可以通過信函中的語氣、語調來表現。

　　（二）內容直接性

　　企業(yè)每天都要閱讀大量信函文件。商務信函不需要用華麗的詞句。所以，商務信函要寫得簡明扼要，短小精悍，切中要點。用簡潔樸實的語言來寫信函，使信函讀起來簡單、清楚、容易理解。當涉及數據或者具體的信息時，如時間、地點、價格、貨號，等等，要用語精確，使交流的內容更加清楚，這更有助于加快商務活動的進程。

　　（三）態(tài)度真誠性

　　商務信函要能夠充分體現真誠、禮貌。不管說什么，都要帶著誠意去說。把寫好的商務信函拿起來讀一遍，確保如果此時對方正在電話中與你通話，他一定能夠感受到你的自然、真誠和禮貌。這里所說的禮貌，并不是簡單用一些禮貌用語，而是體現了一種為他人考慮，多體諒對方心情和處境的態(tài)度。

　　（四）主旨單一性

　　商務信函具有純粹的業(yè)務性，一般要求專文專事，內容集中單一，圍繞公務，突出主旨。

　　（五）格式規(guī)范性

　　商務信函結構類似于一般的書信，有稱呼、有正文、有署名。外貿商務函、電的寫作則必須依照國際慣例，用英語或對方國家所使用的語言書寫，在文法和書寫格式上也要符合對方的語言規(guī)范和習慣。

　　（六）地位平等性

　　商務信函是兩個平等法人之間的往來文書，反映雙方平等、互惠互利的關系。商務信函的寫作應相互尊重，以禮相待。

　　（七）要求時限性

　　商務信函是在商務活動的每個環(huán)節(jié)中形成的，每封信函都是一定時限內的.雙方意愿的明確表達。因此，接收對方的信函后必須及時回復。目前，信函的傳遞越來越多地使用圖文傳真、電子郵件等快速傳遞形式，以適應這一特點的需要。

　　商務信函一般由三部分組成：信頭、正文、信尾。

　　（一）信頭

　　信頭即信函的開頭，由發(fā)信人名稱及地址、標題、函號、稱謂、收信人地址和單位等組成。

　　1發(fā)信人名稱及地址

　　發(fā)信人名稱及地址一般寫明發(fā)信人企業(yè)單位名稱及詳細地址。還包括電話號碼、電報掛號、專用電碼、電傳、傳真、網址等商務聯系信息。

　　2．標題

　　作為商務信函，它與一般的普通信件不同，只要不是企業(yè)單位個人與個人之間的交流，商務信函一般可以有標題。標題位置在信文首頁卜方，居中書寫，其內容是標明事由。事由要求概括出函件的主旨、中心，使收信人通過標題就對信文的主要內容有大致的了解。常見的商務信函標題有以下兩種形式：

　　(1)由事由加文種名稱“函”構成，如“關于要求承付打印機貨款的函”、“推銷函”、“訂購函”、“索賠函”等。

　　(2）先寫“事由”二字，加冒號提示，然后直接標寫該信函的內容，如“事由：機動車索賠”。

　　3函號

　　函號即編號，分為對方編號和己方編號。在外貿業(yè)務信函的信頭上注明編號，可保證信函便于管理和查閱。

　　函號位置一般出現在標題右下方或信頭的左上方。常見的有兩種形式：一是仿效行政公文發(fā)文字號的格式，采用“x函〔xxxx〕x號”或（xxxx) “函第x號”的形式；二是采用直接編號的形式，如“第x號”。

　　4稱謂

　　稱謂是對收信人或收信單位的稱呼，一般寫受文者的尊稱，這是商務信函必須的一項。其位置一般在標題或函號的左下方，單獨占行，頂格書寫，后面用冒號。書寫時有以下兩種稱謂：

　　(1)泛指尊稱。“尊敬的”后加稱謂并加冒號，如“尊敬的先生”、“尊敬的女士”等。尊稱中可以使用職務，如“尊敬的辦公室主任”、“尊敬的財務部部長”、 “尊敬的銷售部經理”等。

　　(2)具體稱謂。即具體指名道姓的尊稱。在姓名后面加稱謂語。這類稱謂一般用于寫信人與收信人彼此認識或者非常熟悉的情況。因為這種稱謂能夠體現寫信人與收信人之間的情感與密切關系。稱謂可用泛稱中的“先生”、“女士”等，也可以使用職務，如“尊敬的辦公室石主任”、“尊敬的財務部張部長”、“尊敬的銷售部王經理”等。

　　5．收信人地址、單位

　　收信人地址、單位要寫明收信人企業(yè)單位名稱及詳細地址。

　　（二）正文

　　正文是商務信函的主體，敘述商務往來聯系的實質問題。正文寫作要求內容單純，一文一事，文字簡明，事實有據，行文禮貌。

　　1問候語

　　問候語也即應酬語或客氣語。開頭的問候語是商務信函必不可少的，即發(fā)信人對收信人打招呼的禮貌問候語。一般用一兩句尊敬的客氣話表示，如“您好”,“近來生意可好，效益頗高”等。如果是初次聯系，可使用“久仰大名，未親雅教”等詞語。如果是回函，可使用“惠書敬悉，不勝感激”等詞語表示感謝來函。

　　2主體

　　主體是商務信函正文的核心內容，是發(fā)信人要說明的事項。不同的商務信函的內容是不同的。一般包括以下兩個內容：

　　(l說明發(fā)函緣由。直截了當、簡明扼要地說明發(fā)函的目的、根據、原因等內容；復函則要引敘對方來函要點，以示復函的針對性。

　　(2)說明發(fā)函事項。主體表達信函的中心內容，一般是根據發(fā)函緣由詳細地陳述具體事項，或是針對所要商洽的問題或聯系事項，闡明自己的意見。要求語氣要平和，問題要明確，事實要清楚，表達要明白。如商洽函的正文主體包括商洽緣由、商洽內容、意愿要求三部分；詢問函的正文主體包括詢問緣由、詢問事項兩部分；答復函的正文主體包括答復緣由、答復內容兩部分；商品報價函的正文主體包括產品的價格、結算方式、發(fā)貨期、產品規(guī)格、可供數量、產品包裝、運輸方式等。

　　如果正文主體內容簡單，邏輯上可采用篇、段合一式結構，如果正文主體內容較多，邏輯上可采用分段式結構。

　　3結尾語

　　正文結束以后，一般用精練的語言將主體所敘之事加以簡單概括，并提出本函的有關要求，強調發(fā)函的日的。如請求函的結尾語是“拜托之事，承望協助解決為盼”，希望回函的結尾語是“不吝賜函，靜候佳音”等。結尾語視發(fā)信人與收信人的關系以及信函的內容而定，要求恰當得體。

　　（三）信尾

　　信尾部分包括四部分內容。

　　1祝頌語

　　所有的商務信函都要寫明祝頌語。祝頌語分為祝者自身的請候語和收信人的安好語兩部分：

　　(1)請候語，在正文結束后空兩格書寫。常用的有“敬祝”、“順頌”、“恭祝”

　　等。

　　(2)安好語，一定另起一行頂格書寫，以表示對對方的尊重。常用的安好語有“商棋”、“金安”、“生意興隆”等。

　　2簽署

　　簽署即發(fā)信人的署名或簽名、用印。商務信函的署名可根據企業(yè)的要求或發(fā)信人的意見而定。有的企業(yè)署名以單位名稱加蓋印章的方式；有的企業(yè)要求發(fā)信人直接簽名，以示對信函的內容負責。個人簽名一定要由發(fā)信人親手所簽。