(一)會(huì)議邀請(qǐng)函的含義

　　會(huì)議邀請(qǐng)函是專門用于邀請(qǐng)?zhí)囟▎挝换蛉耸繀⒓訒?huì)議，具有禮儀和告知雙重作用的會(huì)議文書。

　　邀請(qǐng)函用于會(huì)議活動(dòng)時(shí)，與會(huì)議通知的不同之處在于：邀請(qǐng)函主要用于橫向性的會(huì)議活動(dòng)，發(fā)送對(duì)象是不受本機(jī)關(guān)職權(quán)所制約的單位和個(gè)人，也不屬于本組織的成員，一般不具有法定的與會(huì)權(quán)利或義務(wù)，是否參加會(huì)議由對(duì)象自行決定。舉行學(xué)術(shù)研討會(huì)、咨詢論證會(huì)、技術(shù)鑒定會(huì)、貿(mào)易洽談會(huì)、產(chǎn)品發(fā)布會(huì)產(chǎn)等，以發(fā)邀請(qǐng)函為宜。而會(huì)議通知?jiǎng)t用于具有縱向關(guān)系(即主辦方與參會(huì)者存在隸屬關(guān)系或工作上的管理關(guān)系)性質(zhì)的會(huì)議，或者與會(huì)者本身具有參會(huì)的法定權(quán)利和義務(wù)的會(huì)議，如人民代表大會(huì)、董事會(huì)議等。對(duì)于這些會(huì)議的對(duì)象來(lái)說(shuō)，參加會(huì)議是一種責(zé)任，因此只能發(fā)會(huì)議通知，不能用邀請(qǐng)函。學(xué)術(shù)性團(tuán)體舉行年會(huì)或?qū)ｎ}研討會(huì)時(shí)，要區(qū)別成員與非成員。對(duì)于團(tuán)體成員應(yīng)當(dāng)發(fā)會(huì)議通知，而邀請(qǐng)非團(tuán)體成員參加則應(yīng)當(dāng)用邀請(qǐng)函。

　　(二)會(huì)議邀請(qǐng)函的基本內(nèi)容

　　會(huì)議邀請(qǐng)函的基本內(nèi)容與會(huì)議通知一致，包括會(huì)議的背景、目的和名稱;主辦單位和組織機(jī)構(gòu);會(huì)議內(nèi)容和形式;參加對(duì)象;會(huì)議的'時(shí)間和地點(diǎn)、聯(lián)絡(luò)方式以及其他需要說(shuō)明的事項(xiàng)。

　　(三)會(huì)議邀請(qǐng)函的結(jié)構(gòu)與寫法

　　1.標(biāo)題。由會(huì)議名稱和“邀請(qǐng)函(書)”組成，一般可不寫主辦機(jī)關(guān)名稱和“關(guān)于舉辦”的字樣，如：《亞太城市信息化高級(jí)論壇邀請(qǐng)函》?！把?qǐng)函”三字是完整的文種名稱，與公文中的“函”是兩種不同的文種，因此不宜拆開寫成“關(guān)于邀請(qǐng)出席××?xí)h的函”

　　2.稱呼。邀請(qǐng)函的發(fā)送對(duì)象有三類情況：

　　(1)發(fā)送到單位的邀請(qǐng)函，應(yīng)當(dāng)寫單位名稱。由于邀請(qǐng)函是一種禮儀性文書，稱呼中要用單稱的寫法，不宜用泛稱(統(tǒng)稱)，以示禮貌和尊重。

　　(2)邀請(qǐng)函直接發(fā)給個(gè)人的，應(yīng)當(dāng)寫個(gè)人姓名，前冠“尊敬的”敬語(yǔ)詞，后綴“先生”、“女士”、“同志”等。

　　(3)網(wǎng)上或報(bào)刊上公開發(fā)布的邀請(qǐng)函，由于對(duì)象不確定，可省略稱呼，或以“敬啟者”統(tǒng)稱。

　　3.正文。正文應(yīng)逐項(xiàng)載明具體內(nèi)容。開頭部分寫明舉辦會(huì)議的背景和目的，用“特邀請(qǐng)您出席(列席)”照應(yīng)稱呼，再用過渡句轉(zhuǎn)入下文;主體部分可采用序號(hào)加小標(biāo)題的形式寫明具體事項(xiàng);最后寫明聯(lián)系聯(lián)絡(luò)信息和聯(lián)絡(luò)方式。結(jié)尾處也可寫“此致”，再換行頂格寫“敬禮”，亦可省略。

　　4.落款。因邀請(qǐng)函的標(biāo)題一般不標(biāo)注主辦單位名稱，因此落款處應(yīng)當(dāng)署主辦單位名稱并蓋章。

　　5.成文時(shí)間。寫明具體的年、月、日。

　　學(xué)術(shù)會(huì)議邀請(qǐng)函范文

　　會(huì)議邀請(qǐng)函格式

　　一、寄信人地址、日期。

　　二、收信人及其地址。

　　三、尊稱：dear x x x。

　　四、正文：發(fā)出邀請(qǐng)，要真誠(chéng)而渴望。說(shuō)明邀請(qǐng)的目的及有關(guān)信息，有相關(guān)的資料隨信寄出。

　　學(xué)術(shù)會(huì)議邀請(qǐng)函格式范文五、落款。

　　學(xué)術(shù)會(huì)議邀請(qǐng)函適用范圍

　　這是對(duì)知名的學(xué)者、教授發(fā)出的邀請(qǐng)其前來(lái)參加學(xué)術(shù)會(huì)議的信函。信中一定要寫明邀請(qǐng)參加學(xué)術(shù)會(huì)議的時(shí)間、會(huì)議內(nèi)容，需要與會(huì)者做的工作，以便對(duì)方有備而來(lái)。另外，參加學(xué)術(shù)會(huì)議期間的食宿、交通等費(fèi)用問題如何解決也應(yīng)交待清楚，一般都會(huì)有專門的參會(huì)指南，不要忘記附上。

　　學(xué)術(shù)會(huì)議邀請(qǐng)函慣用例句

　　(1)the academic contbrence on british a nd american literature sponsored by beijing university will be held in beijing on 2nd july XX.

　　我們定于XX年7月2日在北京大學(xué)舉行英美文學(xué)學(xué)術(shù)會(huì)議。

　　(2)i am writing today to invite you to our university next summer between may to june to take part in a meeting.

　　我寫信正式邀請(qǐng)您在明年5、6月間來(lái)我校參加一次會(huì)晤。

　　(3)if you have any paper or.toples on which you would like to give talks，please inform us as soon as possible for the program is being finalized soon.

　　如果您有要宣讀的論文或發(fā)言的論題，請(qǐng)盡早來(lái)函告知，因?yàn)闀?huì)務(wù)準(zhǔn)備工作不久將結(jié)束。

　　(4)we will pay your hotel accommodation a nd meals，but you will be responsable for your airfare.

　　會(huì)議免費(fèi)安排食宿，往返機(jī)票自理。

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