會議禮儀，是召開會議前、會議中、會議后及參會人應(yīng)注意的的事項，懂得會議禮儀對會議精神的執(zhí)行有較大的促進作用。
在準(zhǔn)備會議之前，首先要明確會議的目的是什么？是要傳達上層決策者的精神、策略，還是為了解決某個具體的問題或危機？不管具體的目標(biāo)如何，召開會議的基本目的都是傳達并貫徹所要執(zhí)行的經(jīng)營方針，使各個部門的經(jīng)營策略與公司目標(biāo)協(xié)調(diào)一致，群策群力，找到解決問題的最佳方案。
會議準(zhǔn)備
現(xiàn)代化的會議離不開各種輔助器材，在召開會議之前，就應(yīng)該把各種輔助器材準(zhǔn)備妥當(dāng)。桌椅、名牌、茶水桌椅是最基本的設(shè)備，可以根據(jù)會議的需要擺成圓桌型或報告型，如果參加會議的人數(shù)較多，一般應(yīng)采用報告型，不需要準(zhǔn)備座位牌，如果參加會議的人比較少，一般采用圓桌型，而且要制作座位牌，即名牌，讓與會人員方便就座。會議上的茶水飲料最好用礦泉水，因為每個人的口味不一樣，有的人喜歡喝茶，有的人喜歡喝飲料，還有的人喜歡喝咖啡，所以如果沒有特別的要求，礦泉水是最能讓每個人都接受的選擇。簽到簿、名冊、會議議程簽到簿的作用是幫助了解到會人員的多少，分別是誰，一方面使會議組織者能夠查明是否有人缺席，另一方面能夠使會議組織者根據(jù)簽到簿安排下一步的工作，比如就餐、住宿等。印刷名冊可以方便會議的主席和與會人員盡快地掌握各位參加會議的人員的相關(guān)資料，加深了解，彼此熟悉。黑板、白板、筆在有的場合，與會人員需要在黑板或者白板上寫字或畫圖，從而說明問題，雖然現(xiàn)在視聽設(shè)備發(fā)展得很快，但是傳統(tǒng)的表達方式依然受到很多人的喜愛，而且在黑板或白板上表述具有即興、方便的特點。此外，粉筆、萬能筆、板擦等配套的工具也必不可少。各種視聽器材現(xiàn)代科技的發(fā)展帶來了投影儀、幻燈機、錄像機、鐳射指示筆或指示棒等視聽設(shè)備，給人們提供了極大的方便。在召開會議前，必須先檢查各種設(shè)備是否能正常使用，如果要用幻燈機，則需要提前做好幻燈片。錄音機和攝像機能夠把會議的過程和內(nèi)容完整記錄下來，有時需要立即把會議的結(jié)論或建議打印出來，這時就需要準(zhǔn)備一臺小型的影印機或打印機。資料、樣品如果會議屬于業(yè)務(wù)匯報或者產(chǎn)品介紹，那么有關(guān)的資料和樣品是必不可少的。比如在介紹一種新產(chǎn)品時，單憑口頭泛泛而談是不能給人留下深刻印象的，如果給大家展示一個具體的樣品，結(jié)合樣品一一介紹它的`特點和優(yōu)點，那么給大家留下的印象就會深刻得多。
禮儀內(nèi)容
會議座次排定
一是環(huán)繞式。就是不設(shè)立主席臺，把座椅、沙發(fā)、茶幾擺放在會場的四周，不明確座次的具體尊卑，而聽任與會者在入場后自由就座。這一安排座次的方式，與茶話會的主題最相符，也最流行。二是散座式。散座式排位，常見于在室外舉行的茶話會。它的座椅、沙會議禮儀發(fā)、茶幾四處自由地組合，甚至可由與會者根據(jù)個人要求而隨意安置。這樣就容易創(chuàng)造出一種寬松、愜意的社交環(huán)境。三是圓桌式。圓桌式排位，指的是在會場上擺放圓桌，請與會者在周圍自由就坐。圓桌式排位又分下面兩種形式：一是適合人數(shù)較少的，僅在會場中央安放一張大型的橢圓形會議桌，而請全體與會者在周圍就坐。二是在會場上安放數(shù)張圓桌，請與會者自由組合。四是主席式。這種排位是指在會場上，主持人、主人和主賓被有意識地安排在一起就坐。
會議發(fā)言人的禮儀
會議發(fā)言有正式發(fā)言和自由發(fā)言兩種，前者一般是領(lǐng)導(dǎo)報告，后者一般是討論發(fā)言。正式發(fā)言者，應(yīng)衣冠整齊，走上主席臺應(yīng)步態(tài)自然，剛勁有力，體現(xiàn)一種成竹在胸、自信自強的風(fēng)度與氣質(zhì)。發(fā)言時應(yīng)口齒清晰，講究邏輯，簡明扼要。如果是書面發(fā)言，要時常抬頭掃視一下會場，不能低頭讀稿。旁若無人。發(fā)言完畢，應(yīng)對聽眾的傾聽表示謝意。自由發(fā)言則較隨意，應(yīng)要注意，發(fā)言應(yīng)講究順序和秩序，不能爭搶發(fā)言；發(fā)言應(yīng)簡短，觀點應(yīng)明確；與他人有分歧，應(yīng)以理服人，態(tài)度平和，聽從主持人的指揮，不能只顧自己。如果有會議參加者對發(fā)言人提問，應(yīng)禮貌作答，對不能回答的問題，應(yīng)機智而禮貌地說明理由，對提問人的批評和意見應(yīng)認(rèn)真聽取，即使提問者的批評是錯誤的，也不應(yīng)失態(tài)。
會議參加者禮儀
會議參加者應(yīng)衣著整潔，儀表大方，準(zhǔn)時入場，進出有序，依會議安排落座，開會時應(yīng)認(rèn)真聽講，不要私下小聲說話或交頭接耳，發(fā)言人發(fā)言結(jié)束時，應(yīng)鼓掌致意，中途退場應(yīng)輕手輕腳，不影響他人。
主持人的禮儀
各種會議的主持人，一般由具有一定職位的人來擔(dān)任，其禮儀表現(xiàn)對會議能否圓滿成功有著重要的影響。1．主持人應(yīng)衣著整潔，大方莊重，精神飽滿，切忌不修邊幅，邋里邋遢。2．走上主席臺應(yīng)步代穩(wěn)健有力，行走的速度因會議的性質(zhì)而定，對快、熱烈的會議步頻應(yīng)較慢。3．入席后，如果是站立主持，應(yīng)雙腿并攏，腰背挺直。持稿時，右手持稿的底中部，左手五指并攏自然下垂。雙手持稿時，應(yīng)與胸齊高。坐姿主持時，應(yīng)身體挺直，雙臂前伸。兩手輕按于桌沿，主持過程中，切忌出現(xiàn)搔頭、揉眼、攔腿等不雅動作。4．主持人言談應(yīng)口齒清楚，思維敏捷，簡明扼要。5．主持人應(yīng)根據(jù)會議性質(zhì)調(diào)節(jié)會議氣氛，或莊重，或幽默，或沉穩(wěn)，或活潑。6．主持人對會場上的熟人不能打招呼，更不能寒暄閑談，會議開始前，可點頭、微笑致意。
小型會議
小型會議，一般指參加者較少、規(guī)模不大的會議。它的主要特征，是全體與會者均應(yīng)排座，不設(shè)立專用的主席臺。小型會議的排座，目前主要有以下三種具體形式。
自由擇座：它的基本做法，是不排定固定的具體座次，而由全體與會者完全自由地選擇座位就座。
面門設(shè)座：它一般以面對會議室正門之位為會議主席之座。其他的與會者可在其兩側(cè)自左而右地依次就座。
依景設(shè)座：所謂依景設(shè)座，是指會議主席的具體位置，不必面對會議室正門，而是應(yīng)當(dāng)背依會議室之內(nèi)的主要景致之所在，如字畫、講臺等。其他與會者的排座，則略同于前者。
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