1. 電話一般控制在鈴響三聲之內接聽。否則，被認為失禮，應向對方致歉。商務電話應對時，第一句話當自報單位名稱或所屬部門，不論內線或外線，應一律用統一的客套話應答。

　　2. 接聽電話時，在不明白對方是誰的情況下應主動詢問對方所屬單位或部門，以便利被指名來接聽電話的人。

　　3. 接聽電話時，左手拿聽筒，右手準備備忘錄。因此，在電話旁，要事先準備好隨時會用到的紙和筆，并依照3W原則記錄， 即WHEN(什么時間)、WHO(對象是誰)、WHAT(什么事)。電話記錄既要簡潔又要完備。

　　4. 如果對方要找的人不在，要試著詢問對方有無重要事情，或者試著了解對方來電的目的，再看情況決定處理的方式。

　　5. 打電話時，應禮貌地問請問你現在有空嗎？我可不可以請教你幾個問題？或者對不起，現在和您談話方便嗎？

　　6. 聽不清楚對方說話內容時應確切地將情況告訴對方，并請對方改善，如聽筒好象有問題，聽不太清楚，可不可以大聲點？

　　7. 掛電話前的禮貌應對也不可忽視，確定對方已掛電話后才能放下聽筒，并且一定要親切、禮貌地對待來電的對方。