學(xué)校物品采購管理制度

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　　學(xué)校物品采購管理制度1

　　第一章總則

　　第一條為了加強(qiáng)學(xué)校采購業(yè)務(wù)管理，規(guī)范采購業(yè)務(wù)行為，防范采購業(yè)務(wù)活動中的差錯和舞弊，根據(jù)財政部《內(nèi)部會計控制規(guī)范-采購與付款》等法律法規(guī)，結(jié)合本校采購業(yè)務(wù)特點(diǎn)和管理需要，制定本制度。

　　第二條本制度所指采購業(yè)務(wù)包括采購計劃、采購訂單、合同訂立、物資入庫、購貨發(fā)票、登記應(yīng)付賬款和支付貨款等業(yè)務(wù)。

　　第三條本制度適用于集團(tuán)各單位的采購業(yè)務(wù)管理與控制。

第二章崗位分工與授權(quán)批準(zhǔn)

　　第四條建立采購業(yè)務(wù)崗位責(zé)任制，明確規(guī)定各崗位的職責(zé)與權(quán)限，確保辦理采購業(yè)務(wù)的不相容崗位相互分離、制約和監(jiān)督。

　　第五條物資采購業(yè)務(wù)嚴(yán)格規(guī)范和執(zhí)行如下程序：

　　一、計劃與審批;

　　二、請購與審批;

　　三、詢價與核價;

　　四、確定供應(yīng)商;

　　五、訂立合同;

　　六、采購與驗(yàn)收;

　　七、物資入庫;

　　八、賬簿登記與支付采購款。

　　第六條采購業(yè)務(wù)的基本分工如下：

　　一、倉儲部負(fù)責(zé)編制物資儲存計劃;

　　二、采購部負(fù)責(zé)編制物資采購計劃，填制請購單、詢價與價格談判、簽訂合同、采購物資等業(yè)務(wù);

　　三、財務(wù)部負(fù)責(zé)結(jié)算采購款項(xiàng)、登記存貨及應(yīng)付賬款等;

　　四、倉儲部負(fù)責(zé)根據(jù)物資儲存計劃和采購計劃辦理物資入庫，登記保管賬等;

　　五、品質(zhì)部負(fù)責(zé)物資入庫前的質(zhì)量驗(yàn)收;

　　第七條辦理物資采購、核價與付款業(yè)務(wù)的員工應(yīng)當(dāng)具備良好的業(yè)務(wù)素質(zhì)和職業(yè)道德，辦理采購、核價與付款業(yè)務(wù)的人員在同一個崗位上連續(xù)工作時間不得超過三年。

　　第八條物資的采購價格、付款政策要嚴(yán)格執(zhí)行學(xué)校授權(quán)文件的規(guī)定，各級審批人要在授權(quán)范圍內(nèi)行使職權(quán)，不得超越審批權(quán)限。

　　第九條授權(quán)采購部、品質(zhì)部、倉儲部、財務(wù)部分別辦理物資訂購、檢驗(yàn)、收發(fā)存和付款業(yè)務(wù)，其他任何部門均無權(quán)經(jīng)辦采購與付款業(yè)務(wù)。

　　第十條對于重要的、技術(shù)性較強(qiáng)的采購業(yè)務(wù)，應(yīng)當(dāng)專家評審、集體決策制度。

第三章計劃與審批控制

　　第十二條學(xué)校對采購業(yè)務(wù)實(shí)行嚴(yán)格的計劃管理和采購目標(biāo)責(zé)任制。每年12月份，理事會與采購部經(jīng)理簽訂下一年度的《采購目標(biāo)責(zé)任書》，明確全年的.采購目標(biāo)、價格目標(biāo)、費(fèi)用指標(biāo)政策。

　　第十三條采購部要將年度采購目標(biāo)層層分解落實(shí)到各個采購崗位，并將目標(biāo)分解落實(shí)情況報學(xué)校備案。

　　第十四條實(shí)施物資采購的具體依據(jù)是《物資請購單》。《物資請購單》的填制、審批程序如下：

　　一、采購部填制《物資請購單》，《物資請購單》中須列明如下事項(xiàng)：

　　1.采購物資的依據(jù);

　　2.采購物資的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量和技術(shù)要求;

　　3.使用部門及物資用途;

　　4.采購員及采購部負(fù)責(zé)人簽字。

　　第十五條《物資請購單》首先經(jīng)倉庫部門簽字確認(rèn)：學(xué)校倉庫是否有該物資。如有，則無需采購，由使用部門統(tǒng)計員開具物資領(lǐng)料單，直接到倉庫領(lǐng)用;如無，則按下列流程審批：《物資請購單》應(yīng)由使用部門(采購發(fā)起人、部門主管)、采購部(采購業(yè)務(wù)員、采購部門主管)簽字后，報校長簽字審批。

　　經(jīng)過學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)審批的《物資請購單》，是采購物資及辦理驗(yàn)收、入庫及付款的依據(jù)。

第四章采購價格控制

　　第十六條物資采購過程中的價格決策要做到科學(xué)有效、公開公正、比質(zhì)比價、監(jiān)督制約，杜絕采購過程中的不正當(dāng)行為發(fā)生。

　　第十七條采購部要廣泛收集采購物資的質(zhì)量、價格等市場信息，掌握主要采購物資的信息變化。

　　第十八條物資采購價格的確定要履行詢價、談判、審批、和備案五項(xiàng)程序：

　　一、詢價：采購部按照學(xué)校批準(zhǔn)下達(dá)的《物資采購計劃》，根據(jù)采購項(xiàng)目的時間要求，在了解市場行情、參考過去采購記錄的基礎(chǔ)上，向供應(yīng)商咨詢價格。接受詢價的供應(yīng)商應(yīng)在三家以上，詢價過程和供應(yīng)商的報價要如實(shí)登記備案。

　　二、談判：采購部與供應(yīng)商進(jìn)行價格談判，力爭以較低的價格簽訂采購合同。

　　三、審批：合同須經(jīng)校長審批后，加蓋合同專用章。

　　四、備案：采購部與供應(yīng)商簽訂的《物資采購合同》原件，交財務(wù)部備案、保管。

第五章采購與驗(yàn)收控制

　　第十九條根據(jù)采購物資的性質(zhì)不同，分別采取如下采購方式：

　　一、一般采購物資在貨比三家的基礎(chǔ)上，采用訂單或合同訂購方式采購;

　　二、小額零星物品采用擇優(yōu)定點(diǎn)采購方式;

　　三、符合《招標(biāo)管理制度》的采購業(yè)務(wù)及設(shè)備購置一律實(shí)行招標(biāo)采購。

　　第二十條除僅有唯一供貨單位或本校有特殊要求外，主要物資的采購應(yīng)當(dāng)選擇兩個以上的供貨商，要從質(zhì)量、價格、供貨能力、信譽(yù)等方面擇優(yōu)定點(diǎn)采購。

　　第二十一條主要物資采購及有特殊要求的物資采購，應(yīng)當(dāng)審查供貨單位資格;對已確定的供貨單位，應(yīng)當(dāng)及時掌握其質(zhì)量、價格、信譽(yù)的變化情況。

　　第二十二條物資采購到校，需辦理如下驗(yàn)收入庫手續(xù)：

　　一、倉庫保管員核實(shí)到庫物資是否與《物資請購單》規(guī)定的品名、數(shù)量、供貨廠家相符。檢驗(yàn)物資是否合格(特殊物資應(yīng)由專業(yè)人員檢驗(yàn)，如設(shè)品質(zhì)部則由其檢驗(yàn))。凡核實(shí)無誤的，保管員根據(jù)發(fā)票及送貨清單開具《物資入庫單》;

　　二、《物資入庫單》經(jīng)保管員簽字后生效，財務(wù)部據(jù)此登記賬簿和辦理有關(guān)結(jié)算事宜。

　　第二十三條到庫物資與《物資請購單》不符或質(zhì)量檢驗(yàn)不合格的，一律不予辦理入庫和結(jié)算手續(xù)。

　　第二十四條質(zhì)量檢驗(yàn)人員應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按標(biāo)準(zhǔn)和程序進(jìn)行檢驗(yàn)，并對檢驗(yàn)結(jié)果承擔(dān)責(zé)任。

第六章貨款支付與賬目核對

　　第二十五條采購物資的付款由財務(wù)部負(fù)責(zé)，付款的依據(jù)要同時滿足如下條件：

　　一、訂有采購合同的，要參照合同規(guī)定的時間、方式、金額付款;

　　二、要在貨幣資金預(yù)算范圍內(nèi)付款;

　　三、要在對采購發(fā)票、驗(yàn)收證明等相關(guān)憑證的真實(shí)性、完整性、合法性及合規(guī)性進(jìn)行嚴(yán)格審核、確認(rèn)無誤的前提下，辦理付款。

　　第二十六條采購付款時，由采購部填寫《付款申請單》，報領(lǐng)導(dǎo)審批，財務(wù)按經(jīng)批準(zhǔn)的《付款申請單》支付款項(xiàng)。

　　第二十七條財務(wù)部要加強(qiáng)應(yīng)付賬款管理，辦理結(jié)算與付款事宜。

　　第二十八條財務(wù)部往來核算會計負(fù)責(zé)應(yīng)付賬款的核對與清理，要每個季度至少與供應(yīng)商核對一次賬目，核對結(jié)果要填制《應(yīng)付賬款核對表》備案;核對出的未達(dá)賬項(xiàng)，要逐項(xiàng)逐筆查明原因，杜絕串戶等錯誤現(xiàn)象的發(fā)生。

　　第二十九條采購部統(tǒng)計員要按供應(yīng)商設(shè)置物資采購臺賬，及時登記每一供應(yīng)商的供貨、開票、付款及應(yīng)付賬款余額增減變動情況。

　　第三十條采購入庫的物資在保管或使用過程中，發(fā)現(xiàn)數(shù)量和質(zhì)量不符合要求的，采購部要及時與供應(yīng)商聯(lián)系，并分別情況按以下程序進(jìn)行處理：

　　數(shù)量不足的，要求供應(yīng)商予以補(bǔ)足;

　　質(zhì)量問題，尚能使用的，要求供應(yīng)商給予價格折讓;

　　不能使用的，要求供應(yīng)商退貨或換貨。

　　退貨通知單應(yīng)及時報送財務(wù)部入賬。