檔案管理制度

　　檔案管理制度是單位為維護(hù)自身的合法權(quán)益而采取的必要手段，通過對(duì)合同的檔案管理，可以保存與合同有關(guān)的相關(guān)證據(jù)材料，一旦發(fā)生糾紛，可以及時(shí)運(yùn)用檔案記載的內(nèi)容，依法維護(hù)單位的權(quán)益。

　　檔案管理制度

　　檔案工作崗位責(zé)任制

　　一、 分管檔案工作的局領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)

　　1、 組織全局性的宣傳、貫徹、執(zhí)行《中華人民共和國(guó)檔案法》和上級(jí)關(guān)于檔案工作的各項(xiàng)方針政策的活動(dòng)。

　　2、 加強(qiáng)對(duì)局檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，將檔案工作納入局的整體發(fā)展計(jì)劃，列入局議事日程，督促分管部門按上級(jí)和局檔案部門要求做好應(yīng)做的工作。

　　3、 關(guān)心檔案工作和檔案室的建設(shè)與發(fā)展，從人力、物力、財(cái)力上給予支持，及時(shí)解決工作中的重大問題和困難，改善工作條件，使檔案工作與局各項(xiàng)工作協(xié)調(diào)發(fā)展。

　　二、 局檔案員職責(zé)

　　1、貫徹實(shí)施《檔案法》、《山東省檔案條例》等檔案工作的法律、法規(guī)，建立健全檔案管理制度。

　　2、對(duì)各有關(guān)處室形成的各種材料的收集、整理、立卷和歸檔進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。

　　3、負(fù)責(zé)收集出國(guó)考察人員應(yīng)當(dāng)歸檔的有關(guān)材料和照片，收集領(lǐng)導(dǎo)同志外出開會(huì)的發(fā)言材料和帶回的帶有密級(jí)的材料。

　　4、負(fù)責(zé)管理全局各種門類和載體的檔案，維護(hù)檔案的完整、準(zhǔn)確與安全，并為本單位各項(xiàng)工作的需要提供服務(wù)。

　　5、按時(shí)向上級(jí)主管部門報(bào)送檔案工作統(tǒng)計(jì)材料。

　　6、按規(guī)定向檔案館移交應(yīng)進(jìn)館的檔案。

　　三、 分管檔案工作的各處(室)領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)

　　1、 配備具有較好*業(yè)務(wù)素質(zhì)的專(兼)職檔案人員，并保持相對(duì)穩(wěn)定。

　　2、 將檔案工作納入本單位的議事日程(每半年研究一次檔案工作)，幫助專(兼)職檔案人員解決工作中的實(shí)際困難。

　　3、 組織本單位人員學(xué)習(xí)檔案法規(guī)，執(zhí)行局檔案工作的規(guī)章制度。

　　4、 疏通渠道，嚴(yán)格制度，督促有關(guān)人員注意平時(shí)各類文件材料的形成積累，積極配合專(兼)職檔案人員的歸檔工作 。

　　5、 協(xié)同檔案室監(jiān)督、檢查本單位文件材料預(yù)立卷、整理組卷、歸檔驗(yàn)收及檔案鑒定工作。

　　6、 負(fù)責(zé)檢查本單位專(兼)職檔案人員履行檔案崗位職責(zé)情況。

　　四、 各處、室專(兼)職檔案人員職責(zé)

　　1、 堅(jiān)持平時(shí)整理。根據(jù)本單位不同種類文件材料的形成特征，制定案卷類目，合理分類存放，便于利用和歸檔。

　　2、 負(fù)責(zé)本單位文件材料的形成、積累、保管和整理歸檔工作，保證歸檔文件材料完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。

　　3、 歸檔案卷做到組卷合理，頁號(hào)編寫準(zhǔn)確，案卷目錄清楚，案卷標(biāo)題簡(jiǎn)明扼要。

　　4、 保管好本部門應(yīng)歸檔的案卷，注意文件材料的安全和保密。

　　5、 主動(dòng)接收局檔案員的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和督促檢查，按規(guī)定時(shí)間向檔案室移交。

　　6、 積極參加業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，不斷提高檔案工作水平。

　　7、 按檔案室要求對(duì)檔案進(jìn)行分類、整理、編目，并編制檢索工具。

　　8、 按歸檔時(shí)間向檔案室提供檔案目錄和統(tǒng)計(jì)年報(bào)表。

　　文件、材料收集歸檔制度

　　一、收集歸檔范圍

　　本機(jī)關(guān)在各項(xiàng)工作中形成的具有保存價(jià)值的，或者上級(jí)和下級(jí)送來的與本機(jī)關(guān)關(guān)系很密切的文件材料(包括公文、電報(bào)簿冊(cè)、書信、會(huì)議、電話記錄、圖紙、登記表、報(bào)表、名冊(cè)、獎(jiǎng)品、照片、錄音帶、錄像帶等，下同)都屬收集歸檔范圍，應(yīng)按規(guī)定的范圍、時(shí)間和要求交本部門資料員或綜合檔案室歸檔。

　　(一)本級(jí)文件

　　1、各種代表會(huì)議、工作會(huì)議、專業(yè)會(huì)議、各級(jí)干部會(huì)議的會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要。

　　2、工作計(jì)劃、規(guī)定、方案、安排、總結(jié)、小結(jié)、匯報(bào)、簡(jiǎn)報(bào)、通報(bào)、通知。

　　3、各種綜合的或?qū)ｎ}的調(diào)查、檢查、考察等報(bào)告。

　　4、向上級(jí)請(qǐng)示，與其他單位的來往文書，對(duì)下級(jí)的指示、批復(fù)、通知。

　　5、各項(xiàng)決定、決議、規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、條例、辦法、制度、守則、要求。

　　6、各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的報(bào)告、講話、發(fā)言稿或提綱、記錄。

　　7、反映生產(chǎn)、基建、科研設(shè)備、工藝情況底圖、藍(lán)圖及文字材料。

　　8、各種報(bào)表、名冊(cè)、登記表、簿冊(cè)、數(shù)據(jù)、憑證。

　　9、反映本機(jī)關(guān)、本地區(qū)重要活動(dòng)的照片、錄音帶、錄像帶。 10、電報(bào)、重要電話記錄、機(jī)關(guān)工作日記。

　　11、年鑒、大事記、基礎(chǔ)數(shù)字匯編、基本情況綜合。

　　12、本機(jī)關(guān)制發(fā)的獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)證、獎(jiǎng)?wù)隆ⅹ?jiǎng)旗、獎(jiǎng)品。

　　13、有關(guān)房產(chǎn)、財(cái)產(chǎn)、物資、檔案、債權(quán)、捐贈(zèng)等的憑證，發(fā)放各種證明、*存根。

　　14、已故人員資料。

　　15、重要的人民來信及處理材料。

　　16、本機(jī)關(guān)編輯、出版的.書刊、資料樣板。

　　17、本機(jī)關(guān)(包括上報(bào)和下批)干部任免、呈批表、調(diào)配培訓(xùn)、專業(yè)技術(shù)職務(wù)評(píng)定、聘任、黨、團(tuán)干部名冊(cè)、年終統(tǒng)計(jì)、報(bào)表、干部的錄用、轉(zhuǎn)正、定級(jí)、調(diào)資、離休、撫恤等審批表及干部獎(jiǎng)懲等文件材料。

　　(二)上級(jí)文件材料

　　1、上級(jí)(包括各部門及派駐本機(jī)關(guān)的調(diào)查組、檢查組、工作組，下同)有關(guān)本機(jī)關(guān)、本地區(qū)工作或問題的決定、決議、指示、批復(fù)及調(diào)查、檢查、經(jīng)驗(yàn)材料。

　　2、各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)同志、國(guó)際友人、人民代表、政協(xié)委員視察本機(jī)關(guān)、本地區(qū)時(shí)的指示、講話、題詞、照片、錄音、錄像。

　　3、上級(jí)發(fā)給本機(jī)關(guān)的獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)冊(cè)、獎(jiǎng)?wù)隆ⅹ?jiǎng)旗、獎(jiǎng)品。

　　4、上級(jí)報(bào)刊刊載有關(guān)本機(jī)關(guān)、本地區(qū)情況的文章。

　　(三)同級(jí)文件材料

　　1、有關(guān)單位與本機(jī)關(guān)聯(lián)合召開會(huì)議，共同進(jìn)行工作，協(xié)作查處案件或問題共同署名的文件材料。

　　2、有關(guān)單位與本機(jī)關(guān)簽訂的合同、合約、協(xié)議。

　　3、有關(guān)單位與本機(jī)關(guān)涉及比較重要的工作或問題的來往文書。

　　4、有關(guān)單位發(fā)來的重要的、需要執(zhí)行的方針、政策性文件。 (四)下級(jí)文件材料

　　1、年季度工作總結(jié)、重要的專題工作總結(jié)。

　　2、重要的調(diào)查報(bào)告、檢查報(bào)告、典型材料，比較重要的工作經(jīng)驗(yàn)、重要的請(qǐng)示、法規(guī)性的備案文件。

　　3、重要的名冊(cè)、登記表。

　　4、大事記、基本情況匯編、基礎(chǔ)數(shù)字匯編。

　　二、歸檔份數(shù)

　　文書檔案一式兩份，其中正文和簽發(fā)稿各一份作存檔用，一份作文件匯編用。

　　三、歸檔時(shí)間和方法

　　(一)凡經(jīng)過打字室打印的文件，打印好后由打字員收集，交文書檔案員歸檔。

　　(二)凡各部門發(fā)出的文件，由各部門辦公室的有關(guān)人員收集，交由綜合檔案室歸檔。

　　(三)一項(xiàng)工作已完成時(shí)(包括一項(xiàng)已完成或一個(gè)會(huì)議已結(jié)束，一個(gè)問題已解決，一件案件已處理等)，由各部門辦公室的有關(guān)人員，將進(jìn)行該項(xiàng)工作形成的全部文件材料，系統(tǒng)整理后送交綜合檔案室歸檔。

　　(四)外出開會(huì)、考察、學(xué)習(xí)、參觀形成或帶回應(yīng)歸檔的文件材料，在該項(xiàng)活動(dòng)結(jié)束時(shí)交由文書檔案員歸檔。

　　(五)年度工作總結(jié)、各種年報(bào)、黨員、干部名冊(cè)，應(yīng)于翌年一月底前交文書檔案歸檔。

　　(六)每年的二月底前進(jìn)行一次全面、徹底的歸檔，各部門要把上一年應(yīng)歸檔而未歸檔的全部文件材料移交綜合檔案室歸檔。 四、歸檔要求

　　(一)應(yīng)歸檔的文件、材料應(yīng)由各辦線資料員收集全齊。

　　(二)正文與底稿(簽發(fā)稿)主件或附件、請(qǐng)示與批復(fù)、來文與復(fù)文一起歸檔。

　　(三)歸檔文件材料注意：檢查應(yīng)蓋公章是否蓋了，文件沒有標(biāo)題應(yīng)加上標(biāo)題，內(nèi)容、摘要、文件沒有標(biāo)明日期的要標(biāo)上日期。

　　(四)歸檔的文件材料應(yīng)是原稿原件，不得用復(fù)制件。

　　(五)歸檔的照片、錄音帶、錄像帶要一一寫上文字說明。

　　(六)凡是歸檔的文件材料必須經(jīng)過初步整理，把同一具體問題的文件材料集中在一起，按文件的先后形成排列好。