財(cái)政局檔案管理制度范本
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財(cái)政局檔案管理制度范本
第一章 總 則
第一條 為加強(qiáng)財(cái)政局文書電子檔案管理工作規(guī)范化,維護(hù)檔案的完整與安全,更好地為財(cái)政工作服務(wù),根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《xx省檔案管理條例》以及有關(guān)法律、法規(guī)的規(guī)定，結(jié)合我局財(cái)政工作特點(diǎn)，特制定本辦法。
第二條 本局的電子檔案指本機(jī)關(guān)在工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像、軟盤、其他實(shí)物等不同形式的歷史檔案,均應(yīng)由本局檔案室集中統(tǒng)一管理,任何承辦部門或個(gè)人均不得分散保存檔案。
第三條 本局設(shè)立檔案室和檔案員,檔案室直接歸口局辦公室管理,業(yè)務(wù)上受縣檔案局的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。
第四條 各局、股室實(shí)行主要負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)制，確定一名兼職檔案員，履行本部門的檔案收集、整理、立卷、歸檔的職責(zé)。
第五條 局機(jī)關(guān)檔案工作的基本任務(wù):
1、統(tǒng)一管理本局全部檔案,負(fù)責(zé)檔案的接收整理、簽訂、保管統(tǒng)計(jì)等工作。
2、辦理檔案的借閱，積極提供檔案的利用工作。
3、做好對(duì)已超過保管期限檔案的簽訂、銷毀工作和向檔案館移交檔案工作;
4、指導(dǎo)和督促各局、股室搞好文件材料立卷歸檔工作。
5、嚴(yán)格執(zhí)行黨和國家的保密制度，維護(hù)檔案的完整與安全。
第二章 歸檔與不歸檔文件的范圍
第六條 應(yīng)該歸檔的文件包括:
1、上級(jí)財(cái)政部門頒發(fā)的有關(guān)財(cái)政工作的編號(hào)的正式文件及重要函件;
2、省、市、縣級(jí)黨委、政府發(fā)布的需本局貫徹執(zhí)行的文件。
3、上級(jí)財(cái)政部門召開的'與本局工作有關(guān)的重要會(huì)議及領(lǐng)導(dǎo)重要講話、批示等文件材料。
4、本局發(fā)出的各種編號(hào)的正式文件及重要的不編號(hào)的函件以及本局工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、各種統(tǒng)計(jì)年報(bào)、資料、刊物等。
5、本局關(guān)于機(jī)構(gòu)設(shè)置、成立以及人員調(diào)整的規(guī)定和啟用印章的文件材料;
6、在本局召開的財(cái)政工作會(huì)議上,上級(jí)、本局領(lǐng)導(dǎo)的講話、報(bào)告及會(huì)議其他正式文件資料;
7、本局召開的黨組、局務(wù)會(huì)議、局長辦公會(huì)議紀(jì)要及大事記;
8、本局關(guān)于人員編制、干部任免、調(diào)配、獎(jiǎng)懲、職務(wù)聘任、勞資、離退休、干部名冊(cè)、干部統(tǒng)計(jì)年報(bào)等文件;
9、本局財(cái)產(chǎn)、物資、設(shè)備、建房、基建圖紙等文件;
10、本局文書檔案、保密、保衛(wèi)工作中形成的文件及各項(xiàng)制度,會(huì)議檔案等資料;
11、本局在開展工作中形成的重要聲像照片、實(shí)物等資料;
12、本局及有關(guān)股室向縣委、縣政府以及上級(jí)財(cái)政部門匯報(bào)工作的材料;其他具有歷史查考和作利用價(jià)值的文件材料。
第七條 無需歸檔的文件資料包括:
1、上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的與本局工作關(guān)系不大的普發(fā)性文件,越級(jí)和非隸屬機(jī)關(guān)抄送的一般的不需本局辦理的文件;
2、本局重份文件,無查考利用價(jià)值的純事務(wù)性文件,臨時(shí)性文件;
3、本局內(nèi)部之間相互抄送的文件;參加非主管部門召開的一般性會(huì)議帶回的不需要長期查考的文件。
第八條 凡屬不歸檔的文件材料,各局、股室根據(jù)文件的重要程度,自行保管或定期銷毀。
第三章 文件的立卷和歸檔
第九條 各局、股室兼職檔案員承辦工作形成的各種文件,在辦理完畢后應(yīng)及時(shí)全部整理、立卷、交檔案室歸檔，移交時(shí)交接雙方根據(jù)移交目錄進(jìn)行清理、簽字。移交檢查發(fā)現(xiàn)不完整時(shí)，檔案管理員可拒絕接收。
第十條 立卷人員應(yīng)在每年年度開始前,根據(jù)本部門的工作任務(wù),擬定案卷類目,設(shè)置平時(shí)立卷夾,對(duì)應(yīng)歸檔的文件,按內(nèi)目條款進(jìn)行收集立卷。立卷的文件要在收發(fā)簿上注銷,以便檢查文件歸檔情況。
第十一條 文書立卷應(yīng)依照文件的自然形成規(guī)律,保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系,區(qū)別不同價(jià)值,使組成的案卷能真實(shí)反映各項(xiàng)工作的歷史面貌,便于保管和利用。
第十二條 電子聲像歸檔時(shí)，應(yīng)用文字標(biāo)出電子聲像形成的時(shí)間、地點(diǎn)、中心內(nèi)容和責(zé)任者。
第十三條 歸檔時(shí)間：文書檔案在第二年的六月底前立好卷并歸檔;會(huì)計(jì)檔案由有關(guān)股室保存一年后，向檔案室移交歸檔;其它檔案和基建檔案應(yīng)在單項(xiàng)工作和基建決算后即歸檔。本局干部參加學(xué)習(xí)、會(huì)議帶回的文字材料屬歸檔范圍的，應(yīng)及時(shí)交局辦公室統(tǒng)一歸檔。
第十四條 檔案的保管期限根據(jù)其價(jià)值的不同分為短期或永久兩類。短期指保管期限15年。從第16年起可銷毀。
應(yīng)永久性保管的檔案包括:
1、上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的屬于本局主管業(yè)務(wù)并要執(zhí)行的決議、決定、批示、命令條例、規(guī)定等;
2、本局黨組會(huì)議和行政領(lǐng)導(dǎo)會(huì)議的文件材料;
3、本局召開的工作會(huì)議、專業(yè)會(huì)議的會(huì)議通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、紀(jì)要、重要的簡報(bào)等;
4、本局機(jī)關(guān)的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù);下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示與本局機(jī)關(guān)的批復(fù);
5、本局機(jī)關(guān)編制的財(cái)政預(yù)算計(jì)劃、決算資料;
6、本局機(jī)關(guān)干部任免的文件材料;
7、本局機(jī)關(guān)所屬土地、建筑物圖紙資料。
除上述以外的其它文件資料保管期為15年。
第四章 檔案的管理和利用
第十五條 檔案室接收的檔案要及時(shí)進(jìn)行檢查、分類、編號(hào)、入庫保管，并編制檢索工具，儲(chǔ)存至電腦，做到妥善保管，存放有序，查找方便。
第十六條 為確保檔案的安全,檔案室應(yīng)設(shè)置必要的防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防蟲、防鼠、防塵等設(shè)施和采取一定的措施。
第十七條 檔案室應(yīng)對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用、銷毀等情況進(jìn)行詳細(xì)統(tǒng)計(jì)。
第十八條 檔案借閱應(yīng)嚴(yán)格按審批權(quán)限和手續(xù)進(jìn)行:
1、凡確屬工作需要,經(jīng)履行審批和登記手續(xù)后,可以借閱檔案,借閱后應(yīng)本著誰借閱誰歸還的原則及時(shí)歸還，文件借閱時(shí)間一般不超過三天，過期應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù);借還時(shí)要詳細(xì)登記簽字。
2、借閱密級(jí)檔案文件時(shí),必須經(jīng)局長、分管局長、辦公室主任批準(zhǔn)后方能查閱,而且應(yīng)在指定日期內(nèi)歸還;
3、外單位因確需要借閱檔案時(shí),須持單位介紹信,經(jīng)局長、分管局長、辦公室主任批準(zhǔn)后,方可借閱。
4、本局檔案原則上不得帶出檔案查閱室、外借和復(fù)制。若遇特殊情況需經(jīng)局長、分管局長、辦公室主任批準(zhǔn)后，派專人跟蹤監(jiān)督，方可借出和復(fù)制，并及時(shí)歸還。
5、借閱檔案者應(yīng)愛護(hù)檔案資料,不得損壞,遺失泄密、涂改、拆散和轉(zhuǎn)借,如出現(xiàn)上述問題,將依照《中華人民共和國檔案法》的有關(guān)規(guī)定,對(duì)當(dāng)事人酌情給予行政處分,賠償和罰款處理。
第五章 檔案的保密和保衛(wèi)
第十九條 檔案室工作人員嚴(yán)格遵守《保密法》、《檔案法》，對(duì)機(jī)關(guān)文件材料做到“四不四及時(shí)”，即不積壓、不錯(cuò)漏、不遺失、不泄密，要及時(shí)登記、及時(shí)傳閱、及時(shí)催(承)辦、及時(shí)歸檔。
第二十條 檔案室工作人員不許帶檔案文件到公共場(chǎng)所或探親訪友，不在家屬、親友、熟人面前談涉及國家機(jī)關(guān)的秘密問題，不在私人通信、電話中涉及秘密。
第二十一條 檔案室的鑰匙由專人妥善保管，不得擅自移交他人，每天上下班時(shí)應(yīng)對(duì)檔案庫房閱檔室的門窗、箱柜、電器設(shè)備進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)損毀、丟失、泄密等問題要及時(shí)報(bào)告處理，采取補(bǔ)救措施。
第二十二條 非檔案工作人員未經(jīng)許可，不得進(jìn)入檔案室隨意翻閱，不準(zhǔn)在檔案室周圍存放易燃易爆危險(xiǎn)品。
第六章 檔案的銷毀和移交
第二十三條 除永久性保管的檔案外,短期保管檔案到保管期后,需要銷毀時(shí),應(yīng)寫出銷毀檔案報(bào)告,說明擬銷毀檔案的理由,經(jīng)檔案負(fù)責(zé)人和局辦公室主任審核后,報(bào)分管局長、局長批準(zhǔn)后方可銷毀。
第二十四條 銷毀檔案,應(yīng)編寫出《銷毀檔案目錄》或在原《案卷目錄》上予以注銷,銷毀時(shí)應(yīng)指定兩人負(fù)責(zé)監(jiān)銷,防止檔案遺失和泄密,監(jiān)銷人員在銷毀清冊(cè)上簽字。
第二十五條 應(yīng)移交縣檔案館的檔案,移交時(shí)要將案卷目錄,卷內(nèi)文件目錄,全宗介紹和有關(guān)檢索工具一并移交。
第二十六條 檔案工作人員調(diào)動(dòng)時(shí),應(yīng)做好離職前的交接手續(xù)。
第二十七條 本辦法未盡事宜,由辦公室修訂。本辦法由辦公室負(fù)責(zé)解釋。
第二十八條 本辦法自發(fā)布之日起施行。
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