[摘要]企業在追逐效益的時候,不可忽視經濟領域的舞弊及管理上的漏洞正在侵蝕企業的利潤。在固定資產投資的各個環節都可能出現舞弊行為,因此建設一個充滿活力又有約束機制的、覆蓋固定資產投資一切領域的內部控制仍任重道遠。
一個有希望的企業,它的內控是嚴密的。因為市場競爭越激烈,企業的內部管理應越嚴密,這是不爭的事實。我們常說的管理混亂,準確地說是管理秩序的失控,是內控的失敗。內控失敗帶給企業的危害是內傷型的,是以犧牲企業的利潤和隊伍的凝聚力為代價的。
在固定資產投資的全過程中,業主將其視為競爭力的儲備,從決策開始瞄準的就是國內外的市場空間及企業份額,期盼著盡快實現項目三大目標,盡早加入國際競爭的主流……然而,企業在追逐效益的時候,切莫忽視經濟領域的舞弊及管理的漏洞正在侵蝕著企業的利潤,它表現在:①決策環節的無效投資;②資金使用環節的侵吞、轉移和挪用;③設計環節的差錯失查;④招標環節的幕后交易、違規操作;⑤合同環節上無原則讓利;⑥采購環節的“舍近求遠、舍廉求貴、舍優求次”;⑦施工環節的偷梁換柱、粗制濫造;⑧工程審量審價環節的內外勾結……這些問題使得企業資產在不健全的各類制度下不顯山、不露水的悄然流失……
因此,建設一個充滿活力又有約束機制的、覆蓋固定資產投資一切領域的內控體系仍任重道遠。
一、內控——企業壯大的“內功”
今天,以信息技術、網絡技術為代表的高新技術正全速將企業帶入一個新經濟時代,許多企業已開始實施國際化戰略,對業務流程實行再造和整合,以提高國際競爭力。而這些企業在整合中,無一不是以強有力的內控管理為基礎,它強調以首尾相接的、完整連貫的整合性業務流程,來取代過去被職能不清的、管理部門割裂的、不易看見也難于管理的破碎性流程,它的每一條信息都是受控的、可追溯的,我們認為這就是內控。
內控是要靠組織的決策層、管理層和其他員工去實現的“經營的效果性和效率性、財務報告的可信性、對法規和制度的遵循性”過程。它是企業經營管理的重要組成部分,是有效地執行組織策略,實現高效率、專業化、規范化、科學化與自動化管理的基本條件。
二、企業的“經濟良醫”——內控制度審計
國際審計大師勞倫斯說:內部審計是內部咨詢師,是家中的賓客(是經濟良醫)而不是街上的警察。不僅要尋找那些或大或小的錯誤,而且要為改善業務提供指南,不是處分眾人的事后諸葛亮,而是鞭策人民勵精圖治的咨詢師,它不僅關心事情是否做得恰當,而且關心該做的事情是否做了。
隨著現代企業制度的建立,伴隨著分權化,出現了部門責任制、經營責任制,各級管理部門享有了更多的自主權。企業最高管理當局對其掌握的資源財產的使用情況,以及他們制定的方針政策,下達的命令、指示的貫徹執行程度必然要表示出越來越大的關心及疑慮。內部審計人員于是被授權代表企業最高管理當局去監督檢查,從事最高管理當局想做而未做的工作。
內部審計比國家審計、社會審計范圍更大、內容更豐富、形式更多樣,對外保護企業合法權益不受傷害,對內抑制違法行為,保護企業健康發展。現代的內部審計不僅能查錯防弊,而且能為自己的企業提供“增值服務”,國際國內也越來越重視內部審計工作。
在內控制度審計中,內審人員遇到問題找方法,使富有建設性的建議和措施盡快被采納,協助管理當局有效履行職責,做好部門的“經濟良醫”,促進單位內部管理,當好領導參謀,這是內部審計追求的目標。同時,在內控制度審計中,評價制度的缺陷直接涉及權利的分配,這將動搖原有的利益格局,因而,其阻力和風險比其他專項審計要大的多。內審人員更應提倡敬業精神,具備隨時為國家和企業的利益而在所不辭的犧牲精神,深入一線,使每一條審計線索的突破化為一條切斷流向不明渠道的財路;每一項審計建議的實施成為一筆實實在在的管理創效源泉。使審計的預警效應帶動所有相關部門各自敲響警鐘、承擔責任、聯手管理,使審計成果直接轉化為先進的'管理方法和效益。這正是管理得人心、監管出效益的人心所向。
三、循環——內控審計的“尚方寶劍”
常規的內部控制方法有目標控制法、組織控制法、授權控制法、程序控制法、措施控制法和檢查控制法等。隨著現代管理技術的發展,傳統的控制方法已不能滿足企業管理流程再造的需要,審計方法的改進已時不我待,“循環法”正是在這種條件下進入我們視野的。現代企業業務整合的成果,使得職能型的結構向扁平化轉化,每一道流程在信息化建設中向“零距離”拉近。循環審計以首尾相接、完整連貫的業務流程為對象,摒棄了傳統方法中忽視接口部位管理的弊端,如我們在實際工作中總結的縱向到底的源頭審計法、橫向到邊的終點審計法、采購與付款的內循環法及跨越部門、專業的外循環法等均是這一思路的運用。
在內控制度審計的專用技術上,傳統的方法有文字描述法、調查表法、流程圖法,而按“循環法”的理念,則有了圖文并茂的“傻瓜圖”制度描述法。
以下是我們對某一銷售建材的小企業的內控制度評審所采用的“循環法”和“傻瓜圖法”。
例:某小企業生產渣料,內審人員在審計時,首先召集所有與渣料經營有關的營銷、物供、生產、倉庫、財務等部門的管理人員,請他們描述渣料的來源地、計量、入庫及渣料生產、營銷全過程。審計人員決定從供應環節到本企業生產環節、銷售環節及收款環節進行“循環”,在大循環中進行穿行試驗,很快發現它在計量上的問題及資金體外循環的問題,我們創立的“傻瓜圖”產生了效應,促使該單位管理層立即采取措施建章建制,阻塞了漏洞,請看后圖對制度的描述。
四、管理中最可怕的事實是規章制度既不廢止,也不執行
世界上沒有庸人、懶人,只有創造庸人和懶人的環境。如果你走進施工工地,當有很多人在偷懶時,你不要責怪他們,問題在你為什么不控制?
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