中油四川石化項(xiàng)目業(yè)主PIP信息管理平臺(tái)的應(yīng)用研究論文
隨著項(xiàng)目管理的發(fā)展需要，群組項(xiàng)目的管控能力及其管理實(shí)效得到了增強(qiáng)，國際、國內(nèi)知名工程公司均采用項(xiàng)目集成信息管理系統(tǒng)或相似管理系統(tǒng)實(shí)施管理，以規(guī)范和提升項(xiàng)目管理，更好地服務(wù)項(xiàng)目管理，增強(qiáng)項(xiàng)目管理實(shí)效。
1 項(xiàng)目管理系統(tǒng)簡介
業(yè)主采用的項(xiàng)目管理系統(tǒng)，初衷和主要目的是方便項(xiàng)目管理、規(guī)范日常管理，積累大型項(xiàng)目集群的管理經(jīng)驗(yàn)，并主要從EPC、PC及其組合項(xiàng)目管理的角度出發(fā)，結(jié)合本煉化工程項(xiàng)目采用的管理模式和合同模式(扁平快、PC、EPC及專業(yè)分包管理并存的綜合模式)，組織開發(fā)并使用于本大型煉化工程的項(xiàng)目管理系統(tǒng)，其中主要包括設(shè)計(jì)管理、采購管理、施工管理、進(jìn)度計(jì)劃控制、費(fèi)用控制、質(zhì)量管理、安全管理、文檔管理、合同管理、信息管理等，并對使用過程中的管理程序、要求和操作說明等進(jìn)行了管理培訓(xùn)，與此同時(shí)對各參建單位留設(shè)了終端服務(wù)，便于網(wǎng)上辦公、統(tǒng)一信息、資源共享，確保過程管理執(zhí)行一致、規(guī)范、符合，更快捷、更有效地服務(wù)日常工程管理及辦公需要，為工程管理順利、有效進(jìn)行提供軟件支持和管理保證。
該項(xiàng)目管理系統(tǒng)架構(gòu)、功能及其操作手冊等詳見該項(xiàng)目管理系統(tǒng)的操作手冊，系統(tǒng)流程控制和規(guī)劃見項(xiàng)目管理系統(tǒng)操作手冊，并舉例說明該系統(tǒng)QHSE、文檔管理功能模塊相關(guān)情況。
2 項(xiàng)目管理系統(tǒng)使用
在項(xiàng)目啟動(dòng)后，該項(xiàng)目管理系統(tǒng)將有效運(yùn)行，并隨著工程項(xiàng)目的進(jìn)展，各個(gè)功能模塊將發(fā)揮各自的作用，其中進(jìn)入該項(xiàng)目管理系統(tǒng)的操作流程具體按系統(tǒng)中的如下界面操作：2-1項(xiàng)目管理系統(tǒng)的登入界面，2-2項(xiàng)目管理系統(tǒng)個(gè)人工作中心界面，2-3項(xiàng)目管理系統(tǒng)進(jìn)度控制界面，2-4項(xiàng)目管理系統(tǒng)工程合同管理界面，2-5項(xiàng)目管理系統(tǒng)采購管理界面，2-6項(xiàng)目管理系統(tǒng)質(zhì)量安全管理界面，2-7項(xiàng)目管理系統(tǒng)資源界面，2-8項(xiàng)目管理系統(tǒng)文檔管理界面，2-9項(xiàng)目管理系統(tǒng)項(xiàng)目與組織界面，2-10項(xiàng)目管理系統(tǒng)流程管理界面，2-11項(xiàng)目管理系統(tǒng)制度與標(biāo)準(zhǔn)界面，2-12項(xiàng)目管理系統(tǒng)事務(wù)管理界面，2-13項(xiàng)目管理系統(tǒng)信息發(fā)布界面。
3 項(xiàng)目管理系統(tǒng)功效
3.1 提高管理工作效率
(1)清晰的計(jì)劃、合同、采購等管理;(2)信息及時(shí)和準(zhǔn)確;(3)管理透明和規(guī)范;(4)溝通更為方便;(5)資源共享、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì);(6)管理把控，戰(zhàn)略調(diào)整，全局把握。
3.2 積累大量的數(shù)據(jù)
(1)完整大型煉化項(xiàng)目的WBS字典;(2)設(shè)備和材料字典及價(jià)格庫;(3)資源及工時(shí)、臺(tái)班消耗數(shù)據(jù);(4)投資及費(fèi)用數(shù)據(jù);(5)質(zhì)量和HSE類數(shù)據(jù);(6)技術(shù)文件和圖紙。
3.3 培養(yǎng)了一批高素質(zhì)管理人員
經(jīng)過大型煉化工程的歷練，各參建單位培養(yǎng)了一大批工程管理人員，為后續(xù)工程建設(shè)提供了有力的人力支持和保證，并為工程規(guī)范管理和高效、有序進(jìn)行提供很好的借鑒和有力的支持，尤其是在流程優(yōu)化、無紙化辦公、文檔管理、過程跟蹤、監(jiān)控、統(tǒng)計(jì)監(jiān)測等表現(xiàn)出獨(dú)特、全面、及時(shí)、準(zhǔn)確等功效，提高了工程管理水平和實(shí)效。
4 項(xiàng)目管理系統(tǒng)應(yīng)用思考
該項(xiàng)目管理系統(tǒng)在使用工程中為該大型煉化工程管理實(shí)施發(fā)揮了很大的作用，得到了各參建方的積極使用和友好肯定，并在通知或消息發(fā)布、資料收集中表現(xiàn)出很好的效果。經(jīng)在過程中的使用，尋求參建多方建議，考慮以下方面更有優(yōu)化的空間：
第一，流程審批“無紙化”辦公，同時(shí)需要提供相應(yīng)的紙質(zhì)版報(bào)批資料，并嚴(yán)格執(zhí)行工程項(xiàng)目管理文件及標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，走流程，填報(bào)相關(guān)資料，即既要走網(wǎng)上系統(tǒng)審批，又要上報(bào)紙質(zhì)資料，不僅未提供有效辦公，反而增加工作量，這在以后的項(xiàng)目管理或項(xiàng)目管理系統(tǒng)使用時(shí)需要考慮和進(jìn)行優(yōu)化。
第二，項(xiàng)目管理系統(tǒng)中信息發(fā)布中心的信息、通知、規(guī)定或其他管理文件，無簽字蓋章僅為電子版，就上傳項(xiàng)目管理系統(tǒng)信息發(fā)布中心發(fā)布，同時(shí)信息發(fā)布系統(tǒng)審查、把關(guān)管理不到位且無相應(yīng)的管理規(guī)定做依據(jù)要求進(jìn)行規(guī)范管理，所發(fā)布出來的規(guī)定、通知等實(shí)效性差，各參建單位有所考慮執(zhí)行力不強(qiáng)，此方面需要在以后的項(xiàng)目管理中關(guān)注和改善。
第三，項(xiàng)目管理系統(tǒng)主要使用功能在信息發(fā)布、資料收集、流程審批上體現(xiàn)較有效率，在數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、匯總及圖表生成等方面的功能作用實(shí)效性較差。
第四，對于在項(xiàng)目管理系統(tǒng)中出現(xiàn)所發(fā)布的信息、資料或規(guī)定及上傳的資料等出現(xiàn)問題或無法下載使用，沒有很好的反饋途徑，致使信息或通知內(nèi)容無法知道，很難執(zhí)行，影響項(xiàng)目管理的執(zhí)行力和管理實(shí)效。
第五，項(xiàng)目管理系統(tǒng)的端口留設(shè)、對接及使用申請、網(wǎng)上辦公的網(wǎng)速對項(xiàng)目管理系統(tǒng)的運(yùn)行及有效使用均會(huì)產(chǎn)生一定的影響，在項(xiàng)目管理系統(tǒng)被采用之前這些因素均需考慮，將導(dǎo)致項(xiàng)目管理系統(tǒng)整體功能的實(shí)現(xiàn)，影響項(xiàng)目管理及其系統(tǒng)的運(yùn)行。
第六，需要考慮將各參建單位的體系(軟件)融為一體，同平臺(tái)辦公，多功能實(shí)現(xiàn)，服務(wù)于項(xiàng)目全過程管理。
第七，需要考慮為確保項(xiàng)目管理系統(tǒng)正常、數(shù)據(jù)齊全，并定期做好備份，防止系統(tǒng)崩潰影響日常管理的進(jìn)行和造成的不良影響及無法挽回的損失等事故的發(fā)生。
第八，文檔資料管理系統(tǒng)需要完善，建議增添相應(yīng)的項(xiàng)目管理記錄模板，并隨著項(xiàng)目管理系統(tǒng)的應(yīng)用而同時(shí)產(chǎn)生，通過日常管理的積累，形成齊全、合格的工程管理記錄。
通過對以上情況的思考，我們在做大型煉化工程或項(xiàng)目時(shí)，在項(xiàng)目啟動(dòng)之前對于是否采用項(xiàng)目管理系統(tǒng)、如何正確使用項(xiàng)目管理系統(tǒng)及如何使項(xiàng)目管理發(fā)揮更大的'作用做好思考和應(yīng)對，同時(shí)對系統(tǒng)運(yùn)行中可能出現(xiàn)的問題要進(jìn)行預(yù)測，并配有相應(yīng)的系統(tǒng)應(yīng)急措施。尤其是在初次使用的項(xiàng)目中或大型煉化工程，前期的調(diào)研、模擬及考察等都很重要，并要求此方面的信息、資料有豐富詳實(shí)，案例要典型全面。將類似系統(tǒng)在其他項(xiàng)目管理使用的情況或經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行優(yōu)化、改進(jìn)后形成成熟、完善的項(xiàng)目管理系統(tǒng)服務(wù)于項(xiàng)目管理，對于不可確定性或未知因素等需要有相應(yīng)的應(yīng)急措施或反映途徑。做好系統(tǒng)推行前的會(huì)議、培訓(xùn)和過程監(jiān)控管理及項(xiàng)目結(jié)束后項(xiàng)目管理系統(tǒng)的使用總結(jié)，結(jié)合出現(xiàn)的問題和項(xiàng)目管理過程中需求，對該項(xiàng)目管理系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化、改進(jìn)反饋，并做好后續(xù)的項(xiàng)目管理系統(tǒng)升級及其推行使用。
5 項(xiàng)目管理系統(tǒng)使用中的注意的事項(xiàng)
通過該項(xiàng)目管理系統(tǒng)在大型煉化工程管理中的使用，建議系統(tǒng)推行方做好項(xiàng)目管理系統(tǒng)的使用培訓(xùn)(啟動(dòng)、過程、結(jié)束)，確保各參建使用方均能正確、靈活、高效使用。建立項(xiàng)目管理系統(tǒng)使用反饋系統(tǒng)，關(guān)注項(xiàng)目管理系統(tǒng)使用中出現(xiàn)的問題和項(xiàng)目管理過程中的需求，并構(gòu)建相應(yīng)的反饋渠道，做好資料、信息收集管理和項(xiàng)目管理系統(tǒng)的監(jiān)控，確保各參建方全員、全過程正確使用、高效實(shí)現(xiàn)，同時(shí)覆蓋項(xiàng)目管理的各要素、全過程，更好地服務(wù)工程管理，工程文檔資料等管理需要考慮，建立大型工程項(xiàng)目管理(設(shè)計(jì)、采購、施工、試車等項(xiàng)目全生命周期內(nèi)所包括的過程或活動(dòng))文檔模板，在項(xiàng)目管理系統(tǒng)中能符合實(shí)現(xiàn)，并經(jīng)過積累形成日常工作包，最終形成工程包，最后打包交工，以提高中間交接、工程交接、竣工驗(yàn)收等質(zhì)量，為工程順利合格驗(yàn)收提供有力支持。同時(shí)要做好工程交工資料和管理文件等的收集、統(tǒng)計(jì)、匯編等管理和監(jiān)控。
6 結(jié)語
經(jīng)該項(xiàng)目管理系統(tǒng)在大型煉化工程管理中的使用，建立了參建多方協(xié)同辦公的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，為工程管理、日常辦公提供了快速、有效的途徑，規(guī)范了項(xiàng)目管理，提升了項(xiàng)目管理水平，統(tǒng)一各方意見、明確各方意圖、針對工程參建各方的共同目標(biāo)，更好地服務(wù)于日常工作和項(xiàng)目管理，為工程的有序進(jìn)行和順利生產(chǎn)提供有力的工具(軟件)、管理支持和保證，并在其中發(fā)揮了不可磨滅的作用。同時(shí)在某些方面也存在一定的不足，具體詳見本文相關(guān)文字，并對該系統(tǒng)在使用過程中出現(xiàn)的問題進(jìn)行了一一匯總、分析、記錄、總結(jié)，積累了經(jīng)驗(yàn)，為后續(xù)類似的大型項(xiàng)目管理在采用項(xiàng)目管理系統(tǒng)的決策或使用過程中提供借鑒或幫助，使項(xiàng)目管理系統(tǒng)真正發(fā)揮更好、更大、更有效的作用，確保參建各方正確、靈活、有效使用，做好大型煉化工程項(xiàng)目管理的協(xié)同、共享、集中、高效優(yōu)勢，更好地服務(wù)于項(xiàng)目。
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