城市建設工程檔案收集難點及策略研究論文
摘要：為了更好的進行市政工程檔案收集工作，首先要認識到城市建設工程檔案的重要性。城市建設工程涉及的單位和人員較多，對檔案存管重視不夠，收集過程中都都在諸多困難。本文對城市建設工程檔案收集工作現狀進行了具體分析，提出市政工程檔案收集與管理工作存在的問題，以及相應的應對策略。
關鍵詞：市政工程檔案；收集工作；城市建設
城市建設是百年大計，各地政府都非常重視，各地工程一個接一個上馬。同時，城市建設工程竣工檔案的收集、歸檔問題也日趨突出。城建工程檔案的收集是基礎，是反映城建工程建設過程的第一手資料；城市建設工程涉及的單位和人員較多，由于他們對檔案管理的法律法規認識不足，普遍不重視檔案的收集與整理，出現了一些偏差。因此，加強檔案的產法和宣傳，強化建設及施工單位和人員的檔案法律意識，重視城建工程檔案的收集和歸檔，為我國城市發展和經濟建設打下堅實的基礎。
一、檔案收集的難點
1.1、相關法規不健全長期以來，我國出臺了20多部有關城市建設管理的法律及規章，涉及到城市重點建設、河道管理、城市綠化、拆遷、古跡保護等領域，但真正涉及到市政工程檔案管理的不多。目前只有建設部頒布《城市建設檔案管理規定》、《城市地下管線工程檔案管理辦法》等少數法規具有明確的針對性，但僅這此法規也還有很大缺陷，存在很多問題。由于沒有相關法規作保障，因此在工程檔案預驗收通過后，城建檔案館再沒有能力去約束設計、施工和建設單位，要想將與工程相關的檔案收集起來非常困難。無論是國家頒布的《檔案法》還是地方相關法規都不能克保市政公用工程檔案完整、準確及時地進館。
1.2、未能有效地保障歸檔率。不同類型的工程檔案的預驗收與歸檔，存在一些差別，國有企業稍好一點，有些民辦企業或者聯辦的工程就差一些，資料難以收齊和歸檔。工程竣工驗收或備案后，由建設單位將工程準備階段文件、地勘材料、監理說明報告、施工圖紙及竣工圖等全套資料向檔案館移交。而有些市政工程主是地方政府主導的工程或者部門的自建工程，基本不需要辦理房地產確權，也就不愿意移交相關檔案，且對檔案管理部門的要求置之不理了。
1.3、建設單位歸檔意識不強原建設部2001年修改頒布發的《城市建設檔案管理規定》中明確規定：由建設單位收集、建設工程項目各環節的文件資料，等全項目檔案，在建設工程全部竣工驗收后，及時向城建檔案館報送。但是，部分工程的建設單位所關注的是工程形象、進度和質量，對檔案不太關注，重視程度不夠，在建設過程中至驗收后，未能按照要求形成檔案并歸檔，多數將由施工單位代為負責，因此出現與檔案管理部門不和諧的情況。
二、完善城市建設檔案收集工作的策略
2.1強化檔案法規監督,堅持依法治檔首先要出臺一批政策法規，從法律上保證城市建設工程檔案的收集與管理，要加大檔案法律法規的宣傳，要在全社會形成尊法、守法的風氣,尤其是取消竣工檔案保證金后,應該盡快出臺相應的法規,要配備專門的機構和執法人員對檔案進行監管和控制,對移交竣工檔案不合格或不及時的單位及其法人代表,要有經濟處罰的`措施出臺，對惡意不交檔案的要提交司法處理;工程竣工驗收與竣工檔案交驗合并處置,可以采取建設單位不交竣工檔案,規劃部門不予辦理其新建工程的辦法;在工程竣工驗收方面,工程質檢單位和城建檔案館進行聯合行政執法，確保檔案完整才算峻工完畢。任何一項市政工程竣工以后,竣工檔案沒有移交的者的,分清施工單位和建設單位的責任，分別處理，是施工方責任的，建設行政主管部門將視情節對施工單位采取“不分配新施工任務,取消參加市政工程投標資格”的處置;體現執法監督在城建檔案工作中的重要地位。形成良好的檔案管理法律意識,讓法律理念貫穿工程建設的每一環節,努力改變城市建設工程項目檔案被動移交為主動移交，扭轉這一態勢。
2.2抓住主要矛盾，從基層做起市政工程建設檔案收集工作做的好壞，又直接影響著城市檔案管理的質量和數量，也關系到城市建設和經濟建設。但現狀卻是：中標施工單位長期以來不重視檔案工作，管理機構及人員不健全，技術人員配備不全，總認為是可有可無，造成檔案丟失，資料不全等諸多問題。，缺乏檔案管理的專門設備。目前，市政工程項目檔案工作面臨的無人重視，無人管理的局面，市政工程建設從立項到施工的作業線上，各種分散的文件材料、資料、圖片流失在各有關科室、臨時聘請工程建設技術人員手中。沒有形成一整套完整的保管體系，只有在驗收時才臨時整理。一旦工程完工，人員散失，檔案資料也隨之流失。而有些工程技術人員將各種文件材料視為自己辛勤工作勞動的成果或者私人財產，在工程的結束后全部自行帶走。市政工程建設要形成完整檔案體系，其包括前期規劃、設計、勘察等資料，它有助于我們有重點地開展文件資料料的收集和歸檔；制訂和總結出行之有效的本專業收集措施和方法，使收集工作順利進行并卓有成效。
2.3將材料“轉化”為檔案，健全歸檔制度市政工程檔案是由文件材料轉化而來的，這是事物發展的必然性的決定的。因此，文件材料的狀況直接影響著檔案的質量。市政工程人議題、立項就會產生很多文件和材料，這就要求檔案人員細心去做，注意每一個環節，比如會議記錄，每一個人的發言都不可遺漏。對每個建設施工單位科室所形成文件材料，分別指派專人負責，并逐項地劃定歸檔范圍和保管年限，使立卷人了解需要收集和整理的文件材料的內容，避免重復和遺漏。尤其是從事市政工程建設檔案工作的人員，應掌握國家《檔案法》和地方有關部門有關檔案的法規政策，增強法制觀念，了解基本內容，具備市政檔案專業知識，掌握檔案管理特別是現代計算機數字技術，要有設計和管理的能力，具備市政工程建設技術基本知識和規范。
2.4以工程檔案預驗收為手段，采取強硬手段收集整合工程檔案預驗收與歸檔環節，檔案人員必須實質性參與驗收之中，不可充當看客。以預驗收為手段，將市政工程檔案預驗收和檔案歸檔整合為一個程序環節，將全套工程檔案的收集齊全完整作為工程檔案預驗收的必要條件。嚴格執行“二次歸檔”的辦理程序，首行進行建設工程檔案的預驗收，將工程立項準備階段文件、地勘文件、監理說明報告及施工竣工圖紙直接歸檔，施工文件及竣工驗收文件經簡單裝訂后交回建設單位用以辦理工程竣工驗收和相關手續，待工程竣工驗收或備案手續辦結后再向城建檔案館移交進行二次歸檔。
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