第一篇

一、高校二級學院檔案工作的重要作用

　　做好二級學院檔案管理工作，具有較強的歷史價值和重要的現(xiàn)實意義。學校的每個檔案資料都來源于各個二級學院，因此二級學院檔案是學校檔案的基礎，對學校和二級學院的發(fā)展有著重要的作用。

　　（一）在教學評估和項目申報方面的作用

　　二級學院的各項工作在學校的統(tǒng)一部署下有自己的運行方式，形成的文件資料體現(xiàn)了教學質(zhì)量和教學管理水平。二級學院檔案記載著學院的發(fā)展歷史，包括教學、科研、行政管理等多方面的檔案，反映了二級學院的發(fā)展過程和取得的成就。評估工作是學校工作的一項重要內(nèi)容，二級學院的檔案是評估工作和項目申報中最有說服力的原始材料，豐富系統(tǒng)的檔案材料，是高校開展教育評估和項目申報工作的基礎和依據(jù)。

　　（二）在二級學院教學改革中的作用

　　高校二級學院的教學改革是普遍的、越來越深化的。不管如何改革，都與學院的檔案管理水平有著密切聯(lián)系。如增加或修改專業(yè)、課程設置、教學計劃安排、師資隊伍建設、教學管理等方面改革，都是形成檔案與利用檔案的過程。這些改革都需要在檔案信息和檔案數(shù)據(jù)的基礎上，進行論證、修改，才能最終成功。

　　（三）在二級學院師資隊伍建設中的作用

　　二級學院的人事檔案記載著學院師資隊伍建設的整個過程，它呈現(xiàn)出師資隊伍的基本情況，它可以分析師資隊伍的數(shù)量結構、職稱結構、年齡結構和學歷結構、教齡結構等，使人員得到合理配置，每一位教師都能發(fā)揮自己的專業(yè)特長。

　　（四）為領導的決策提供了真實的資料

　　二級學院檔案記錄了學院的發(fā)展歷程和學院教師情況、教學管理和教學實施的情況、實訓基地以及學生學習和就業(yè)的情況，有原始性、準確性、真實性、和完整性。因此它可以為學院領導在進行專業(yè)建設、教學改革和學院發(fā)展的決策中提供依據(jù)。

二、高校二級學院檔案管理中存在的問題

　　（一）檔案收集不齊全、檔案整理不規(guī)范

　　檔案的收集是檔案工作的基礎。二級學院檔案材料種類眾多，有些檔案工作人員不清楚歸檔范圍，對哪些檔案是需要在學院永久保存或長期保存、哪些是需要移交到學校檔案館的檔案不了解，導致文件沒有及時歸檔。有的檔案資料不完整，如只有請示，沒有批復，失去了檔案工作的真正意義，不能記錄某一件事情的前因后果。檔案整理不規(guī)范，有的時間編排混亂，有的裝訂不規(guī)范，致使檔案雜亂、不完整、沒有體系，檔案管理工作沒有規(guī)范化，嚴重影響了檔案的開發(fā)以及利用。

　　（二）學院檔案管理意識淡薄，機構設置不健全

　　有些高校領導只注重教育教學和科研工作，檔案管理意識不強，沒有認識到檔案的真正價值，認為檔案工作就是文檔的簡單收集、裝訂，對檔案管理工作沒有投入必要的財力、物力、人力，沒有配置學院的檔案管理機構，沒有設置二級學院檔案室，沒有固定的二級學院檔案工作人員。即使有學院檔案工作人員，他們的檔案管理意識淡薄，缺乏責任心，嚴重影響了檔案收集、整理、歸檔、保護和利用工作。

　　（三）檔案利用率偏低

　　檔案的價值是通過利用才能實現(xiàn)的，一些高校二級學院檔案利用率并不高。許多老師認為檔案沒有用，他們在工作中很少查詢、利用檔案。目前仍然有高校檔案館使用舊的傳統(tǒng)手工管理方式，檔案信息服務不能真正落到實處。高校檔案如果不能為學校的教學、科研和管理工作提供服務，不能為師生員工和社會需要提供服務，檔案工作也不可能得到發(fā)展。應進一步加強檔案工作的服務性，提高檔案的利用率十分重要。

　　（四）檔案管理人員業(yè)務素質(zhì)不高，管理流程不規(guī)范

　　二級學院檔案管理人員業(yè)務素質(zhì)不高，流動性還比較大，一些學院都是學院秘書兼當檔案管理人員。檔案的.收集、整理、立卷與歸檔工作不僅費時、費力而且專業(yè)性很強。由于檔案管理人員的業(yè)務水平欠缺，培訓的機會還很少，又不是專職的檔案管理人員，沒有足夠的時間和精力對各類檔案進行專業(yè)管理，直接影響到二級學院檔案管理工作的質(zhì)量，為規(guī)范學院的檔案管理工作帶來了難度。

　　（五）管理方式落后，很少運用信息化管理手段

　　當今現(xiàn)代化的信息技術不斷迅猛發(fā)展，但目前仍然有高校的檔案管理工作完全采用傳統(tǒng)的手工模式，這已經(jīng)越來越不適合檔案發(fā)展的需要。如果校園網(wǎng)絡、高校數(shù)據(jù)庫等手段沒有應用到學院檔案管理工作中，那么檔案管理工作很難為學院的發(fā)展提供高質(zhì)量、高水平的服務。有的盡管建立了檔案信息數(shù)據(jù)庫，但沒有實現(xiàn)較高水平的數(shù)字化管理，多僅限于簡單的數(shù)據(jù)統(tǒng)計，難以開展整體信息資料的開發(fā)與利用。

三、加強高校二級學院檔案工作的有效對策

　　（一）開設二級學院檔案室

　　按照學校檔案管理的規(guī)定，二級學院的重要檔案要移交學校檔案館保存歸檔，沒有移交的部分由二級學院保管。二級學院需設置學院檔案室，提供專門的房間，配備資料柜存放保管這些檔案，并由專人負責全學院檔案資料的接收、整理、統(tǒng)計、保管、利用等工作，使二級學院檔案室和學院檔案館共同構成了學校檔案的完整體系。

　　（二）重視檔案工作，加強檔案管理的意識

　　領導要重視二級學院檔案管理工作，建立學院檔案工作的各項規(guī)章制度，解決檔案工作中存在的各種問題。全院教師增強檔案管理意識，充分認識二級學院檔案管理工作的重要性。檔案材料的收集歸檔必須依靠全體教師的大力支持，只有當檔案材料的形成、積累和歸檔成為每位教師的自覺行動，才能保證歸檔材料的齊全、完整和規(guī)范。強化二級學院檔案工作者的管理意識，檔案工作人員要認真地完成檔案的接收、整理、保管、利用工作，并積極主動地向二級學院領導匯報檔案工作情況。

　　（三）加強檔案管理人員的培訓

　　在高校檔案資源數(shù)字化、信息服務網(wǎng)絡化發(fā)展趨勢下，二級學院的檔案管理人員不僅要懂得檔案管理，而且要掌握數(shù)字信息技術的復合型人才。實際工作中，有些學院辦公室秘書兼職檔案管理員，她們忙于日常秘書工作，缺少培訓的機會，學習檔案管理專業(yè)知識。因此應對檔案管理人員進行檔案管理和信息技術的培訓，通過培訓使檔案管理人員掌握檔案管理的專業(yè)知識，并且能夠熟練操作現(xiàn)代化辦公設備。

　　（四）加強檔案的利用

　　由于教師和學生的教學和管理主要是在二級學院進行的，因此教師和學生在教學、科研、就業(yè)等使用檔案時，更多的是查閱和利用二級學院的檔案。檔案通過教師和學生的閱覽、借閱、復制、開具證明等方式滿足日常的利用工作，除此以外應在開發(fā)檔案信息提高服務質(zhì)量上多做工作，編寫一些反映學院工作特色的專題檔案信息材料。

　　（五）應加大資金投入，完善二級學院檔案設施

　　學校應對二級學院檔案建設實行統(tǒng)一規(guī)劃，投入大量資金，購買檔案管理工作所需的硬件和軟件，完善檔案設施，以推進檔案的數(shù)字化進程為基礎，對檔案信息化進行重點建設，實現(xiàn)學校、二級學院檔案聯(lián)網(wǎng)和檔案資源共享，從而提高檔案資料的檢索查詢速度，提高工作效率。

　　（六）運用現(xiàn)代化的網(wǎng)絡技術，對檔案進行數(shù)字化和網(wǎng)絡化管理

　　隨著計算機和多媒體網(wǎng)絡技術的快速融合發(fā)展，檔案工作的開展離不開檔案信息化建設，把現(xiàn)代科學技術手段運用到高校檔案管理工作中去，檔案的數(shù)字化建設成為檔案業(yè)務建設的必然發(fā)展趨勢。

　　1、現(xiàn)代化管理檔案工作人員借助現(xiàn)代計算機技術及網(wǎng)絡通訊技術，對文字、聲音、圖像等各種形式的信息統(tǒng)一進行處理、存儲從而實現(xiàn)同一事物的多種形式表現(xiàn)，改變了傳統(tǒng)的檔案信息只能著眼于紙張文字材料的單一表現(xiàn)方式，將更加豐富多彩的編研形式呈現(xiàn)給讀者，提高檔案管理效率，大大減少了人力、物力、財力。

　　2、加強檔案網(wǎng)絡化管理，通過校園網(wǎng)絡系統(tǒng)，建立檔案數(shù)據(jù)庫，來存儲、檢索和傳遞二級學院檔案信息。搞好網(wǎng)絡化服務，讓死檔案，變成活資源，為利用者提供豐富鮮活的檔案信息，用戶可以通過網(wǎng)絡方便地獲得這些信息。這種檔案信息網(wǎng)絡化建設能把包括多媒體在內(nèi)的各種信息的數(shù)字化，存儲管理和查詢集成在一起，使這些信息得到最大限度的利用，滿足廣大師生和社會對二級學院檔案信息的共享需求。二級學院檔案管理工作是一項具體、細致和復雜的系統(tǒng)工程。隨著高等教育事業(yè)的發(fā)展和教學改革的深化，對二級學院檔案管理工作會提出更高的要求，科學的建設和管理二級學院的檔案，有效的保護和利用檔案，才能使學院的檔案工作更好地為學校教學、科研、各項管理工作服務，更好地為社會服務。