第一篇

一、高校二級(jí)學(xué)院檔案工作的重要作用

　　做好二級(jí)學(xué)院檔案管理工作，具有較強(qiáng)的歷史價(jià)值和重要的現(xiàn)實(shí)意義。學(xué)校的每個(gè)檔案資料都來源于各個(gè)二級(jí)學(xué)院，因此二級(jí)學(xué)院檔案是學(xué)校檔案的基礎(chǔ)，對(duì)學(xué)校和二級(jí)學(xué)院的發(fā)展有著重要的作用。

　　（一）在教學(xué)評(píng)估和項(xiàng)目申報(bào)方面的作用

　　二級(jí)學(xué)院的各項(xiàng)工作在學(xué)校的統(tǒng)一部署下有自己的運(yùn)行方式，形成的文件資料體現(xiàn)了教學(xué)質(zhì)量和教學(xué)管理水平。二級(jí)學(xué)院檔案記載著學(xué)院的發(fā)展歷史，包括教學(xué)、科研、行政管理等多方面的檔案，反映了二級(jí)學(xué)院的發(fā)展過程和取得的成就。評(píng)估工作是學(xué)校工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容，二級(jí)學(xué)院的檔案是評(píng)估工作和項(xiàng)目申報(bào)中最有說服力的原始材料，豐富系統(tǒng)的檔案材料，是高校開展教育評(píng)估和項(xiàng)目申報(bào)工作的基礎(chǔ)和依據(jù)。

　　（二）在二級(jí)學(xué)院教學(xué)改革中的作用

　　高校二級(jí)學(xué)院的教學(xué)改革是普遍的、越來越深化的。不管如何改革，都與學(xué)院的檔案管理水平有著密切聯(lián)系。如增加或修改專業(yè)、課程設(shè)置、教學(xué)計(jì)劃安排、師資隊(duì)伍建設(shè)、教學(xué)管理等方面改革，都是形成檔案與利用檔案的過程。這些改革都需要在檔案信息和檔案數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上，進(jìn)行論證、修改，才能最終成功。

　　（三）在二級(jí)學(xué)院師資隊(duì)伍建設(shè)中的作用

　　二級(jí)學(xué)院的人事檔案記載著學(xué)院師資隊(duì)伍建設(shè)的整個(gè)過程，它呈現(xiàn)出師資隊(duì)伍的基本情況，它可以分析師資隊(duì)伍的數(shù)量結(jié)構(gòu)、職稱結(jié)構(gòu)、年齡結(jié)構(gòu)和學(xué)歷結(jié)構(gòu)、教齡結(jié)構(gòu)等，使人員得到合理配置，每一位教師都能發(fā)揮自己的專業(yè)特長。

　　（四）為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供了真實(shí)的資料

　　二級(jí)學(xué)院檔案記錄了學(xué)院的發(fā)展歷程和學(xué)院教師情況、教學(xué)管理和教學(xué)實(shí)施的情況、實(shí)訓(xùn)基地以及學(xué)生學(xué)習(xí)和就業(yè)的情況，有原始性、準(zhǔn)確性、真實(shí)性、和完整性。因此它可以為學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)在進(jìn)行專業(yè)建設(shè)、教學(xué)改革和學(xué)院發(fā)展的決策中提供依據(jù)。

二、高校二級(jí)學(xué)院檔案管理中存在的問題

　　（一）檔案收集不齊全、檔案整理不規(guī)范

　　檔案的收集是檔案工作的基礎(chǔ)。二級(jí)學(xué)院檔案材料種類眾多，有些檔案工作人員不清楚歸檔范圍，對(duì)哪些檔案是需要在學(xué)院永久保存或長期保存、哪些是需要移交到學(xué)校檔案館的檔案不了解，導(dǎo)致文件沒有及時(shí)歸檔。有的檔案資料不完整，如只有請(qǐng)示，沒有批復(fù)，失去了檔案工作的真正意義，不能記錄某一件事情的前因后果。檔案整理不規(guī)范，有的時(shí)間編排混亂，有的裝訂不規(guī)范，致使檔案雜亂、不完整、沒有體系，檔案管理工作沒有規(guī)范化，嚴(yán)重影響了檔案的開發(fā)以及利用。

　　（二）學(xué)院檔案管理意識(shí)淡薄，機(jī)構(gòu)設(shè)置不健全

　　有些高校領(lǐng)導(dǎo)只注重教育教學(xué)和科研工作，檔案管理意識(shí)不強(qiáng)，沒有認(rèn)識(shí)到檔案的真正價(jià)值，認(rèn)為檔案工作就是文檔的簡(jiǎn)單收集、裝訂，對(duì)檔案管理工作沒有投入必要的財(cái)力、物力、人力，沒有配置學(xué)院的檔案管理機(jī)構(gòu)，沒有設(shè)置二級(jí)學(xué)院檔案室，沒有固定的二級(jí)學(xué)院檔案工作人員。即使有學(xué)院檔案工作人員，他們的檔案管理意識(shí)淡薄，缺乏責(zé)任心，嚴(yán)重影響了檔案收集、整理、歸檔、保護(hù)和利用工作。

　　（三）檔案利用率偏低

　　檔案的價(jià)值是通過利用才能實(shí)現(xiàn)的，一些高校二級(jí)學(xué)院檔案利用率并不高。許多老師認(rèn)為檔案沒有用，他們?cè)诠ぷ髦泻苌俨樵儭⒗脵n案。目前仍然有高校檔案館使用舊的傳統(tǒng)手工管理方式，檔案信息服務(wù)不能真正落到實(shí)處。高校檔案如果不能為學(xué)校的教學(xué)、科研和管理工作提供服務(wù)，不能為師生員工和社會(huì)需要提供服務(wù)，檔案工作也不可能得到發(fā)展。應(yīng)進(jìn)一步加強(qiáng)檔案工作的服務(wù)性，提高檔案的利用率十分重要。

　　（四）檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高，管理流程不規(guī)范

　　二級(jí)學(xué)院檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高，流動(dòng)性還比較大，一些學(xué)院都是學(xué)院秘書兼當(dāng)檔案管理人員。檔案的.收集、整理、立卷與歸檔工作不僅費(fèi)時(shí)、費(fèi)力而且專業(yè)性很強(qiáng)。由于檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平欠缺，培訓(xùn)的機(jī)會(huì)還很少，又不是專職的檔案管理人員，沒有足夠的時(shí)間和精力對(duì)各類檔案進(jìn)行專業(yè)管理，直接影響到二級(jí)學(xué)院檔案管理工作的質(zhì)量，為規(guī)范學(xué)院的檔案管理工作帶來了難度。

　　（五）管理方式落后，很少運(yùn)用信息化管理手段

　　當(dāng)今現(xiàn)代化的信息技術(shù)不斷迅猛發(fā)展，但目前仍然有高校的檔案管理工作完全采用傳統(tǒng)的手工模式，這已經(jīng)越來越不適合檔案發(fā)展的需要。如果校園網(wǎng)絡(luò)、高校數(shù)據(jù)庫等手段沒有應(yīng)用到學(xué)院檔案管理工作中，那么檔案管理工作很難為學(xué)院的發(fā)展提供高質(zhì)量、高水平的服務(wù)。有的盡管建立了檔案信息數(shù)據(jù)庫，但沒有實(shí)現(xiàn)較高水平的數(shù)字化管理，多僅限于簡(jiǎn)單的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，難以開展整體信息資料的開發(fā)與利用。

三、加強(qiáng)高校二級(jí)學(xué)院檔案工作的有效對(duì)策

　　（一）開設(shè)二級(jí)學(xué)院檔案室

　　按照學(xué)校檔案管理的規(guī)定，二級(jí)學(xué)院的重要檔案要移交學(xué)校檔案館保存歸檔，沒有移交的部分由二級(jí)學(xué)院保管。二級(jí)學(xué)院需設(shè)置學(xué)院檔案室，提供專門的房間，配備資料柜存放保管這些檔案，并由專人負(fù)責(zé)全學(xué)院檔案資料的接收、整理、統(tǒng)計(jì)、保管、利用等工作，使二級(jí)學(xué)院檔案室和學(xué)院檔案館共同構(gòu)成了學(xué)校檔案的完整體系。

　　（二）重視檔案工作，加強(qiáng)檔案管理的意識(shí)

　　領(lǐng)導(dǎo)要重視二級(jí)學(xué)院檔案管理工作，建立學(xué)院檔案工作的各項(xiàng)規(guī)章制度，解決檔案工作中存在的各種問題。全院教師增強(qiáng)檔案管理意識(shí)，充分認(rèn)識(shí)二級(jí)學(xué)院檔案管理工作的重要性。檔案材料的收集歸檔必須依靠全體教師的大力支持，只有當(dāng)檔案材料的形成、積累和歸檔成為每位教師的自覺行動(dòng)，才能保證歸檔材料的齊全、完整和規(guī)范。強(qiáng)化二級(jí)學(xué)院檔案工作者的管理意識(shí)，檔案工作人員要認(rèn)真地完成檔案的接收、整理、保管、利用工作，并積極主動(dòng)地向二級(jí)學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案工作情況。

　　（三）加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)

　　在高校檔案資源數(shù)字化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展趨勢(shì)下，二級(jí)學(xué)院的檔案管理人員不僅要懂得檔案管理，而且要掌握數(shù)字信息技術(shù)的復(fù)合型人才。實(shí)際工作中，有些學(xué)院辦公室秘書兼職檔案管理員，她們忙于日常秘書工作，缺少培訓(xùn)的機(jī)會(huì)，學(xué)習(xí)檔案管理專業(yè)知識(shí)。因此應(yīng)對(duì)檔案管理人員進(jìn)行檔案管理和信息技術(shù)的培訓(xùn)，通過培訓(xùn)使檔案管理人員掌握檔案管理的專業(yè)知識(shí)，并且能夠熟練操作現(xiàn)代化辦公設(shè)備。

　　（四）加強(qiáng)檔案的利用

　　由于教師和學(xué)生的教學(xué)和管理主要是在二級(jí)學(xué)院進(jìn)行的，因此教師和學(xué)生在教學(xué)、科研、就業(yè)等使用檔案時(shí)，更多的是查閱和利用二級(jí)學(xué)院的檔案。檔案通過教師和學(xué)生的閱覽、借閱、復(fù)制、開具證明等方式滿足日常的利用工作，除此以外應(yīng)在開發(fā)檔案信息提高服務(wù)質(zhì)量上多做工作，編寫一些反映學(xué)院工作特色的專題檔案信息材料。

　　（五）應(yīng)加大資金投入，完善二級(jí)學(xué)院檔案設(shè)施

　　學(xué)校應(yīng)對(duì)二級(jí)學(xué)院檔案建設(shè)實(shí)行統(tǒng)一規(guī)劃，投入大量資金，購買檔案管理工作所需的硬件和軟件，完善檔案設(shè)施，以推進(jìn)檔案的數(shù)字化進(jìn)程為基礎(chǔ)，對(duì)檔案信息化進(jìn)行重點(diǎn)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)學(xué)校、二級(jí)學(xué)院檔案聯(lián)網(wǎng)和檔案資源共享，從而提高檔案資料的檢索查詢速度，提高工作效率。

　　（六）運(yùn)用現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化管理

　　隨著計(jì)算機(jī)和多媒體網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速融合發(fā)展，檔案工作的開展離不開檔案信息化建設(shè)，把現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)手段運(yùn)用到高校檔案管理工作中去，檔案的數(shù)字化建設(shè)成為檔案業(yè)務(wù)建設(shè)的必然發(fā)展趨勢(shì)。

　　1、現(xiàn)代化管理檔案工作人員借助現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)，對(duì)文字、聲音、圖像等各種形式的信息統(tǒng)一進(jìn)行處理、存儲(chǔ)從而實(shí)現(xiàn)同一事物的多種形式表現(xiàn)，改變了傳統(tǒng)的檔案信息只能著眼于紙張文字材料的單一表現(xiàn)方式，將更加豐富多彩的編研形式呈現(xiàn)給讀者，提高檔案管理效率，大大減少了人力、物力、財(cái)力。

　　2、加強(qiáng)檔案網(wǎng)絡(luò)化管理，通過校園網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，建立檔案數(shù)據(jù)庫，來存儲(chǔ)、檢索和傳遞二級(jí)學(xué)院檔案信息。搞好網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)，讓死檔案，變成活資源，為利用者提供豐富鮮活的檔案信息，用戶可以通過網(wǎng)絡(luò)方便地獲得這些信息。這種檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)能把包括多媒體在內(nèi)的各種信息的數(shù)字化，存儲(chǔ)管理和查詢集成在一起，使這些信息得到最大限度的利用，滿足廣大師生和社會(huì)對(duì)二級(jí)學(xué)院檔案信息的共享需求。二級(jí)學(xué)院檔案管理工作是一項(xiàng)具體、細(xì)致和復(fù)雜的系統(tǒng)工程。隨著高等教育事業(yè)的發(fā)展和教學(xué)改革的深化，對(duì)二級(jí)學(xué)院檔案管理工作會(huì)提出更高的要求，科學(xué)的建設(shè)和管理二級(jí)學(xué)院的檔案，有效的保護(hù)和利用檔案，才能使學(xué)院的檔案工作更好地為學(xué)校教學(xué)、科研、各項(xiàng)管理工作服務(wù)，更好地為社會(huì)服務(wù)。